江西省数字档案与数据离线备份介质管理规范

为加强我省数字档案与数据的安全管理，规范数字档案与数据的离线备份工作，确保数字档案的真实、完整与可靠，根据《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894）、《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T 15-1995）、《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T 38-2008）等相关标准，制定本规范。

一、本规范规定了数字档案与数据离线备份范围、备份介质类型、备份介质编号等管理要求，适用于全省各级国家综合档案馆、档案室数字档案与数据离线备份及备份介质的管理，专业档案馆可参照执行。各类数字资料的离线备份也可参照执行。

二、涉密数字档案与数据的离线备份管理，应遵守国家或部门有关保密规定，采取稳妥的安全保密措施。

三、本规范适用于馆（室）藏各类数字档案、数字信息与数据离线备份介质的管理，包括：原生电子档案，电子档案元数据库，传统载体档案经数字化转换形成的数字副本，档案部门根据工作需要采集的数字信息，档案资料目录数据库，以及涉及统计、档案鉴定、档案销毁、系统日志、用户与权限配置等各类数据库文件。

数字档案与数据应以长期保存格式进行离线备份，长期保存格式按照《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894）、《版式电子文件长期保存需求》（DA/T 47-2009）等标准执行。

四、离线备份是指将数字档案或数据存储于可脱离计算机系统保存的存储介质上的过程与方法。备份介质包括一次写入光盘（以下简称光盘）、磁带、硬磁盘，不得采用软磁盘、闪存盘作为备份介质。

五、相同内容的数字档案或数据应使用两种不同的备份介质进行离线备份。每种备份介质应备份一式两套。A套用于库房封存，B套用于异地备份。需要以备份介质提供利用的，应备份第三套，即C套。

六、离线备份应执行规范的存储结构、内容描述与介质编号。

㈠ 介质存储结构与内容规范

1．存储结构

⑴ 光盘存储结构。光盘根目录由说明文件、数字档案或数据、著录、授权和其它等5个文件夹组成，如图1所示。DVD音视频光盘、CD音乐光盘等具有标准文件结构的备份光盘，不按此规定制作。

图1

⑵ 硬磁盘存储结构。采用硬磁盘为备份介质时，根据存储需求可在根目录建立一个或多个一级文件夹，其下再参照光盘存储结构组织数字档案或数据的存储。硬磁盘存储结构如图2所示。

图2

⑶ 磁带存储结构。采用磁带为备份介质时，按其固有的线性写入方式存储。

2．说明文件夹。首次离线备份以及历次介质转换分别形成一个说明文件，存储于该文件夹内。说明文件适用于光盘、硬磁盘两种备份介质，用于描述备份介质存储的主要内容、属性及相关技术参数，记录介质的管理历史。说明文件名称由首次离线备份或介质转换日期、“说明文件”两部分构成，格式为txt，如“20101223说明文件.txt”。说明文件包括如下内容：

介质编号：记录介质的编号。

介质套别：说明介质的套别代码。

备份时间：数字档案或数据的首次离线备份或介质转换日期，以8位阿拉伯数字表示，如2010年12月23日，表示为20101223。

转换审批：转换是指将备份对象由源介质向目的介质转换的过程。说明转换审批情况，记录《备份介质转换审批登记表》（附录中表A.4）的编号等信息。

转换次数：指第几次转换。

转换原因：介质转换的原因，如光盘错误达到二级预警线、纠正目录数据的录入或著录错误等。

内容摘要：该介质备份的数字档案或数据文件夹的主要内容摘要，包括存储路径、类型、格式、大小、数量等信息。

备份单位：实施数字档案或数据离线备份并制作备份介质的单位的名称。

备 份 人：备份介质制作人姓名。

系统参数：制作备份介质的软硬件设备、主要参数等。如完成硬磁盘备份的计算机型号、操作系统，制作备份光盘的刻录机型号、刻录软件、刻录速度。

介质参数：介质品牌、类型、容量、速度以及介质批次、采购日期等。

制作标准：制作介质采用的文件系统标准名称，如光盘的ISO 9660/Joliet、硬磁盘的FAT32等。

数据检验：本份备份介质备份对象的真实性、可靠性、有效性检验结果。包括数据复制路径是否可靠有效、是否可读、是否有病毒等。

检 验 人：对上述各项操作进行验证的检验人姓名。

关联光盘：记录与本张光盘备份内容密切相关的光盘编号。

3．数字档案或数据文件夹。该文件夹存放需备份的数字档案或数据。文件夹下可按档号或其它分类方法分级建立子文件夹，以分类集中存放数字档案或数据。

4.著录文件夹。该文件夹存放数字档案或数据文件夹内备份的数字档案目录数据库。

5.授权文件夹。该文件夹存放数字档案或数据形成、处置所依据的授权文件，如数字化项目招投标文件、中标通知书、数字化对象授权文件、数字化成果验收文件以及《备份介质转换审批登记表》（附录中表A.4）等。可按项目或文件类别在授权文件夹下建立子文件夹，分别存储有关授权文件。

