于英香
现代企业制度的建立，对企业档案工作提出了挑战，使得传统企业档案工作管理体制与市场经济体制、传统企业档案管理模式与现代企业制度、薄弱的档案基础工作与档案信息化管理、创新不足的服务机制与企业需求之间产生了矛盾。这些矛盾也给我国企业档案工作带来了发展机遇，要求我国的企业档案工作以转变观念为基础，与市场经济接轨；以信息技术应用为契机，统领企业档案工作改革；以深化服务为宗旨，创新档案工作服务机制。①然而，抓住机遇不是一蹴而就的，还有很多课题需要整合各方面的力量共同研究完成。
一、研究与现代企业制度相适应的企业档案工作运行机制
现代企业制度下企业档案工作的运行机制有其明显的个性，其中最显著的区别是运行机制形态的多元性。在新形势下外因推动企业档案工作运行的作用、力度将明显减小，更多的是企业自律行为。为此，我们应当研究现代企业制度下企业档案工作运行机制的形式及其构成要素，研究其运行特征，探讨建立新型运行机制的途径与措施，为现代企业建立与其要求相适应的多元、灵活、高效的企业档案工作运行机制提供借鉴，使企业档案工作能与现代企业相协调发展。企业档案工作运行机制的问题，既是一个理论问题，又是一个实践问题，我们应从档案工作一般理论出发，结合现代企业制度的实践认真研究企业档案工作运行机制的有关概念，科学地勾画出其运行的模型，寻找其内在的工作方式，再概括出其构成因素，有针对性地解决与运行机制相关的一系列重大问题，使企业档案工作能够自主、有效、持久地运行。
二、研究构建与市场经济相适应的现代企业档案工作管理体制
首先，由于现代企业制度的一个重要特征是“政企分开”，这使得档案行政管理部门与企业档案部门的权力与角色关系发生了变化。以往档案行政管理部门对企业档案工作微观业务指导过细的现象将得不到企业档案部门的认可，而档案行政管理部门由于习惯于依靠政府的权威进行发号施令，其角色转变也需要时间。其次，企业总是以追求利益最大化为目标，由于企业档案工作不会给企业带来直接、明显的经济利益，很多企业决策者和管理者还未意识到企业档案工作在企业的长远利益中所起的重要作用，企业档案工作极易被忽视。为了促使企业重视档案工作，档案行政管理部门需要完成的任务是：转变职能，从行政管理为主转向提供服务，在宏观上形成一个新的与市场经济相适应的现代企业档案工作管理体制，从制度上改变企业档案工作现状。
三、探讨建立适应现代企业制度需要的企业档案管理模式
在现代企业制度下，企业档案管理应采取什么样的管理思想与方式很值得研究。由于企业规模形态、技术与经营形态的不同，显然不能采取大一统式的管理模式，应当树立管理模式多元化的观念。为此，我们应当在调查研究的基础上确定各类企业选择相应档案管理模式的原则、研究现代企业管理模式的基本内涵与特征，并以管理体制、管理制度、信息服务等方面深入研究，建立现代企业档案管理模式的保障措施，为企业档案工作者勾画出可供参考的与现代企业制度相适应的现代企业档案管理模式的蓝图。
四、优化企业档案信息资源
首先，随着现代企业制度的建立，企业档案的形成大大超越了原来的范围，其形成规律也发生了相应变化，产生了大量的新型企业档案。企业转制后，规模增大，机构层级增多，办公地点分散，这就使得档案管理工作范围扩大。尤其是企业集团，不仅规模大，而且内部成员企业可以跨行业、跨地区、跨所有制，过去中央企业很少有在境外设机构和企业的，现在大多数企业都有涉外机构。相对单体大企业而言，集团公司档案管理系统的跨度扩大了许多，给档案的收集和归档工作带来一定难度。其次，国有企业在转换经营机制过程中，股份制企业大量增多，实行多种经营成为很多企业的发展方向。过去企业只管生产，销售由国家来调控，现在企业是以营销为主导来带动生产。随着企业活动范围扩大和内容的变化，档案形成的种类和数量激增，档案成分复杂化，出现了许多新的档案文件，因此，档案资料的收集范围也随之扩大，将由企业内部延伸到企业外部。如此复杂多样的档案种类与类型的出现，要求企业档案部门优化企业档案文件材料的收集范围，加强档案价值鉴定，使企业保存的档案内在质量和数量都能适应企业生产、经营的要求，这也是现代企业制度下企业档案部门的一项重要任务。②
五、如何构建大型企业集团内部档案综合管理体系
