研讨与交流3
网络化管理下取消案卷题名之探索
攀枝花学院：杨杰
摘要：案卷题名在传统档案管理时期是缺一不可，但随着计算机技术，网络技术，数据库技术的引入和广泛应用，其存在价值明显降低，甚至消失，同时随着《归档文件整理规则》的推行与实施，为取消案卷题名提供了理论依据。
关键词：网络管理 案卷题名 取消 探索
在传统档案工作时期，案卷题名作为最基本的档案保管单位名称，价值意义非常重大，然而随着计算机技术和网络技术的引入，我认为案卷题名本身内含的价值在变，同时应用价值直线下降，甚至没有。笔者本着简化整理，提高档案工作效率角度出发，探索案卷题名在新时期的存在价值，从而提出取消案卷题名的个人观点。
1、 案卷题名的含义和内容
案卷题名又称之为案卷标题，指用来综合揭示案卷内材料内容与成分的文字有序组合，同时它也是区别于不同案卷的唯一总体概述。它是由责任者、内容、文种三部分构成，并且以一种有序的逻辑组合的方式同时出现在案卷题名中，这三者之间缺一不可。
二、案卷题名的属性
（一）是一种代号。案卷题名是一些有序组合档案材料的集体名称，是该组档案材料的集体代号，这种代号不是以数字序列形式为主存在，而是以文字序列为主体的逻辑形式体现并且存在，它是不同案卷之间区别的文字代号。
（二）包容性。案卷题名是该卷档案材料的内容与形式的集中归纳，它必须体现卷内每份文件的大致内容与形式，其概念外延应该大于或者等于卷内每份文件的概念外延。
（三）抽象性。案卷题名是人的大脑对存在案卷的一种标示性思维结果。是一种精神活动，是人类大脑活动的体现结果，具有非常强的抽象主观性。
（四）偏差性。从档案案卷题名的构成看，案卷题名包括卷内材料的责任者、内容与文种，这三项之中，内容是主体，其内容是指卷内所有文件的内容，并非每份文件内容的简单相加或者有序组合，是卷内档案每份材料内容的有机的高度的精练融合，就象一种思想的深度相互。组合的结果层次与组织者本身的知识，能力，技能密切相关。组合者的综合素质越高，其案卷题名越全面和精练，反之出现的题名就越差。
三、拟写案卷题名的要求
（一）历史观点和政治上的政确性。档案是历史的产物，各个历史时期的档案本身，往往 带有若干历史特征。我们在拟写时必须尊重历史事实，对待历史事件不作主观的臆测，不加以夸大或者缩小。[1]
（二）文字简练，表达准确。[2]案卷题名对卷内档案材料的概括标示，为文件的检索提供一个综合性的单元途径，因些要求文字上简单通顺，准确地揭示卷内档案材料的内容与成分。
（三）突出重点，揭示典型。重点是指卷内档案材料内容反映的问题重要的、多次出现的，典型的是指卷内档案材料涉及的相关问题或者文种或者责任者相类似。针对这种情况下，拟写案卷题名时务必突出重点，揭示典型。
（四）结构力求完整。[3] 是指案卷题名组成的责任者、内容、文种三项力求全体出现，不能随意缺失，否则会给档案的利用造成一定的难度。降低甚至丢失题名的使用价值的。
四、案卷题名价值及使用价值分析
（一）案卷题名价值内含
根据经济学中的价值概念“价值是凝结在商品中的无差别的人类劳动或抽象的人类劳动”的理解，只要是人类对某一项事物或者事件付出了无差别的劳动，那么就应该有价值，案卷题名作为一项社会抽象劳动的产物，人类对其付出了劳动，因此它就应该有存在的价值。即档案工作者拟写案卷题名所凝结的无差别的抽象劳动。是案卷题名这一社会抽象劳动产物存在的固有属性之一。
（二）案卷题名的使用价值及内含
根据经济学中的使用价值概念“能满足人们某种需要的有用性” [4] 的理解，不管是事物或者概念，只要是有用的事物或者概念者具有使用价值，因此我把案卷题名的使用价值引伸为：满足我们档案事业发展需要的一种有用性。
五、案卷题名价值及使用价值在档案工作中的体现
案卷题名作为档案事业领域内的意识形态的产物，它的价值与使用价值主要体现在档案工作以下方面。
（一）价值体现。根据案卷题名价值内含，其价值主要体现在从档案的分类，组卷及拟写，抄写等整理过程中所凝聚的社会劳动，是一种共性劳动，不是特殊性的社会劳动。
（二）使用价值体现。案卷题名的使用价值主要体现在档案的整理（填封）、编目、与档案利用工作之中。
1.案卷封面填写。案卷封面填写必选项目中有一项即为案卷题名，为了确保档案整理的完整性与规范性，必须把事先拟写好的案卷题名填写入相关栏目中，以确保项目完整，达到见封知内的利用效果。
2.编目。主要是指编制案卷目录，把相关案卷的内容及形式信息按照一定的体例编制而成的一种检索工具，内容信息主要是指案卷题名，缺了案卷题名，无法完成案卷目录的完整编制和续的档案利用。
3.档案利用。主要是指档案的案卷级检索利用。案卷题名作为其中一项主要的检索途径，通过案卷题名的检索，查找到相关的案卷信息，达到预期的档案利用效果。
六、不同时期对档案工作提出的总体要求
