武汉江岸车辆厂档案馆裴圣毅
企业的档案工作是一项维护企业历史真实面貌的工作，是企业经济效益的需要，同时也是社会效益的需要。档案作为企业干部职工艰苦创业的原始记录，既具有凭证作用，又具有不断总结经验教训的史鉴作用，既具有随时可参考的经济技术价值，又具有厚积薄发的精神文化价值。如果不对企业的档案信息进行分类处理，就会对现在及以后的工作造成混乱，一个有远见、负责任的企业家，应把企业档案信息工作摆到重要的位置上来。
目前，世界500强企业95%都建立了较为完善的情报档案信息体系。进入世界500强的美国公司中90%设有情报档案信息部。日本的企业家更是把档案信息看成企业的生命线。索尼的总裁说：“本公司之所以名扬全球，靠的是两手：一是情报档案信息，二是科研开发。”ABB公司以情报档案分析部代替规划部，情报档案分析部直接对总经理负责，其工作是研究宏观经济、公司竞争地位、顾客、法律法规和技术，在公司里培养情报档案信息管理意识。
重视企业档案信息管理，不仅体现在企业领导的讲话和文件制度中，更应体现在实际工作中，体现在企业适应新知识经济时代的有效机制中，体现在新的企业档案信息管理方法中，体现在加强企业档案信息人才培养中。对于现代企业来说，要舍得对信息档案建设先期进行投入，不仅要对企业现代化网络设施进行投入，还要对保存这些档案信息的馆舍进行投资。“911事件”中那些把数据档案另存的企业，能够比较完好地继续业务，是重视档案信息工作的结果。
对信息分门别类地加以整理储存、验证核实和分析利用，形成档案信息，这个过程实际上就是毛泽东曾说过的“去伪存真，去粗取精”的过程。而这一过程需要现代化的管理手段和技术工具，现代企业的ERP系统也是这种形式，是先进的管理工具之一，而其目的是最大化地管理和利用好各种信息资源。笔者认为，现代企业档案信息工作应从以下三方面着手：
第一，企业档案信息、图书情报等工作统一管理，形成企业档案信息电子全息化管理
21世纪是知识经济时代，企业自身的知识资源及知识产权相当重要，它涉及到企业自主产权、核心竞争力及自我文化的积累，是企业持续发展的重要保证。在新形势下，我们要突破过去企业档案信息管理模式的局限性，将企业档案管理应纳入到企业整体管理体系中去，根据实际情况将企业档案与图书、信息情报资料进行一体化管理，将有利于企业知识产权统筹管理。这样，实际的企业知识资源管理对象与虚拟的信息网络技术相结合，整合创新形成企业整体化的档案信息资源管理平台，构建企业自身强有力的知识资源管理拳头，形成了强大的信息档案资源库，使企业知识资源得以更好的共享，形成高效的、集成化的企业信息链。
企业档案信息部门，相当于一个企业中的事业行政部门，具有监督指导各种档案信息管理工作。企业档案管理实际上是对企业各类信息的筛选与整理，并保存具有社会和经济价值部分，以便后来工作的参考查证，以便企业持续健康的发展。而用一种现代化的管理技术工具联接各业务工作，数据汇总到档案信息部门，不仅有监督管理职能，而且是个信息再处理的过程，这一系统管理要坚持技术与管理并重，要以管理统领信息技术应用、以现代信息技术促进管理观念更新。而对各类信息进行统筹技术处理，不仅节约了企业的成本，也提高了管理效率。
企业以信息化带动工业化的发展战略，要求我们做好电子化档案信息管理工作，而且其数据量、其现代化的管理方法与技术已大大提高，那么就要求制造业的企业与时俱进，不管是老单位还是新的单位机构都要做好其规划。企业各项数字化软件，最终落脚点到企业档案信息网络服务上来。实现制造企业全息数字化管理模式，企业档案信息不仅应以整合保存各项数据，更应以服务企业为重点工作。
建立企业全部电子文件档案管理，实现企业全息数字化管理。这是企业信息技术的革命，也是企业管理性的革命。电子文件管理模式经历了“集中”与“分散”管理模式相互博弈的过程。经过近些年实践的验证，集中逐渐展现其优势，它不但有利于电子文件信息的长期保存，还可以有效地解决目前普遍存在的档案信息孤岛问题，最大化实现信息资源的共享和传递。比如制造企业计算机辅助设计CAD与产品数据管理PDM为代表的数字化设计不仅应共享，甚至还要与后继的生产质量管理体系相联系形成数字化管理；当然，以企业资源管理系统（ERP）去整合各数字化管理，比如把客户关系管理系统（CAN）、供应链管理系统（SCM）为代表的数字化等网络管理进行整合，甚至把以数控机应用为代表的数字化装备的数据进行整合，这一模式值得探讨。而且这样以来有利于另一种管理模式，即整体的日志式管理，类似数据库SQL Server中的日志管理，这样不仅对每份文件，甚至对每份岗位每份工作任务都有监督式的管理体系。