6.其它文件夹。该文件夹存放帮助阅读数字档案或数据文件夹下数字档案的支持性、辅助性软件，如解压缩程序,非通用格式电子文件的阅读、显示软件等。

㈡ 备份介质编号

备份介质编号是指按照预定规则为备份介质编制的标识符号，用以固定备份介质的整理体系和分类排列顺序，是编制备份介质检索工具的必要项目。

1.光盘和硬磁盘编号

光盘和硬磁盘编号应具有唯一性，应保持编号与其标识的介质内存储的数字档案或数据之间的长久对应关系。在允许的容量空闲范围内，转换后的介质编号应与源介质保持一致，转换历史记录于备份介质管理数据库。编号规则以数字档案或数据类别的分类为制定基础，即一张光盘内或一块硬磁盘内备份同一类别的数字档案或数据。编号由阿拉伯数字和字母组成，构成规则为：档案馆代码或全宗号＋载体类型代码＋备份年度＋数字档案或数据类别＋顺序号，如图3所示。其中，光盘和硬磁盘编号规则示意图1（图3左）适用于各级国家综合档案馆，光盘和硬磁盘编号规则示意图2(图3右)适用于各级立档单位。

图3

（1）档案馆代码与全宗号。档案馆代码依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》所赋予的代码著录，全宗号由国家综合档案馆为同级立档单位统一编制分配。

（2）载体类型代码。即备份介质代码，G——光盘，Y——硬磁盘，C——磁带。

（3）备份年度。数字档案或数据采用该类介质首次备份的年度，用4位阿拉伯数字表示。

（4）数字档案或数据类别代码。根据备份介质制作可操作性、数字档案分门别类排列以及计算机文件特性的不同要求，对数字档案或数据类别代码做以下规定：

A——文书类电子档案，指原生文书类电子档案，包括原始格式及经转换形成的长期保存格式文本；

B——照片类电子档案，包括原生的照片类电子档案、纸质或胶片照片档案经数字化转换形成的数字副本；

C——录音类电子档案，包括原生的录音类电子档案、录音带等传统载体录音档案经数字化转换生成的数字副本；

D——录像类电子档案，包括原生的、非线性编辑形成的、从DVD及VCD播放光盘或电视节目采集形成的录像类电子档案以及录像带等传统载体录像档案经数字化转换形成的数字副本；

E——科技类电子档案，包括基建档案、设备档案、工程图纸等科技类数字档案；

M——纸质文书档案经数字化转换形成的数字副本；

N——基于XML的电子档案封装包；

O——电子档案元数据与档案目录数据，包括各门类档案全宗级、类别级、案卷级、文件级等元数据与目录数据库；

P——公务电子邮件档案；

Q——网页类电子档案；

R——计算机程序文件；

S——数字档案长期保存系统业务与管理数据库文件，包括统计、档案鉴定、档案销毁、系统日志、用户与权限配置等数据库文件。

（5）顺序号。指数字档案或数据类别代码下的介质顺序号，由4位阿拉伯数字组成，顺序号不足4位时应在前面用“0”补足。

2.磁带编号

根据磁带备份策略要求，磁带编号以磁带组为编号单元，编号具有唯一性。一组磁带使用同一个磁带组编号，磁带内可以备份多种档案门类的数字档案或数据。磁带编号由阿拉伯数字和字母组成，主要适用于国家综合档案馆。磁带编号构成规则为：档案馆代码+载体类型代码+备份起始年度+磁带组顺序号·盒数，如图4所示。编号中的档案馆代码、载体类型代码编制方法参见光盘和硬磁盘编号说明。

图4

    （1）备份起始年度。数字档案或数据采用磁带起始备份的年度，用4位阿拉伯数字表示。

（2）磁带组顺序号。数字档案或数据以磁带介质进行备份的磁带组顺序号，由4位阿拉伯数字组成，顺序号不足4位时应在前面用“0”补足。

（3）盒数。一组磁带的数量，用3位阿拉伯数字表示，不足3位时应在前面用“0”补足。

3.DVD-Video音视频或CD音频光盘编号

DVD-Video音视频或CD音频光盘编号具有唯一性。光盘转换时应保持其编号不变，转换历史记录于备份介质管理数据库。

DVD-Video音视频光盘编号由连续的阿拉伯数字和字母组成。DVD-Video音视频光盘编号构成规则为：档案馆代码或全宗号＋“DVD”＋首次制作年度＋顺序号，如图5所示。其中，DVD-Video音视频光盘编号规则示意图1（图5左）适用于国家综合档案馆，DVD-Video音视频光盘编号规则示意图2（图5右）适用于立档单位档案室。

