上海大学文学院档案学系张大伟
电子文件的问世可谓“一石激起千重浪”，它不仅意味着现代档案载体正在发生根本性的变革，而且“向长期以来以纸质文件为基础建立的档案管理思想、管理原则、管理体制、管理方法提出了全面的挑战。这是一场真正的记录革命。” ①
这场革命的目的就是要通过对电子文件的科学管理和有效控制,使其不但能与纸质文件一样承担起“人类记忆”的历史使命，而且还能充分发挥其存储密集、处理灵活、传播迅速、检索快捷、生动直观等独特的优势，有效提升档案信息资源的丰裕度、凝聚度、集成度、共享度和适用度，实现档案信息资源管理和开发利用工作的跨越式发展。因此，电子文件的档案化管理（以下简称“电子文件管理”），即将具有档案价值的电子文件纳入档案专业管理的范畴，绝不是档案人员的心血来潮，而是信息化社会可持续发展的客观需要，也是档案专业融入现代社会，适应数字化生存的必然选择。
然而，档案专业面临的挑战是严峻的：由于电子文件的载体、信息，特别是生存技术环境的不稳定性，其历史凭证价值，亦即档案核心价值正在受到质疑。对于电子和纸质文件，档案工作者面临两难的选择,为了守护人类的记忆，当代档案工作者不得不喜新“恋”旧----在收藏电子文件的同时再收藏同样内容的纸质档案，由此承受起两种载体档案管理的双重压力。加之现代社会信息剧增、知识爆炸、科技猛进、体制改革、社会开放等因素，使档案专业的生存环境发生了激烈的变化，正面临错综复杂的矛盾和十分棘手的问题。
为了应对挑战，适应环境，档案专业须从理论和方法、管理和技术、体制和机制等方面进行全面创新，而所有的创新都必须以思维方式的创新为基础和前提。当务之急是破除传统的思维定势，创新思维方式，它对于我们认识发展规律，破解发展难题、驾驭发展大局、扩大发展成果，具有极为重要的现实指导意义。
本文从战略思维、策略思维、务实思维三个方面，初步探讨当前思维创新中亟待研究的问题，希望引起档案界和相关领域同仁们的共同关注。
1、战略新思维
战略思维是人们对事物发展问题的宏观思维和全局性、长远性的谋划。任何一项事业的科学发展首先需要战略的谋划。我国改革开放总设计师邓小平制订的“三步走”战略，党的十六大制订的“以信息化带动工业化，工业化促进信息化，全面实现现代化”战略，都对我国的发展大业产生了极为深远的影响。可见，战略思维是大智慧，战略谋划是大手笔，它是一项事业成功的保证，成熟的标志和综合竞争力的象征。战略思维的失缺或失误必然导致事业的巨大损失。
在社会信息化进程中大量形成的电子文件是现代社会活动的重要工具和真实记录，也是社会各项事业可持续发展的必要依据和基本条件。电子文件在记录历史、传递信息、传承知识、传播文化、服务社会、造福民众等方面具有纸质文件难以比拟的优势，属于社会信息大家族中的后起之秀和核心成员，理应列入国家战略资源的管理范畴，受到全社会的高度关注。由此，世界各主要发达国家对电子文件信息资源给予了高度的关注，形成了各具特色的“电子文件管理国家战略”。
战略思维不足是我国电子文件管理面临的主要问题：一是内热外冷。近年来，我国档案界如火如荼地开展对电子文件的研究，出了许多书，写了许多文，研究了许多课题，也颁发了一系列行政法规性文件，然而，这仅是档案专业的一厢情愿，这项管理工作尚未被提上社会信息化各领域，如电子政务、电子商务建设的重要议事日程来，外界对这项工作的认知程度和支持力度十分有限。二是过于微观。研究偏重具体的技术和方法问题，而对总体推进的目标、步骤、动力、成本、效益、瓶颈、突破口等全局性和关键性问题缺乏深层次的思考。