第二，加强企业档案信息人员队伍建设，树立档案信息创新观念，不断加强企业全员档案信息意识
企业档案信息人员第一要有责任心，要勤劳，要有耐心、细心。企业要求档案信息人员积极收集整理各类信息资料，特别是重要的历史文件记录、设计图纸及凭证资料的收集，要求善于运用现代信息技术和档案专业知识做好企业档案信息服务。
档案观念创新要求我们树立超前意识，加大档案信息服务机制的创新力度，最大限度地为企业中心工作服务。档案信息人员主要职责是收集整理、保管、发布利用各类档案信息，以其服务企业效益原则。现代企业的发展形势注定了档案信息人员仅有档案信息专业知识已是远远不够的，还需具备与该企业相关的专业基本知识。企业档案信息人员应积极参与各项工程中去，使其不仅有些专业知识，而且有经营管理经验，编辑信息等各种能力，这样才能培养出能适应企业发展的复合型档案信息管理人才。
笔者认为，企业档案信息人员应有三种类型，一是档案信息员，负责企业一般性档案信息处理；二是专业计算机人员；三是复合型档案信息人才，此类人员不仅应熟悉国家档案信息政策法规，而且应具有丰富的档案信息管理经验，能运用计算机网络技术，组织汇总处理并能分析企业各类档案信息，为企业各项重大决策服务。
企业档案信息处理部门是企业信息链的发动机，其部门的人员好似这个企业的信息记录分析员，企业档案信息管理执行的过程中，人的因素很重要，包括企业档案信息人员的素质、技能、责任心等，当然还包含对企业全体员工档案信息意识的培训过程。其实企业每个岗位都有着档案信息职能，进入现代信息时代，我们企业的每个员工必须要有档案信息意识。
第三，施行严谨管理方法及流程化管理制度，适应新形势下的企业档案信息工作
企业行为不是个人行为，企业的一切活动都有其信息记录，必然对以后的企业行为产生作用，而这些信息记录保留不全或遗失，势必对企业今后的工作产生不良甚至是重大的影响与损失。企业信息档案是企业生产经营过程中产生具有保存价值的各种资料，其档案资料虽然是企业各项活动完成后形成的结果，但我们要先期制定相应的档案信息管理制度与管理模式。企业可以在档案信息法律、法规及技术条件允许的范围内，遵从效益原则，加强企业信息档案管理职能，不拘一格地选择适合自身发展的企业档案信息工作管理模式与方法。企业管理工作从某种意义上来讲，就是要做到“记我所做”。所以说，企业的信息档案工作同时也具有制度监督职能，其管理过程应与ISO9000体系认证相结合，能全面检查企业各类管理流程工作。
在实际档案信息工作中，我们已发现一些问题，比如南车集团武汉江岸车辆厂迁址之前的设备工装档案清理过程中，有部分需迁移的设备工装没有归档，这很大程度说明档案管理不够好，信息链工作没有做好，归档执行力不强。那么整合到新厂后，对这一方面的档案信息收集管理制度就需重新制定。还有一个如何收集“设备开箱后相关资料”，江岸车辆厂对这部分的工作流程制度是：设备开箱时就归相关设备资料（设备操作说明书等）。笔者个人建议是在设备使用一个月之后再进行收集整理其档案信息资料，这样有利于设备的使用。
档案信息管理方法除了现代化的工具运用外，流程化管理制度和对管理对象思维方式也很重要。在“中华人民共和国国家标准科学技术档案案卷构成的一般要求(GB/T 11822-2000)”中规定：产品类档案按产品开发设计（含初步设计、技术设计）、工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程序或按其产品系列、结构排列。这只是个指导性文件，产品类案卷及底图到底是按“产品系列”还是按“产品的生产程序”进行排序，这就看各企业了，当然一般是按“产品系列”进行排序，但部分图纸的换版升级如何处理？怎样标识？如何进行更改图纸的管理？像这样的细节问题，也应该在档案信息管理制度中得以体现。
综上所述，企业档案信息工作应顺应新形势下的企业发展规律，结合自身企业的特点与情况，运用适当的档案信息管理模式与方法，做出适当调整、转变，以节约成本、提高效益为原则，不断提高企业档案信息管理水平。有了企业信息、档案、情报、图书等统一化管理及现代化信息技术的大力支持，有档案人员的专业化管理，有了管理制度的完善，企业的档案信息管理就会做得更好。
