随着办公自动化的日渐普及，特别是信息技术的迅猛发展，电子文件已广泛应用于我们的工作之中。“如何长期保存电子文件，尤其当产生电子文件的软硬件环境已不复存在的情况下，如何确保我们仍然可以阅读这些电子文件”，已成为国际档案界研究和探讨的热门话题。本期《外国档案工作参考》主要介绍美国国家档案与文件署开发电子文件管理系统的阶段性成果。该署2004年起开始与合作伙伴共同开发集成化的保存电子文件的管理系统，将“联邦政府每天产生的电子文件按照需求保存下来”，确保“无论何时、何地，任何人都可以通过网络利用这些电子文件”，从而“使这些电子文件不仅仅能服务于现在的用户，更能服务于未来的公众。”在我国，随着电子政务、电子商务的不断发展，电子文件的海量增长将是可以预见的结果。由此带来的保存和利用问题，亟需引起档案部门的充分重视。借鉴国外的先进经验，将是我们主动应对挑战的上佳之策。
----编 者
美国国家档案与文件署是美国庞大的政府系统中一个独立的小机构，但是其职责延伸至联邦机构的三个组成部分——立法、行政、司法，而且负责国家档案馆、总统图书馆以及全国各联邦文件资料中心系统的正常运转。同时它也颁布一些诸如联邦法规制度、美国法典等基础性的政府文件。它还具有一些辅助的作用，比如，负责对政府系统中涉及国家机密的信息的监督，以及对非盈利的历史出版物和电子文件管理项目拨款的监督。
美国国家档案与文件署也对联邦政府所有机构在电子文件生命周期里的管理给予指导。这项重大的职责涉及处理各种各样的信息，包括国会在立法过程中形成的电子文件、行政诉讼判决的法院案件的电子文件、军队电子文件和军队的人事文件、从医药类到太阳-陆地的吸引力的研究数据、从核能到经济时代的系列研究数据、移民、国际贸易，发明创造以及流行病的电子文件、从法律法规汇编的出版物到机构网站的出版物、从每日天气预报到每日总统简报、有关食品和药物安全的电子文件、有关灾害的电子文件（范围从飓风、洪灾到“哥伦比亚号”航天飞机失事、“911”恐怖袭击等）、以及其他许多方面的电子文件。
如何管理好这些电子文件，以加强质量管理、改善管理的有效性和提高管的效率，选择和保存那些值得为子孙后代留存的电子文件，帮助公众、学者和政府官员发现且获得我们国家历史上任何时期他们感兴趣的电子文件，显然非常重要。虽然这个综合性的挑战是巨大的，但是，由于在政府部门中不断增长的数字技术的使用，使得这场挑战被大大地减弱。简单地说，在电子文件方面，美国国家档案与文件署遇到的挑战：就是可以通过联邦政府任何实体在任何计算机平台上保存任何类型的电子文件，使任何类型电子文件的利用成为可能，并为任何对那些材料有兴趣的人提供和传递资料。从根本上说，信息自由法案是任何人都需要的，因为法案要求揭密政府的文件，除非有例外。从一个角度看，美国国家档案与文件署所面临的挑战就是处理联邦政府所有的文件，但是从另外一个角度看，电子文件更具挑战性，因为电子文件有其特殊的问题。
以下5点因素构成了对电子文件的挑战：
●规模：在不久的将来，我们所面临的是远远超出我们技术能力的工作负担，并且，将面临电子文件无限制的增长。虽然政府部门所形成的全部信息数据并非为国家档案馆全部拥有，但是从实践经验中获得的资料证实：信息数据的增长将是持续快速的。说到底，我们正处在电子政府快速增长的初始阶段。
●多样化：特别是，数字格式的多样化。实际上，意味着要处理整个美国政府中各种各样、无限制的数字化的电子文件。