对电子文件凭证价值之类的重大课题尚未形成研究的合力，也未纳入国家信息化发展战略，而一味地依赖于“双轨制”或“双套制”管理。三是自由探索。档案部门已有的电子文件管理制度、办法原则性较强而操作性较弱，且对执行缺乏有力的指导、协调、督促机制。各单位为满足眼前的需要，各自低水平重复探索，形成各自为政的局面。四是粗放发展。存量档案的数字化片面追求量的积累；增量电子文件的归档由于缺乏有效的前端控制和全过程管理，一般质量不高，难以成为合格的档案。五是举步维艰。由于缺乏有力的动力和约束机制及统一有效的管理方法，一些基层档案人员存在“不想管”、“不敢管”、“不会管”等消极情绪，造成许多电子文件自生自灭。总之，目前仅靠各地区、各单位档案部门自身的力量已经很难全面启动和推进电子文件管理工作。
应当给电子文件管理以应有的战略地位，我国电子文件的档案化管理呼唤战略思维。
战略思维是对大目标的思维。电子文件管理不能仅追求一般性地改进管理手段，提高档案利用率或降低办公成本，而应当将目标定位在促进社会全面进步上，即通过电子文件信息资源的开发利用，促进社会改革开放、经济发展、知识管理、先进文化传播、政府职能转变、法制化和民主化进程，特别是和谐社会建设。瞄准大目标有利于高瞻远瞩，建立战略制高点，这不但是必要的，也是可行的。
战略思维是自上而下的思维。要加强“顶层设计”，促成国家和地方政府的信息化决策机构会同档案部门制订电子文件管理的总体规划和实施方案；要采取有力的行政或法制手段，自上而下地全面规划、整体推进；要处理好宏观、中观和微观管理之间的关系，充分发挥各层次、各专业管理部门的积极性；要确立集中管理的模式，处理好集中与分布的关系；要集中力量加强对重点项目，如电子文件凭证价值的保障、风险管理的研究。
战略思维是开放的思维。档案系统的电子文件管理战略要与其他领域的信息化战略相互协调和配合，形成合力，以确保电子文件的真实、完整、安全、有效；确保资源结构配置上的整体优化、合理流动和充分共享；降低资源管理的成本，提高资源的有效利用率；避免资源建设的盲目性、分散性、随意性。
战略思维是全面的思维。为此，档案部门须会同有关职能部门，综合应用法律、行政、经济、技术等控制手段，加强对资源管理的监督、指导、组织、协调；打破各层次、各地区、专业之间的信息壁垒，避免资源分散、流失、闲置、丢失、失真、泄密，最大程度地发挥信息资源的使用价值；资源的控制应能覆盖采集、鉴别、鉴定、整理、整合、保管、传输、开发、利用、归档等各项管理职能，由此体现国家对战略资源的全面控制。
2、策略新思维
策略思维是实施战略目标的战术性思维，是思考如何采用又快、又好、又省的方法和途径，来实现既定的目标。策略正确，事半功倍；策略失误，劳民伤财，造成目标实施的延误或扭曲。毛泽东同志的至理名言“政策和策略是党的生命”，说的就是策略对于事业成败的决定作用。
电子文件管理是一项涉及面广、复杂性强、实施周期长的社会工程。在信息化浪潮的冲击下，一切与时代发展相悖的事物终将被淘汰，但是信息载体的变化毕竟是人类社会的重大变革，须经历艰难推进的过程。从历史上看，东汉蔡伦改进造纸术是在公元105年，然而，纸张载体的真正普及和取代竹木简牍载体是在南北朝，期间经历了400多年。如今以虚拟的电子文件取代“白纸黑字”将遇到来之管理、技术、经济、法律，以及人们观念、习惯等各方面的制约，其难度远大于纸张取代竹帛。国外发达国家早自上世纪80年代初就开始探索电子文件管理，办公自动化的普及水平比我们高，然而，国外档案界有识之士至今还在大声疾呼：当今时代，文件和档案管理面临的最大的挑战来自电子文件！因此，推进这项事业不能只凭自身的热情、臆想和蛮干，而须将每一目标、步骤的必要性和可行性紧密结合起来，十分讲究实施的策略。