图5

CD音频光盘编号由连续的阿拉伯数字和字母组成，结构与DVD-Video音视频光盘编号基本相同，但第2部分由“CD”两个字符组成，如图6所示。其中，CD音频光盘编号规则示意图1（图6左）适用于国家综合档案馆，CD音频光盘编号规则示意图2（图6右）适用于立档单位档案室。

图6

七、按照本规范第六条实施离线备份，制作备份介质。备份介质首次制作完成后应及时分类填写《备份介质登记表》（附录中表A.1），制作备份介质标签。应在备份介质的盒面、盒脊背、备份介质载体（光盘除外）上粘贴标识信息。标注信息包括：备份介质编号、备份介质套别、备份时间、档号范围、备份人、备份检验人、内容摘要等；盒脊背上标注备份介质编号。光盘盒面及盒脊背标签样式如图7所示，磁带、硬磁盘介质实体标识可参照设计。

图7

使用非溶剂基墨水的软性标签笔在光盘介质标签面上书写光盘编号与套别。也可使用光盘打印机将介质编号、介质套别、档案馆代码或全宗号、备份时间打印在光盘标签面。光盘标签面打印样式如图8所示。

图8

八、应及时将标识为A套、B套的备份介质及相应备份介质目录纸质打印件移至档案库房集中管理，保存于清洁、平稳的恒温恒湿防磁柜中，保证数字档案与数据的安全。备份介质交接双方应办理移出、接收手续，填写《数字档案与数据备份介质交接文据》（附录中表A.6）一式两份。标识为B套的备份介质应装入便携式装具中，由至少2位责任人共同送至异地备份库作异地备份管理。

九、备份介质保存环境温度范围为l7℃～20℃，保存环境相对湿度范围为35%～45%。保存库房地面不应打蜡、铺地毯，禁止使用打印机。

十、备份介质应按照DA/T 15-1995、DA/T 38-2008、GB/T 18894的要求定期检测。应采取简单随机抽样与等距抽检相结合策略，抽检比例不应低于10%。备份介质的检测环境要求与其保存环境要求相同，应避免温湿度等环境急速变化给备份介质带来损伤。

依据DA/T 38-2008对光盘实施检测，检测结果超过三级预警线时应立即实施光盘转换。检测结果记录于《光盘抽检登记表》（附录中表A.2）。

每四年应对磁带实施一次转换。参照DA/T 15-1995对磁带、硬磁盘实施检测。磁带和硬磁盘每年至少联机检测一次。磁带检测时应载入磁带机或磁带库，出现校验或读取错误应立即实施磁带转换。硬磁盘可采用操作系统自带测试功能或第三方检测软件检测，当坏块数量＞0时，应立即实施硬磁盘的转换。检测结果记录于《磁带和硬磁盘抽检登记表》（附录中表A.3）。

各类备份介质检测结果应记录于备份介质管理数据库（详见本规范第十二条）。备份介质每检测一次，在备份介质管理数据库中形成一条记录。

十一、备份介质的转换应经过审批后方可实施。转换源介质与目的介质存储的内容应保持一致，转换信息应记录于说明文件及备份介质管理数据库中，填写《备份介质转换审批登记表》（附录中表A.4）。

光盘介质转换时可从源光盘介质或数字档案管理系统中读取存储内容制作目的光盘。磁带和硬磁盘的转换宜直接从数字档案管理系统读取相同存储内容制作目的备份介质。

备份介质转换时，应将转换的相关信息、数字档案或数据内容与数量上的变化情况按本规范第六条的规定写入说明文件，根据本规范第十二条的规定更新备份介质管理数据库，转换责任人与检验人应确保转换环境无病毒后方可开始转换。

实施数字档案与数据备份过程中，应根据备份策略、新增备份介质容量变化等实际情况开展离线备份介质的制作与管理工作，一般情况下按照备份介质转换处理，同时通过说明文件、备份介质管理数据库对备份介质编号、转换过程等情况予以记录。