●复杂性：从1971年起，美国国家档案馆就已经开始保存数字文件了，但是此后事情变得越来越复杂。实际上，在开始的数十年中，政府部门使用计算机产生了一套数字数据，如由统计局和经济分析局收集的在军事方面的弹道数据和社会经济数据。之后，不仅格式的数量增加了，而且数据的类型变得越来越复杂。总的说来，由国家档案馆在1971年到20世纪90年代早期编入的一套数据可以作为独立的逻辑文件的代表。更多最近新添的数据不仅包括网络和相关数据库，而且还包括办公自动化文件、地理信息系统和网页。将来，我们将需要制造处理电子文件的计算机、高清晰度电视和更多综合数据。
●耐久性：众所周知，在信息技术高速发展的前提下，硬件、软件、数据格式、数字媒体具有生命周期相对较短的特点。当保存数字字节的物质问题易于管理时，只有众多的、多方面的计划才能保证这些数字字节能够以可信的格式读出。美国国家档案与文件署将耐久性的挑战，从关心哪些应该被保存扩展到解决长期保存的耐久性方案。如果保存解决方案本身属于过时的，它将解决不了问题，相反使问题更加复杂化。
●变化：信息技术的持续变化揭示了过时的对立面：新的容量、提高了的兼容性、改善了的性能的出现。档案的核心作用是要把过去的证据传递至现在和未来，我们期盼着未来的用户将运用所具有的最先进的技术去发现、传递和处理过去的电子文件。此外，稳健的管理意味着要利用带有新技术含量的、改进的价格/性能比的方法。以数字化方式保存电子文件，需要依靠新技术，这样的要求，产生了以准确地传播过去留存电子文件为目标的内在的紧张态势。
美国国家档案与文件署表示，将尽全力应对由电子文件引起的这场挑战。电子文件档案馆将不是一幢实实在在的建筑大楼，但是，事实上在网络空间里却是一个宝库。美国国家档案与文件署期盼的就是电子文件档案馆将不依靠任何特殊的硬件和软件，真正保存和提供利用任何形式的电子文件。要实现这样的目标将需要在几个方面采取行动：
1、美国国家档案与文件署将成为一个在电子文件领域革新的领跑者；
2、在联邦合作伙伴的配合下，美国国家档案与文件署将加强政策和技术方面的指导，从而能对电子文件的创建和管理担负起责任；
3、在研究伙伴的帮助下，美国国家档案与文件署将开发和维护技术来获取、保存、描述、利用和恰当地处理政府的任何电子文件；
4、美国国家档案与文件署将管理一个统一的全国性的可持续利用的联邦政府永久的电子文件系统；
5、美国国家档案与文件署将提高管理美国国家档案馆的文件中心系统内的联邦机构电子文件的能力；
6、美国国家档案与文件署将保证无论何时何地任何人都能使用上最先进的工具找到并利用我们保存的电子文件；
7、在任何时候，美国国家档案与文件署的工作人员都有能力使用这些电子工具；
8、美国国家档案与文件署将通过倾听所有用户的需要，满足他们的需求以及征求他们的反馈意见来赢得用户持续、广泛的支持。
电子文件档案馆系统将拥有这样的功能（服务），无论在那里，美国国家档案与文件署、其他政府机构以及社会公众通过因特网能够利用政府电子文件，并且从国家档案馆、总统图书馆和联邦文件中心发送、寻找以及检索电子文件。它将是这样的一个系统，就统一性和综合性而言支持电子文件管理，但是实现这个系统的信息技术构架的定位对于这个系统的用户来说并不重要。
经过与计算机专家的通力协作且与大小计算机公司在信息技术方面的对话及大量的市场研究，美国国家档案与文件署确认，尽管建设这样一个系统所需要的绝大多数基础技术作为商业产品是可以得到的，但是建设一个综合系统不仅能保存和持续提供利用任何类型的电子文件，而且还能支持电子文件管理的过程，能与联邦部门、研究机构、各类院校、图书馆、办公室、家庭等各种各样形式的系统互动。