当前策略思维创新须注重两个方面：
1.1向外“突围”的策略
从档案工作“收集”、“保管”、“利用”三个环节看，归档电子文件的来源和服务对象都是社会各领域的信息化系统，可谓“两头在外，中间在内”。而传统的档案管理观念和模式封闭性强，开放性弱，档案工作与外界沟通交流渠道不畅，这是长期来档案工作收集难、利用率低的主要原因。信息化技术为档案工作的开放提供得天独厚的优势，然而，冲破长期封闭的格局，需要有强烈的“突围”意识和务实的“突围”策略：
一要争取知情权。努力做到对电子文件信息资源的来源和流转情况知情；对各领域信息化系统建设情况知情；对社会信息资源开发和利用需求知情，努力将社会信息化中遇到的数字鸿沟、信息孤岛、资源不足、质量欠缺等难点作为档案科研工作的重点，由此更好地发挥档案专业优势，为社会信息化工作排忧解难，保驾护航。
二要争取话语权。努力建立和拓宽与各领域信息化专业部门的沟通渠道，充分表达档案专业对电子文件管理的目标、愿景和要求，增强社会对这项工作的理解和支持。表达要善于设身处地、换位思考，善于使用有关管理和技术的专业语言，并讲究表达方式，使外界心悦诚服地理解和支持我们的工作。
三要争取参与权。努力参与社会信息化规划、方案、法规、制度、标准的修订，各领域信息化热点课题的研究，以及政府信息化、企业信息化系统的建设和安全管理，将档案管理的要求纳入各领域信息化发展中去，通过在社会信息化建设中建功立业，使档案人员的参与做到合情、合理、合法。
四要争取监督权。努力在参与过程中与各领域人员广泛沟通交流，进一步争取档案专业在社会信息化建设中的督促权，通过督促电子文件信息资源的收集、整理、归档、质量控制和安全管理，真正将对电子文件信息资源的前端控制和全过程管理工作落到实处。
1.2对内“整合”的策略
原始性和分散性是档案文献的主要特征。在信息化环境下形成的电子文件，由于其来源的广泛性、内容的丰富性、联系的复杂性，以及门类、载体、记录方式多样性，都给资源整合带来棘手的难题。电子文件管理之道就是整合之道。所谓“整合”就是通过行政、法制、技术等手段将形成于不同时间、空间、背景和作者的电子文件信息进行科学的整理和组合，实现信息资源结构和配置的优化，以满足信息资源开发利用的需要。为此，档案专业要强化资源整合的意识，明确资源整合的目标，掌握资源整合的技术和方法，通过整合，使归档电子文件真正成为跨越时空，经得起历史检验的优质资源，使人类的数字化记忆得到有效的延续。
3、务实新思维
求真务实是学科建设之本。所谓“求真”，就是按照实事求是、与时俱进的思维方式，去不断地认识事物的本质和规律。所谓“务实”，就是要在对规律性认识的基础上大胆实践，通过实践检验认识，改造世界，达到认识的目的。没有“求真”，“务实”将陷入盲目性；没有“务实”，“求真”也即失去基础和条件。当前要在“务实”上狠下功夫：
一要重实践。近十年来，我国档案界蓬勃开展了电子文件管理的理论研究，取得了丰硕的成果。然而，相对于理论发展，实践滞后以及理论与实践脱节的问题仍比较突出：不少研究成果经过鉴定后束之高阁；不少档案或相关信息管理人员对电子文件的认识还比较肤浅；不少单位电子文件管理工作还未真正起步。实践的滞后必将制约理论的发展。列宁说得好：“一个行动胜过一打纲领”。一项务实的举措，顶得上一打会议、一打文件、一打豪言壮语。因此，当务之急要做好理论知识的普及传播和研究成果的推广应用工作，并不断总结、推广先进单位的经验，使理论和实践的发展形成良性互动的关系。
