浅谈如何做好灾后恢复重建档案工作
仁和区档案局 蒙 炜
2008年8月30日，仁和区发生的6.1级地震，不仅给人民生命财产和经济社会发展造成了巨大损失，同时也使我区档案馆、各乡镇和单位综合档案室遭受到前所未有的破坏。面对突如其来的地震灾害，我们在震后第一时间把抗震救灾确定为全局最重要、最紧迫的任务，及时深入乡镇、部门检查档案受损情况，全区246个综合档案室不同程度受损，其中75个严重受损。
8.30地震后，我区各乡镇、街道在抗震救灾和灾后重建过程中产生了大量的文件、表册、照片、图纸等资料，这些资料十分珍贵，具有很高的保存价值。既对今后相关工作提供参考，又为今后查考地质灾害和借鉴经验提供重要的依据，是化解矛盾纠纷，顺利开展重建工作的有力保障。因此，认真做好灾后恢复重建档案工作尤为重要。
一、仁和区灾后恢复重建档案工作的基本情况
在灾后恢复重建过程中，我区档案部门在区党委和政府的坚强领导下，发扬伟大的抗震救灾精神，在积极做好档案系统自身恢复重建工作的同时，全力以赴为灾后恢复重建工作提供档案服务。
（一）建立机制，落实责任
全区14个乡镇、街道及时建立抗震救灾和灾后恢复重建档案工作制度，成立灾后恢复重建档案工作领导小组，明确分管领导，并落实专人具体负责灾后恢复重建档案的收集、整理和归档工作。
（二）制定规范，强化培训
一是制定规范。以区政府办、区抗震救灾指挥部、区档案局的名义，先后印发了《关于加强抗震救灾中档案安全检查和收集工作的紧急通知》（攀仁抗指办[2008]8号）、《关于加强抗震救灾及灾后重建档案收集整理工作的通知》（攀仁档[2008]45号）、《关于进一步加强灾后重建档案管理工作的通知》（攀仁府办[2009]73 号）等切实可行的文件，明确了各乡镇、街办灾后恢复重建档案工作内容和职责；对抗震救灾和灾后重建档案的安全检查、收集、整理、保管、利用和移交等方面作出了明确的规定，有力促进了全区灾后恢复重建工作的顺利开展。
二是严格考核。区委、区政府将灾后重建档案工作纳入区政府工作目标督查内容和各单位灾后重建年度综合目标考核范畴，要求区委、区政府目标督查办牵头，会同区档案局等成员单位定期不定期组织督促检查。
三是加强培训。2009年5月8日，仁和区组织召开了仁和区灾后重建档案工作专题培训会，全区14个乡镇、街道参加了以灾后重建档案规范化管理基本要求和各种载体档案的收集、整理、分类和编目为内容的专题培训。通过培训，统一了灾后重建档案工作的业务标准，时间要求和整理办法，为各乡镇、街道的灾后重建档案工作的及时开展和正确操作奠定了基础。
（三）加强督查指导，跟进服务
我局按照全区的统一安排，仁和区档案局把服务灾后重建作为档案工作服务中心、服务民生的一项重要工作来抓，与区目标督查办、区重建办、区民政局等部门紧密配合，在灾后重建的每一个阶段都积极参与，明确专人负责全区灾后重建档案的收集、整理和归档工作的监督和指导，并将灾后恢复重建档案管理工作纳入2009年的重点工作，不断加强对灾后重建档案工作的指导，深入乡镇、街道加强督查指导、跟进服务。
在跟进指导时，我局灵活采用“一对一”的方式，分别对乡镇和所辖村负责灾后重建档案工作的人员进行现场指导和培训，对灾后重建档案如何进行收集、整理、归档、录入和数据备份等问题再次进行全面细致的讲解。要求各乡镇严格按照统一的标准和规范，认真开展收集、整理和归档工作。要求14个乡镇的6593户农房重建及21641户维修加固档案务必严格按照“一户一档”的标准进行整理，并实行计算机管理，建立起灾后重建档案数据库。
（四）发现问题，及时整改