（一）传统档案工作时期。指对档案实体进行手工操作管理的时期，该时期主要体现为实体管理。其总的要求是：“丰”、“精”、“全”、“序”、“准”。 “丰”指档案材料收集丰富，档案人员的经验丰富。“精”指档案材料整理精细。“准”指的档案人员的分类准确。“全”指档案材料实体收集全面和保管安全。“序”指档案提供利用的程序化。
（二）网络化管理时期（信息化管理时期）。指利用计算机技术、网络技术、多媒体等技术对档案信息及实体进行有效管理的时期，其总的特征为档案实体信息化。该时期对档案工作的总体要求是：“广”、 “简”、“全”、“快”。“广”是指档案信息收集的渠道和内容广，档案信息检索的途径广。“简”指档案的整理简化，档案利用程序简化。“全”指档案信息内容全面和档案信息的安全。“快”指档案信息的发布快，满足档案信息需求快。
七、取消案卷题名的含义及操作
取消案卷题名就是对档案实体整理过程中取消对卷内材料中心思想的题写，不用拟写案卷题名，卷（盒）内文件材料成为最基本的管理单位。具体操作就是以《归档文件整理规则》（后面简称为《新规则》）为依据，对档案材料的管理实行“件”管理，取消“卷”管理单位，以盒代替“卷”，盒封面不用填写该盒的主要内容，只需在封面填写盒内文件的起止流水号即可。真正实现“件”当家的档案整理方式与档案管理单元方式。
八、取消案卷题名的原因
随着计算机技术、网络技术、多媒体等技术的广泛应用，档案工作应该设法改变传统的一些档案管理做法与理念来适应新时期的档案工作发展需要。尤其是需要从基础着手，我认为取消案卷题名就是改革传统档案管理，适应新时期档案工作发展需要的做法之一。取消案卷题名原因如下。
（一）案卷题名拟写难度大和偏差性。案卷题名是一卷档案材料中心思想的高度概括与凝练，对拟写案卷题名的人员要求极高，并且不同的人，拟写相同的案卷，其结果不一定相同。这些要求为进入档案事业的人员人为地提高了难度，不利于新生力量融入档案工作，同时也为稳定档案人员增加了难度。
（二）案卷题名存在价值降低甚至消失。
案卷题名的存在价值即使用价值，它主要在于实体区别和实体检索使用，然而在网络化管理时期，对档案的需求主要是档案实体自身信息的需求，对档案实体和档案目录需求越来越少，甚至没有，这就意味着案卷题名使用价值消失了。这是取消案卷题名做法的主要原因。
（三）《部门立卷制度》的正常推广的需要
《部门立卷制度》要求各职能单位自行组卷与整理，把整理好的档案向档案部门移交。然而由于案卷题名拟写的难度大，偏差性大，同时各职能单位的档案人员都是兼职档案人员，不可能具有案卷题名拟写的专业水平，造成了各单位的兼职档案人员不能正常拟写案卷题名，不能按时完成《部门立卷制度》下的本单位档案工作。由此，案卷题名的存在成为了《部门立卷制度》推广的又一障碍。
（四）归档工作正常开展的需要。
归档工作都是在《部门立卷制度》的指导下进行。然而由于案卷题名高难度存在和必需拟写，同时由于各职能单位的档案人员都不是专业档案人员，不可能按照要求完成归档档案案卷题名的拟写任务，由此为兼职档案人员顺利用完成本单位的归档任务增加了相当高的难度。为了便于各单位归档工作的正常开展与推进，取消案卷题名就势在必行。
九、取消案卷题名操作的可行性。
1.《新规则》的推行为取消案卷题名操作提供了理论依据。《新规则》的核心思想就是对文书档案进行简化整理，深化检索（利用）。简化整理就是取消“卷”，实行“件” 当家，目的是减少或者降低甚至消失整理所需的社会劳动时间。案卷题名的拟写作为档案整理的内容之一，当然也就要求被减少甚至取消。由此可见，取消案卷题名就成为其它档案（科技档案、专门档案等）进一步推行《新规则》的措施体现之一。
2现代技术的引用，为取消案卷题名操作提供了技术与设备保障。取消案卷题名也就意味着不能实现案卷级信息的检索，只能进行文件级的信息检索。由于文件数量多，信息量大，靠手工帐簿式检索无法满足人们对档案信息的需求，因此必需现代技术的引用，完成文件集信息的智能检索。随着计算机、网络、数据库等现代技术在档案工作中的广泛应用，为实现文件级的智能检索提供了可能，同时也为取消案题名操作提供了可行性保障。
虽然，《新规则》要求的是文书档案中执行“件”当家的管理理念，但本文要求的是在新时期把“件”当家的管理理念践行于各类档案之中，让所有档案都取消“卷”，同时取消案卷题名，目的在于真正地践行简化整理，把以前花在分类和拟与案卷题名的时间用于检索功能的完善，真正实现多功能的，全方位的档案信息检索，满足新时期档案信息的各类需求。
参考文献：
[1].陈兆祦，和宝荣，王英玮，档案管理学基础（2005年，第三版），中国人民大学出版社，147。
[2]. 陈兆祦，和宝荣，王英玮，档案管理学基础（2005年，第三版），中国人民大学出版社，147。
[3]. 陈兆祦，和宝荣，王英玮，档案管理学基础（2005年，第三版），中国人民大学出版社，,147。
[4].中国大百科全书编委会，中国大百科全书（1994年，第一版），经济学，第74卷。