二要顾实情。信息化确实为档案事业的跨越式发展提供了良机，但是我们要正确认识“跨越”。信息技术可以购买引进，形成后发优势，很容易实现跨越。目前我国档案界计算机软硬件技术的先进和普及程度并不落后于发达国家。然而，信息资源管理很难实现跨越！我国在电子政务、电子商务建设中已经形成了“孤岛现象”----信息难以互通互连；“沙滩现象”----基础工作薄弱；“鸿沟现象”----对信息资源的占有“贫富”不均，这些现象正严重地制约着我国信息化整体水平的提升和综合效益的发挥，并在档案信息化中有不同程度的反映。因此，我们在学习国外先进经验时务必充分考虑中国的国情、“档”情，不能盲目地追求“高起点”、“高水平”和所谓的“一步到位”。要认真学习国外相关规划、标准、教育和信息资源建设先行的成功经验，扎扎实实从基础工作做起，将总目标分步实施，稳步推进信息化。然而，也不排除借鉴国外先进的方法和技术，利用我国社会制度的优越性，集中国家力量攻关，在关键的领域，如解决电子政务环境中电子文件的法律凭证价值问题，实现重大的突破。
三要出实招。要选择好发展的突破口。当前我国电子政务建设蓬勃发展，档案部门参与电子政务信息资源管理是利民、利政、利档的实事工程，即有利于政务信息公开，有利于电子政务建设，有利于档案事业发展。然而，由于管理职能条块分割等历史原因，档案部门实际上很难做到“参与”。为此迫切需要从机制和法制上突破，将电子文件的前端控制和归档管理的要求纳入我国电子政务建设的总体规划、制度、规范和有关部门的工作职责中去，使档案部门真正掌握归档电子文件信息资源的控制权。以机制突破来说，可以采用政策导向和市场竞争相结合的方法，由档案部门与信息技术开发公司联合，解决电子文件管理的若干重大课题。也可以通过签定协议、合同的方法，解决信息供求双方“权”与“利”的关系问题，使电子文件资源的收集、交换、共享建立在“双赢”和“互利”的基础上。出实招要有“亮剑”精神，看准了的举措，该出手时就出手，不能议而不决，决而不行，延误时机。
四要求实效。与其它社会资源一样，电子文件信息资源应当讲究集约型增长，避免粗放型增长，当前我国档案界正致力于电子文件归档和纸质档案数字化工作，成效斐然，但也存在仅注重量增长，而忽视质提升的倾向：其一是盲目数字化。由于历史原因，有些单位的纸质档案本身价值不高，利用率很低，如今不加选择地进行数字化，或在扫描、存储、著录、组盘等处理过程中忽视质量控制，既不能起到优化资源的作用，还会浪费宝贵的人力、物力。其二是归档处理简单化。有些单位对电子文件未实行有效的前端控制，未实行元数据采集、封装，未实行归档范围、版本、存储格式的有效控制。这种电子文件的档案价值必然打上问号。因此，我国应当尽快制订归档电子文件的质量标准和质量评估、控制办法，并精心组织实施。
总之，当前档案专业深入开展电子文件管理的研究和实践，都迫切需要确立上述三种思维方式，让我们克服认识上的盲目性，实践上的随意性，努力开创科学发展电子文件管理工作的新局面。
参考文献：
1、冯惠玲等：“电子文件管理国家战略刍议”，《档案学通讯》2006（3）
2、张正强：《电子文件管理》北京：解放军出版社2004
注释：
①冯惠玲：无纸收藏《拥有新记忆----电子文件管理研究》摘要之二《档案学通讯》1998