现代企业制度的建立，促使企业的兼并与优化组合，催生出许多大型企业集团。大型企业集团的档案管理工作相对于小型企业会遇到一些新情况。首先，大型企业集团市场开发和产品开发的周期比较短，资产运作比较快，因而产生的档案数量多，内容丰富，管理方式必然多样化。其次，大型企业集团常常跨地区、跨行业联合，形成诸如企业联盟、网络企业等组织方式，分散的地域使得成员企业间档案工作的发展很不平衡，水平有高有低，规范化、标准化和信息化的要求非常迫切。规范化、标准化最终要依赖信息化，而信息化则要通过网络化实现。网络化的信息服务方式可以最大限度地收集、保存和利用有关企业管理工作和科技生产成果的信息，并通过有效传递和合理扩散，实现不同地域间的企业档案资源共享。因此，建立一个安全、高效、标准、规范的信息传输网络是大型企业集团档案管理者需着力完成的任务。由于企业信息化管理和知识管理的发展，在大型企业集团中建立图、情、档信息一体化的企业信息中心具有设备、人员、技术上的保障，也很有必要。该中心可以对企业内部的有关文件、数据实行集中式管理，包括收集、加工、传递、存储等一系列工作。这种组织形式也便于建立计算机管理系统，实行信息化管理，同时也有利于信息资源的综合开发和利用，提高企业信息管理的效率。信息传输网络和企业信息中心构成大型企业集团内部档案综合管理体系。构建这样一个综合管理体系是大型企业集团在企业信息化和档案信息化发展过程中的主要任务。
六、制定外向型企业档案管理新办法
外向型企业的一般含义是指直接面向国际市场，积极参与国际分工和国际竞争，以出口为导向的企业。随着外向型企业面向世界、面向国际竞争的趋势，其档案工作不能固守国内的管理模式和管理方法，应逐渐与国际惯例接轨。因此，应制定适合于外向型企业、与国际惯例接轨的企业档案管理新办法。其中，要重点制定有关外向型企业反倾销、反补贴工作等方面需要的文件材料以及关于企业法律事务、国际公共关系与信用方面的档案材料。这些材料是外向型企业出现的新内容档案，是企业中心工作产生的，因此都是非常重要的。正因为如此，外向型企业的档案部门必须跟上企业改革的步伐，收集保管好外向型企业的各种档案，尤其是对提高企业竞争力、提高企业在国际上的地位以及与国际合作伙伴的关系方面的档案，为此，也应制定有利于外向型企业收集档案的管理新办法。简言之，制定适合外向型企业档案管理新办法是现代企业制度下企业档案工作的又一新任务。
七、强化民营企业档案管理之路
随着国家产业结构调整和改革，我国民营经济得到快速发展。但我国的很多民营企业脱胎于乡镇企业，企业经营管理者的文化、管理水平不是很高，对企业档案工作不了解，没有认识到企业档案和档案工作在生产、经营和维护企业权益等活动中的重要作用，没有对档案管理引起足够的重视。由于各企业发展水平不同、规模不同，民营企业档案管理水平参差不齐。民营企业中属国有或集体转制而成的，大都沿袭了原有档案管理模式，例如实行档案综合管理；由民间资本生成的民营企业中有一定规模者，档案工作正走上正轨，大量中小型民营企业的档案工作尚处于自发阶段。又由于各企业信息化水平不同，企业档案管理手段相差悬殊，少数信息化水平较高的企业实行了档案信息化或信息一体化管理，大量中小企业尚处于“抽屉式”手工管理阶段。从上海和江浙一带的调研情况看，“尚有13％的民营企业的档案完全处于无人管理的混乱状态；有56．4％的企业未建档案室仅有人兼管。在管理形式上，有44．9％的民营企业的档案完全分散在部门内管理。但实际上民营企业的档案兼职人员本来工作量就很大，档案工作又是项具体而细致的工作，往往需要耗费大量的时间和精力来做好它，因此，兼职人员多半是无暇顾及，形同虚设。档案完全分散由部门管理，实质也大多是无人管理。”③另外，由于一些民营企业的法制意识比较淡薄，加之档案部门对其监督乏力，一些涉及商业机密的档案、具有保存价值的档案没有合理地归档，致使有些部门、有些人员将其据为己有，使档案严重流失。鉴于民营企业档案工作的现状，考虑到民营企业与国有企业相比在组织机构、决策管理、经营活动以及产生档案的类别和内容构成的明显区别，国有企业档案管理模式不完全适合民营企业。因此，必须制定适应民营企业的档案管理模式，加快民营企业档案管理的步伐，挽救民营企业档案，这是档案行政管理部门在我国民营企业蓬勃发展时期的重要任务。
