蔺海波
最近几年，我国经济社会和高等教育发展迅速，高校档案工作的内涵和外延都发生了深刻变化。20年前制订的《普通高等学校档案管理办法》已不能适应新形势下的高校档案工作发展的需要。2007年初开始，教育部办公厅对《普通高等学校档案管理办法》开始进行修订，在中国高等教育学会档案工作分会的大力支持和帮助下，书面征求了全国120所不同类型高校的意见，组织部分高校和地方教育行政部门负责档案管理工作的同志进行了讨论，集思广益，形成了修订初稿，并下发高校进一步征求意见。在此基础上，2007年10月，办公厅召集高校档案机构专家和地方教育行政部门档案工作负责人，在充分吸收全国高校档案部门意见的基础上，着重对高校档案工作的体制、机构设置、队伍建设、经费和馆库保障、归档范围和奖惩等内容进行了再次修改，凝聚了共识。
按照教育部规章制订程序，教育部法制办征求了部内19个司局的意见，并从立法技术角度进行了修改。在此期间，国家档案局与教育部充分交换了意见，对一些条款进行了反复的沟通和协商，数易其稿，形成了现在的《高等学校档案管理办法》。
该《办法》的特色及现实意义主要有以下几点：
一是明确了高校档案工作的体制保障机制。高校档案工作是高等学校重要的基础性工作。《办法》在总则中明确规定：“国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作”。《办法》同时规定：“国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查”。这就从根本上解决了教育行政部门和档案业务部门管理体制和职责不够明确的缺陷。
《办法》首次规定高校档案工作由高校校长领导，并明确其主要职责是：贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。这一规定，开创了我国高等院校档案管理体制改革的新纪元。
此外，《办法》扩大了适用范围，把成人高等教育档案管理工作纳入其中。这一规定，必将有利于成人高等学校档案管理的规范化。
二是突出了高校档案工作的内涵建设。为适应知识经济和电子信息技术迅速发展的新形势，保证高校档案工作为高校改革与发展和社会建设提供高质量的服务，《办法》规定，高校档案机构要“组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作”，“高等学校应当对纸质档案材料与电子档案材料同步归档”，这些规定突出了该《办法》的时代特征。
《办法》将“编研、出版档案史料，开发档案信息资源”列入了高校档案机构的管理职责，规定“有条件的高校，应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课”。
关于档案机构的设置和人员配备，《办法》明确规定，档案工作人员不仅要“具备档案业务知识”，还要具备“相应的科学文化知识以及现代化管理技能”，档案馆领导应“热心档案事业，具有高级专业技术职务任职经历”，“有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神”，同时要“年富力强，身体健康”，突出了人才兴档、人才强馆的理念。
三是强调了高校档案资源建设的“大档案”理念。《办法》将学生档案纳入归档范围，而且单独设类，彰显了以人为本和重视民生档案的理念。要求高校档案机构要重视和加强“对于与学校有关的各种档案史料的征集”，突破了传统归档理论的限制。
四是指明了高校档案工作服务的方向。《办法》首次赋予高校档案服务社会的新职能，指出高校档案机构应充分挖掘档案资源，“采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作”，“有条件的高校档案机构，可以申请创设爱国主义教育基地”。为高校档案工作开创了服务社会的新领域、拓宽了辐射面。
五是强化了高校档案工作的条件保障。为保证高校档案事业的健康可持续发展，为学校和社会提供优质和高水平的服务，《办法》规定，“应将高校档案工作所需经费列入学校预算”，应设立专项经费用于购置档案管理现代化、信息化所需的设备设施，并要求“对不符合档案事业发展需要或不符合档案保管要求的馆库，要及时进行改扩建或者新建”，为高校档案资源体系和服务体系的建设提供了根本保障。
目前，教育部办公厅正在着手部署各高校对《办法》的学习宣传和贯彻实施工作。各高校应该认真学习《办法》，深刻领会《办法》的实质和内涵，充分认识《办法》的实施对推进大学规范化管理和科学发展的重要意义。要积极组织学校各级领导和各部门的负责同志学习《办法》，全面提升档案意识，增强做好档案管理工作的现实责任感和历史使命感，推动高校档案管理工作从传统型向现代化方式转变，以适应高等教育新一轮改革和发展的需要。
此外，高等学校要对照《办法》，认真开展调查研究，查找不足，规划好学校档案工作的未来。要把档案工作纳入到学校建设的整体规划当中，采取切实有效的措施，加强对档案工作的领导，加强档案工作的队伍建设、制度建设和基础设施建设，把《办法》的各项规定落到实处，为学校档案工作的发展提供充分的条件保障。
