地方志档案归档整理制度
一、归档范围
凡是本局在编纂各类志书、年鉴过程中形成的志书、年鉴、年报资料、照片等具有查考和保存价值的文件材料均属地方志档案归档范围，具体范围见《地方志档案归档范围和保管期限表》。
二、归档要求
（一）归档的文件材料要齐全、完整、准确、系统，与归档文件材料相关的电子文件，也应按照有关规定及时整理归档。
（二）归档的文件材料原则上应为原件，字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家要求，避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料。
（三）科学组卷。按照文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用，科学分类组卷。
（四）归档章、档案盒封面、盒脊、备考表等项目，使用蓝黑墨水或碳素墨水钢笔填写，也可进行打印；档案目录应当打印；备考表和档案目录一律使用A4规格纸张。
三、归档时间
（一）志书材料应在志书出版后6个月内整理归档。
（二）年鉴、年报资料可在年度终了后整理归档，最迟于次年6月底前完成。
（三）编修过程中收集的照片应在完成收集工作后6个月内整理归档。
地方志档案由地方志科负责收集、整理、归档，整理好的地方志档案统一向局综合档案室移交，移交时双方办理交接手续。
四、地方志档案的整理
地方志档案划分为市（县）志书、镇（村）及部门志书、年鉴、年报资料四个属类进行整理。
（一）市（县）志书、镇（村）及部门志书的整理
1. 组卷。志书文件材料以志书为单位组卷，每本志书编1个流水案卷号。不同志书的文件材料不得混合组卷和编号。志书材料包括出版物及原稿、编辑稿、审核稿等稿本。志书出版物一册一卷，稿本结合志书篇章结构组卷。
2. 排列。志书案卷先排稿本卷，再排出版物。稿本卷按志书编纂阶段顺序结合志书章节顺序排列。卷内文件材料一般按志书篇章顺序排列。
3. 编页码。每卷编1个流水页号，只对文件材料的有效页面编页码，空白页面不编。编号位置：正面编于右上角，背面编于左上角。编页号时采用打码机。本身有正确页码的案卷不需再编页码。
4. 归档文件扫描。将永久、长期的无电子文本的纸质文件按要求转换成电子文件。
5. 著录。先在市文档平台“文件著录”相应档案分类中著录项目信息，再著录案卷信息，最后著录编好页号的卷内文件信息并上传相应电子文件。著录完毕并检查无误后，点击“归档”生成档号等信息，以案卷为单位完成“预归档”操作。
6. 案卷装订。在市文档平台“预归档库”中打印案卷封面、卷内文件目录，将案卷材料按案卷封面、卷内文件目录、文件材料、备考表的顺序排列好后，采用“三孔一线”方法装订。
7.案卷装盒。将装订好的案卷按照编号顺序装入档案盒内,然后在市文档平台“预归档库”中打印档案盒背脊标签，整齐粘贴于盒的背脊处。
8. 编制档案目录
在市文档平台“预归档库”以志书为单位打印“案卷目录”及“卷内文件目录”一式两份，在“编目管理”模块中打印目录软皮封面、硬皮目录夹封面标签和背脊标签一式一份，用于编制《地方志档案目录》。
《地方志档案目录》要求制作一式两份，一份用硬皮目录夹装订，一份用牛皮纸等软皮装订。档案数量多时，1本志书的目录装订成1本；档案数量少时，可将多本志书的目录装订1本，不同志书之间用彩色纸隔开。
9. 封装入库。在“预归档库”中选中需要封装入库的档案，对档案信息检查无误后，点击“封装入库”，档案封装入库成功后，档案进入“档案中心”归档数据管理相对应的分类下。进入“档案中心”的档案只能修改目录。
（二）年鉴、年报资料的整理
年鉴、年报资料归档文件采用单件归档整理方法，以“件”为单位进行排列、装订、编页码、编档号。
“件”是归档文件的整理单位。年鉴：每个报送单位定稿为1件，年鉴出版物1本为1件。年报资料：每个单位上报的资料年报验收表与年报资料合为1件。
1. 编页码。没有编页码的文件，以“件”为单位对有效页面编连续页码，正面编于右上角，背面编于左上角，本身有正确页码或单页的文件不需再编页码；定稿各部分已有独立正确的页码时不用再编页码，合并计算其总页数即可。编页号时采用打码机。
2. 归档文件扫描。将永久、30年保管期限的无电子文本的纸质文件按要求转换成电子文件。
3. 著录。在市文档平台“文件著录”年鉴、年报档案分类中著录每份归档文件的相关信息并上传电子文件，检查无误后点击“归档”生成档号等信息，完成“预归档”操作。
4.归档文件装订。每“件”单独装订，大张的文件要折叠，残破的文件要修补裱糊，去除易生锈的金属物，薄的采用不锈钢钉装订，厚的采用三孔一线方法装订。年鉴初编稿装订时，定稿在前，原稿、修改稿在后。资料年报装订时，验收表在前，年报资料在后。
5.打印档号标签。在市文档平台“预归档库”中打印档号标签，裁剪后粘贴于归档文件左上角空白处。
6. 装盒。将装订整理好的归档文件按档号顺序放入档案盒中，不同年度不同保管期限的归档文件不能装在同一盒内。在市文档平台“预归档库”中按盒打印一份“归档文件目录”分别装入相应档案盒内，然后在“编目管理”中打印“档案盒背脊标签”整齐粘贴于盒的背脊处。
7. 编制档案目录
在市文档平台“预归档库”按年度打印“归档文件目录”一式两份，在“编目管理”中打印目录软皮封面、硬皮目录夹封面标签和背脊标签一式一份，用于编制《档案目录》。
《档案目录》要求制作一式两份，一份用硬皮目录夹装订，一份用牛皮纸等软皮装订。
同一年度不同保管期限的归档文件目录可按永久、30年、10年的顺序装订在一起，不同保管期限之间用彩色纸隔开。
8、封装入库。在“预归档库”中选中需要封装入库的档案，对档案信息检查无误后，点击“封装入库”，档案封装入库成功后，档案进入“档案中心”归档数据管理相对应的分类下。进入“档案中心”的档案只能修改目录。
附件：
地方志档案归档范围和保管期限表
大类 | 属类 | 归 档 范 围 | 保管期限 |
地方志档案 （G） | 市（县） 志书 （G1） | 1. 编纂阶段 1.1 各单位资料汇编 2. 征求意见阶段 2.1 各单位反馈意见稿 2.2 省方志办、市专家评议稿 2.3 编纂委员会委员审改意见稿 3. 审查验收阶段市级初审稿及意见 3.1 市级初审稿及意见 3.2. 省方志办复审意见及修改稿 3.3 省地方志审查验收委员会终审意见及修改稿 4. 志书出版阶段 4.1 出版社终审稿 4.2 印刷出版的志书 4.3 光盘 | 永久 |
地方志档案 （G） | 镇（村） 及部门 志书 （G2） | 1. 志书稿审查验收总表 2. 各镇区或部门初审报告及送预审志稿 3. 专家预审修改意见 4. 方志办复审报告 5. 送复审的志稿 6. 方志办复审意见 7. 市镇区志书审查验收小组终审报告 8. 送终审的志稿 9. 市镇区志书审查验收小组终审意见 10. 印刷出版的志书 11. 光盘 | 永久 |
年鉴 （G3） | 1. 各单位稿盖章确认稿（定稿） 2.印刷出版的年鉴 | 永久 | |
年报资料（G4） | 1.地方志资料年报验收表 2. 各单位报送的年报资料（含目录） | 永久 |