许多专家不仅把建设电子文件档案馆描述成具有史无前例的、错综复杂的和具有冒险的特点，而且还因为这样一个系统把信息技术推入一个新的发展方向而感到兴奋。一些分析家相信，建设电子文件档案馆，不仅对于文化遗产机构是必不可少的，而且在数字领域中还将指导商业活动。
这项重大事业的投入也是非常巨大的。2004年，联邦政府已经向国家档案馆提供了3600万美元着手开发和部署这个系统，该系统开发费用将逐年增加，预期到2007年具有初始的运行能力，到2011年4月，正式完成整个系统。正是由于这些原因，这个方案不仅受到国家档案馆管理层的高度重视，同时也备受白宫、美国国会和其他政府机构以及信息技术业的高度关注。
在美国国家档案与文件署建立的系统的复杂性中，一个重要因素源于国家档案馆的决定，该决定想要获得一个系统，来支持档案馆整个的、头尾相接的跨越电子文件管理生命周期的过程。基于对所有电子文件管理的基本过程都已达成共识而言，美国国家档案与文件署需要一个适合所有电子文件创造者产生的电子文件和所有保存在档案馆的电子文件的集成的方法，该系统的范围延伸到所有电子文件管理的生命周期。在系统支持电子文件管理的方法和如何定位其他类型的电子文件之间有一个根本的区别：这个系统除了继续处理电子文件之外，还将支持对利用电子文件所产生的信息、信息记录的形成者以及那些形成电子文件活动的管理。
从单纯的技术观点看，建设如此的一个系统是具有挑战性的，一方面由于档案馆运作方式、档案工作者思考和工作的方法，另一方面，设计和开发的计算机系统的方式等差异，大大加剧了困难。就一个有责任保存各类记录产生者的档案的国家档案馆或任何其他档案机构来说，由于各类记录在技术和档案的特性上都是不同的，所以，问题更加严重。
美国国家档案与文件署承诺要与合作伙伴共同完成这项事业。为了应对电子文件的挑战，自从1998年以来，美国国家档案与文件署已经广泛建立了合作伙伴关系。合作关系之一就是在计算机科学和信息技术领域。第一个合作伙伴是专利与商标局。作为国家科学基金会的联合发起人，美国国家档案与文件署，自1998年以来，开始从事军队研究实验室的工作，关注信息保障和运用先进技术解决一些复杂的档案问题。为了开发档案信息系统，在国际咨询委员会关于空间数据系统方案的背景下，与国家科学基金会合作开发ISO标准。
另一个大的领域的合作就是档案学、文件管理学和信息科学。在那个领域中的一个最重要的活动是“永久保护真实电子文件国际研究”项目（INTERPARES）。总部在加拿大的大不列颠哥伦比亚大学，把这个涉及多学科的项目的重点放在保存真实的电子文件的必要条件上。在国家数字信息基础结构和保存项目开发的初始阶段，美国国家档案与文件署已经与国会图书馆合作，并且它还是数字图书馆联盟的成员之一。
这些伙伴关系与国家档案馆的基本战略计划是一致的，这个战略计划不是把目标放在开发特殊的技术来满足档案或电子文件的管理需求。相反，我们要寻找的在技术上的解决方法是电子政府、电子贸易和新一代的信息基础结构的出现。这项战略计划应当充分运用我们利用市场的能力。它将使我们有望获得在行政机构从事电子文件管理的权力。
如果不这样做，美国政府每天创造的文件将永远的失去。这就是为什么美国国家档案与文件署需要建设电子文件档案馆，这样，无论何时、何地、乃至将来，任何人都可以依靠那时使用的技术利用这些电子文件。
这就是为什么美国国家档案与文件署要花费如此多的时间和资源设计联邦电子文件的管理和建设电子文件档案馆，不仅仅是为了将来的档案馆，更是为了将来能使用这些电子文件，因为我们不仅仅服务于现在的公众，更是为了服务于未来的公众。
（涵之译自美国国家档案馆网站）