八、解决境外企业档案管理与国内融合、国际接轨的问题
随着我国改革开放的不断深入和经济全球化趋势的不断加强，我国境外企业的数量将越来越多。这些国有境外企业在创办和发展过程中形成了大量珍贵的档案，这些档案记录了企业自身初创、发展、壮大的过程，客观反映了企业各项经营管理活动。管理好这些宝贵的国有档案资产，不仅是国有境外企业自身经营和发展的需要，也是国家政策研究及经济战略发展的需要。尽管我国境外企业工作中形成的重要文件材料一般都报回国内，由国内主管部门进行整理归档，驻地除重份文件外，一般都是事务性的文件材料和收文，不需永久保存，但这部分材料在日常工作中仍需经常查找，有重要的参考价值。然而，境外企业档案工作存在着很多管理漏洞，影响了境外企业对档案的信息需求，妨碍了境外企业的发展。如信息交流不畅；档案管理放任自流，档案管理分散；国内行之有效的管理方法在国有境外企业中无法实施等等问题。④这些问题导致境外企业档案工作正在被边缘化。鉴于境外企业档案工作不尽如人意的局面，档案行政管理部门应将境外企业作为特殊案例，制定措施着力解决境外企业档案的一系列问题。在遵循企业管理国际化、现代化的规律的基础上，结合中国档案工作实际，建立适合国际惯例要求、符合境外企业运作规律和管理特色的档案管理模式。这也是现代企业制度下企业档案工作的一项迫在眉睫的任务。
九、企业档案信息化建设的特点
档案信息作为企业内部运行系统必不可少的组成部分，其管理的信息化也是企业信息化的组成部分，与企业信息化同步进行。客观地说，我国企业档案信息化建设取得了一定的成就，尤其在应对电子文件方面，无论是理论研究还是实践推进，我国企业已有了良好的开端。一些大型企业集团的档案信息化工作更是为提高企业效益做出了巨大的贡献。然而，企业档案信息化过程中，工作的进展也是不平衡的。短期、面上的动作大，基础、系统的东西少，档案的信息服务质量不高，直接影响档案有效需求；企业档案信息化还存在着重系统开发轻资源建设、重建设轻利用、电子文件归档管理不规范等弊端；档案部门对有些事物接受比较慢，特别是信息管理系统、资源管理系统、ERP系统、CAD／CAM系统等，使得我们缺少可以和国外企业对话的信息化平台，失去和国际合作的机会；⑤信息化建设中专业人员的素质问题，仍然是企业档案信息化建设的一个瓶颈。在这种情况下，档案部门如何知难而上，使档案信息化管理成为企业信息化的一个重要组成部分，使档案信息化与企业信息化有机结合、同步发展，成为企业档案管理工作中的一个主要任务。
十、企业知识资源管理是企业档案工作的重要议程
现代企业为提升自己的核心竞争力，越来越重视企业知识的创新，越来越多的企业已把创新视作自己的立身之本，把市场资产、知识产权资产、人力资源资产、基础结构资产视为一种参与竞争的不可或缺的资本形态，换言之，实行知识管理是企业管理的必然趋势。从企业档案要服从、服务于企业中心工作、要为企业增产增效提供服务看，企业档案工作的发展趋势必然也会向知识化管理发展，成为企业知识管理的一部分，即企业档案知识化管理是企业档案工作发展的必然结果。企业档案的内容非常复杂，详细记录了企业生产经营的方方面面，这些信息虽然是一种编码化的显性知识，但是企业中还有很多没有被挖掘出来的隐性知识，需要档案知识者去挖掘。档案知识者对这些信息的总结、分类，按关联规则从中发现知识，从现有数据中挖掘出有用的知识，就是企业从传统的档案管理向企业知识管理转变的过程。然而，目前我国大部分企业的档案工作还没有走出传统档案管理的模式，对企业档案知识管理还没有充分的认识。如何促使企业档案工作向知识管理转变，也是目前企业档案工作的一项重要任务。
注释：
①上海市档案局课题报告：《入世贸组织后我国档案工作面临的挑战、机遇及其对策》
②⑤李和平：“企业档案工作的主要情况”，《档案学》2004年第2期
③徐奋：“从一次调研看民营企业档案工作的现状”，《上海档案》2003年第6期
④吴广平：“论国有境外企业档案的管理”，《中国档案》2003年第12期
（郭红解、黄晓瑾摘自《档案学》2005年第3期，原载《档案与建设》）
