浅谈当代档案文秘人员的基本素质
仁和区档案局 蒙炜
摘要：本文着重论述了做好档案文秘人员的重要意义，档案的价值，关键在于档案的质量，而档案资料的质量，又取决于档案文秘人员的自身素质。档案文秘人员素质的优劣，直接影响着档案管理水平和档案资源开发利用服务质量。如何提高档案文秘人员的素质，所提出的具体方法，有理有据，联系实际，行之有效。
关键词：当代 档案 文秘 人员 素质
文秘是党政部门和企业、事业单位必不可少的工作人员。其作为一种工作职务，不仅仅是抄、写、收、发，而且扮演着领导的参谋和助手，担负着联络上下、协调左右、参与政务、办理事务的重要角色。同时，绝大部分中小机关、企事业单位的文秘又是单位档案的管理者。档案的价值，关键在于档案的质量，而档案资料的质量，又取决于档案文秘人员的自身素质。因此，本文就从文秘的自身修养谈起，进而就文秘的修养与档案管理的关系问题浅谈一下自己的认识。
一、文秘较好的素质修养，是档案管理的重要基础条件
文秘作为领导的助手和参谋，一是记录和抄写；二是文稿起草。记录，有领导的口授记录，有接待来访者的记录，还有会议记录和电话记录等等；抄写，即对字迹潦草或因在起草过程中经反复推敲、多次修改和勾划的文稿进行拟写以便于继续修改或交付打印。帮助领导拟写稿件能让领导抽出时间去做其他工作，这是文秘应尽的责任。起草文稿，是文秘工作的主要部分。文稿的起草过程，常常是由领导和文字秘书合作进行的。有时，是领导亲自动手，秘书帮助拟写。以及做一些收集、补充和核实；有时，是领导口授主要内容，秘书记下后负责文字的加工整理；有时则是领导只口授一个要点，或者同秘书一起在讨论中形成一个要点，然后由秘书据此去收集材料、推敲观点，形成文字。最后一种，领导只是出题目，而从拟定提纲、收集材料、起草文稿到讨论修改，则都由文秘单独负责。特别需要指出的是，在起草文稿的时候，文秘不但可以在酝酿和讨论文稿的时候提出自己的意见供领导参考，而且可以在起草时直接把自己的想法写上去，形成初稿，让领导人去决断，而不是照葫芦画瓢，这样形成的文稿才能真实、全面、生动地反映传达领导的决策、方针、意图等，并使之成为群众性的行动。
要达到上述目的，文秘就必须具备较高的素质。除了具备一般工作人员的基本条件外，还应有自己特殊的知识修养、技能修养、品德修养、作风修养方面的要求。知识修养、技能修养好不好，是一个文秘称职不称职的问题；品德修养、作风修养好不好，是一个文秘合格不合格的问题。因此，文秘要自觉地、全面地加强这四个方面的修养，努力把自己造就成为德才兼备、既合格又称职的国家特殊岗位上的工作人员，在自己的工作岗位上，不仅仅通过文字的抄写、记录和文稿起草做好领导的助手和参谋，同时，由其经手、处理的具有较高水平的文字材料，也为档案提供了准确的、丰富的、详实的具有较高价值的原始资料。因此，较好的文秘的素质修养，是档案管理的重要基础条件之一。
二、文秘同时应该是一名优秀的档案管理工作者
档案是人类社会活动的原始记录，是最可靠的固化记录，最具有权威性和凭证性。尤其是独一且珍贵的历史性档案资料，一旦损毁、消失其原始原貌无法复原再生，其损失无法估量。因此，不断强化档案管理，对于保护档案资料，提高档案服务质量，充分发挥档案无可替代的凭证作用，至关重要。 档案管理水平如何以及档案服务质量优劣，直接取决于档案的主人——档案管理人员。因此，档案管理人员的整体素质如何，是做好档案管理工作和保证档案服务质量的决定因素。
在一切社会活动中，人，是最活跃的起着决定作用的因素。而人的素质又是这个决定因素中的重要因素。灵巧的工业机器手是人造的；卫星、导弹、氢弹、原子弹是人造的；每秒钟运算几十亿次的电子计算机也是人造的。总之，再尖端再先进的科学技术成果，都是通过人发明创造出来的。再精密再先进的设备仪器，都是要由人去掌握、控制和操作。但是，先进的科学技术，不是人人都能发明创造和掌握的。学识浅智力差，素质低才能庸的人，是难以掌握先进的科学技术。
人才和人才素质如何，对事业成败兴衰起着决定性的作用。档案管理工作也是如此。由于人员编制和机构设置的局限，许多机关、企事业单位的档案管理工作都是由文秘兼职的。按照档案管理的有关规定，档案管理方面的业务又隶属当地档案局领导，因此，文秘应在遵循档案管理必须坚持党性、实践性和科学性的基础上，按照档案管理工作关于集中统一管理、完整与安全、便于利用的原则要求，努力提高档案管理方面的业务修养。