通过督查，我们发现部分乡镇灾后重建工作普遍存在整理不规范，未按民政局给的统一编号顺序进行装盒，未规范拟写案卷封面；忽略了纸质、电子照片档案的收集、整理和全文挂接；部分灾后重建档案资料分散在挂村人员手中，未进行集中统一保管，存在一定的安全隐患；按“一户一档”录入档案管理软件的工作严重滞后等问题。针对存在的问题，我局要求其抓紧时间认真进行整改，并确定全面完成灾后重建档案的归档和著录工作的时间，紧接着逐步加强对扩大内需和灾后重建工程项目档案的收集、整理和归档。
（五）抢抓时间，完成目标
为确保2009年9月10日以前灾后农房重建全面验收工作这一目标任务的顺利完成，9月1日起，我局分成两个工作组，排出时间进度表，分别由正、副局长带队，再次深入各个乡镇，对灾后重建档案工作进行督查，并对存在的问题及时进行指导。协助各乡镇完成灾后重建档案的收集、整理、装订、装盒、编目和著录工作，并将整理规范的档案全部排列上架，实现了灾后重建档案的集中、安全保管。为确保灾后重建档案的完整性、准确性和规范性，各乡镇全部加派人员抓紧时间对灾后重建档案进行整理，并在规定时间范围内全面完成验收目标。
（六）提供利用，服务大局
灾情发生后，区档案馆及时对馆藏中涉及房屋建筑的科技档案进行梳理，以最快速度编制了重灾区乡镇和117学校房屋科技档案资料存放索引目录，为全区范围内受损房屋的鉴定和恢复重建工作提供了有力依据。
（七）确保安全，及时接收
仁和区8.30地震抗震救灾指挥部成立后，我局副局长亲自驻阵，担任指挥部办公室档案资料整理组组长，负责指挥部档案材料的收集、整理工作，指挥部撤销后，及时将形成的文书档案317件、设备档案1盒、照片档案237张依法接收进馆，确保抗震救灾档案的集中统一保管和有效提供利用。遗憾的是，区档案馆由于受此次地震影响成为危房，从承重能力安全角度的考虑，近期内无法将各乡镇产生的大量灾后重建档案接收进馆，只能暂时由各乡镇自己保管。
二、遇到的困难和问题
（一）硬件设施缺乏。各重灾乡镇受灾后，档案硬件设施的损坏严重，加之灾后重建档案形成数量较多，造成档案装具相对缺乏，不利于档案的安全保管保护。
（二）档案收集不齐全。8.30地震发生后，由于时间紧，形成材料多，各种资料没有及时汇总，特别是照片档案收集不够齐全。
（三）档案形成和整理不规范。存在资料形成不规范现象，由于救灾物资发放匆忙，造成具体数据和物资数量登记不准确现象；部分文件无经办单位公章，缺少严肃性，使文件不具备法律效力，为今后矛盾纠纷留下隐患；由于各乡镇综合档案室不同程度受损，造成部分乡镇的灾后重建档案资料无法实现统一集中管理。
三、采取的措施
在具体实施过程中，我区主要采取以下几项措施，确保做好灾后重建档案工作：
一是通过灾后重建档案培训班的举办，进一步强化灾后重建档案的规范整理，确保我区灾后重建档案工作如期完成。
二是通过不断加强与区目标督查办、区重建办、区民政局等相关部门的配合，加大对各个乡镇灾后重建档案的跟踪监督和指导力度。
三是进一步加大对抗震救灾和灾后重建档案的征集工作力度，将抗震救灾和灾后重建过程中形成的珍贵照片、影像等资料征集进馆。
四是依法将整理规范的灾后重建档案接收进馆。
五是确保我区抗震救灾档案资料能够规范整理、安全保管、及时接收、方便利用，为我区抗震救灾活动留存完整的历史记录。
四、灾后恢复重建档案工作完成情况
通过一年多的不懈努力，仁和区灾后恢复重建档案工作取得了明显实效。截止2009年底，全区所有灾后恢复重建档案，已全部按照要求收集、整理、著录完毕，共整理43909件、张、盘，并实现计算机检索，圆满完成了灾后恢复重建档案工作这一光荣而艰巨的目标任务。
