“文件材料”一词在档案工作中被广泛使用，例如，《机关档案工作条例》第十二条，机关档案部门接收的档案，要符合“应归档的文件材料齐全、完整”，“归档的文件材料，保持它们之间的历史联系”；《档案法实施办法》第十二条，“执照国家档案局关于文件材料归砂的规定，应当立卷归档的材料由本单位的文书或业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者工作人员集中管理。”
这次《规定》第二条明确了“机关文件材料”是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录，对“机关文件材料”的内涵了明确的界定。从门类上分“机关文件材料”可分为文书、人事、基建、会计等文件材料；从载体上分，可分为纸质、磁性、电子等载文件材料。《规定》界定“机关文件材料”的内涵，就是要使《规定》适用于机关各种门类或载体的文件材料的归档工作，而不是仅仅针对机关文书材料的归档工作。
《规定》虽没有其他门类文件材料的归档范围和档案保管期限表，但根据《规定》第九条，“机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行”。