文秘兼做档案管理，主要是做好档案的收集、整理、鉴定、移交、利用、检索、编研和统计等环节的工作。这些环节之间既相互连接，又相互制约，而利用则是诸环节中的中心环节，其它环节都为利用服务，为利用打基础和创造条件。做好档案工作，为本部门、本单位的中心工作服务，是档案工作人员的根本任务。
作好档案管理工作，是为了保证档案在中心工作中的作用，即作为机关工作的参谋作用，作为宣传教育的素材，作为历史的凭证，作为科学研究的必要基础条件，其重要性是不言而喻的。由于机关档案管理工作是通过机关办公部门的内设机构即档案室进行的，而这类档案室对于较小机关而言，则具有综合性，它不仅是管理文书档案，同时统管了诸如人事、科技、会计等档案，门类更多，内容更丰富，工作更复杂，这样，要求提供大量的参考资料，要求为机关中心工作的利用创造方便的条件，而且要求提供的资料迅速、准确，这就增加了一定的难度。因此，文秘在加强秘书工作修养的同时，又必须具有档案工作人员的有关理论、业务、纪律、技能等方面的修养，做一名合格的档案管理工作者。
三、在新形势下，加强档案文秘人员培训教育的必要性
综上所述，由于中小机关的档案管理，一般情况下都是由文秘兼任的，因而文秘的自身修养直接影响着文稿的质量和档案管理的水平。文秘工作与档案管理工作，从专业上说，虽然有区别，但业务关系上又相互联系，更重要的是二者的工作成果往往又同存于一个载体，可以这样说，文秘的修养决定文档资料价值，进而搞好档案管理，使档案发挥应有作用的基础，这就是两者之间的本质联系。
党的十一届三中全会以来，随着党和国家把中心工作转移到经济建设、改革开放和市场经济的发展完善，各类部门在机关建设中，对文秘的要求越来越高，对档案的管理及其作用的发挥也越来越重视，机关档案管理作为党和国家专门档案局的基层和基础工作就显得尤为重要。经过二十年来的努力，档案的管理有了较大的发展，但档案管理队伍的建设，特别是广大基层部门机关的档案管理队伍的建设及其档案管理的水平还存在着明显的与时代要求不相适应的方面。突出地表现在能胜任文秘又兼档案管理的人员数量少、岗位不稳定。存在这种局面的主要原因首先是有关领导对文秘的要求不高，对档案工作不重视，认为文秘只是抄抄写写，无足轻重，档案管理工作只是收收发发、装装订订，无须专业，更有少数领导受社会风气不良影响，把文秘、档案人员做为自己的亲信、随从，来去以符合自己的口味为标准。其次，是不关心文秘、档案人员的培训教育，专业水平始终得不到提高。
档案管理水平和档案服务质量的提高，档案事业的健康发展，以及今后档案工作逐步全面实现专业化、规范化、统一标准化管理，特别是现代化管理，都需要拥有一定数量的学历高、素质高、多功能的复合型档案专业人才。这种档案专业复合型人才，精通档案专业知识并能掌握现代高科技知识；精明强干，以少胜多，能身兼数职，办事效率高；能灵活运用电子计算机和光盘刻录技术；有较强的应变能力和恶劣工作条件与艰苦生活环境适应能力。
为此，针对文秘和档案管理的重要性以及在实际工作中存在的问题，档案管理人员的素质应当如何提高？笔者以为，可供参考的有效方法是：第一，以公务员基本素质要求为基本条件，在配备文秘、档案管理人员时，应选调那些与档案专业的有关人员；第二，对在岗的专业人员，按其所具有的专业技能层次，分期举办各种档次对路的专业技能培训，使他们在品德、业务、技能等方面有不断提高，以适应新形势的要求；第三，在所属业务管理部门的指导下，对机关文秘、档案管理人员，特别是文秘兼档案管理的工作人员进行定期考核，合格者持证上岗，并享受规定的工资津贴，鼓励他们作好本职工作经考核，不合格者，自然淘汰。许多企业内部体制改革的成功经验证明：实行专业技能培训考核，是提高员工整体素质的有效方法；采取公开招聘，实行公平竞争，优胜劣汰，能者上，庸者下。实践证明，这也是提高档案专业人员整体素质和工作质量的有效方法。
以上只是本人在实际工作中的一点体会，谈出一些看法，愿意与在机关从事文秘和档案管理工作的同行们进行更深的交流和探讨。