十二、除将备份介质编号记入电子档案“离线存址”元数据中，还应对备份介质进行著录并建立管理数据库。备份介质管理数据库表结构及著录细则如表1、表2所示。备份介质每转换一次形成一条记录，但介质编号、套别代码等不变。

表1 备份介质管理数据库及表结构

表2 备份介质管理著录细则

十三、为保证数字档案与数据的安全存储，应确保光盘与刻录设备品质及二者的兼容性。光盘与刻录机宜为同一品牌产品，或者光盘为刻录机能够兼容的产品。同一批数字档案或数据的A套、B套光盘应选用不同品牌、或同一品牌不同批次的产品。

十四、数字档案与数据备份的操作应符合以下要求。

㈠ 光盘操作要求。刻录光盘是刻录机的唯一用途，禁止将刻录机作为CD-ROM或DVD-ROM使用。为确保写入光盘内容的准确性，应采用低速刻录光盘，以光盘、刻录机二者标称最高速的低者为基准，写入速度不应高于此速度的二分之一。刻录机刻录光盘时，禁止在相同计算机上启动其它额外的应用任务，如文字处理、图像处理等应用程序，以保证刻录机能顺畅、稳定、不间断地完成写入操作。

定期采用刻录机专用清洗光盘自动清洗激光头，禁止使用无水酒精等清洁刻录机。应采用全盘一次刻完（Disc At Once）方式，将刻录完毕的光盘设为禁止写入状态，以确保数据的真实与安全。拿取光盘时，应手执光盘夹持区与光盘外沿，禁止触摸光盘记录面，禁止光盘记录面与桌面等其它物体接触，禁止在光盘印刷面粘贴纸质等标签。

㈡ 磁带与硬磁盘操作要求。使用磁带及硬磁盘备份时，应尽量避免一批数字档案或数据分开存储于两盒磁带或两块硬磁盘中。应尽量减少删除硬磁盘备份内容的操作，避免产生硬磁盘碎片。备份人应在备份前将手机等含磁性随身物品取下并放置于远离备份场所之处。每年使用专用机器对磁性备份介质进行不少于2小时的稳压、稳频加电维护。每年至少一次使用清洗带对磁带机或磁带库进行清洗。

十五、应成立数字档案与数据离线备份介质处置工作小组，负责决定、实施原备份介质的续存、销毁等处置活动。经鉴定原备份介质仍需继续保存一段时间的，最多续存1年，并在盒面标签加以说明。原备份介质无需继续保存的，应作破坏性销毁，并填写《备份介质处置登记表》（附录中表A.5）。

十六、在数字档案或数据离线备份、以及离线备份介质被实施转换、续存、销毁等处置活动时形成的各种登记表，应定期归档保存，保管期限应与离线备份的数字档案一致。

附录A 登记表格式

表A.1备份介质登记表

表A.2光盘抽检登记表

表A.3磁带与硬磁盘抽检登记表

表A.4 备份介质转换审批登记表

表A.4.1备份介质转换审批表（首页）

表A.4 备份介质转换审批登记表

表A.4.2备份介质转换登记表（续页）

编号：档案馆代码或全宗号+年度+BFJZZH+3位流水号

表A.5 备份介质处置登记表

表A.6 数字档案与数据备份介质交接文据

编号：档案馆代码或全宗号+年度+BFJZJJ+3位流水号

附录B 光盘说明文件著录范例

1.光盘编号：436001G2010B0006；

2.光盘套别：A；

3.备份时间：20101223；

4.转换审批：无；

5.转换次数：0；

6.转换原因：无；

7.内容摘要：

  本光盘备份内容是江西省档案局（X043）2009年至2010年举行的活动形成的照片档案，总计22次活动，共计525个jpg文件，文件大小1.8GB。

(1)\数字档案或数据文件夹\2009\x043：2009年江西省档案局举行的13次活动，共322个jpg文件。

(2)\数字档案或数据文件夹\2010\x043：2010年江西省档案局举行的9次活动，共203个jpg文件。

  (3)\著录文件夹\：X043光盘内照片档案的著录信息。

8.备份单位：江西省档案馆；

9.备 份 人：彭瑞华；

10.系统参数：

源文件形成硬件系统：Nikon D3数码相机；计算机型号：联想开天M8000；操作系统：Windows XP SP3；刻录机型号：TEAC DV-W5000E；刻录软件：NERO 9；刻录速度：4X；

11.介质参数：

  光盘品牌：JVC；光盘类型：档案级DVD-R光盘；光盘容量：4.7GB；

12.制作标准：ISO 9660/Joliet；

13.数据检验：数据复制路径可靠、有效、可读、无病毒；

14.检 验 人：程志红；

15.关联光盘：无。