略阳县×××文件材料归档范围和文书档案保管期限表的编制说明
一、归档范围
凡是记录和反映县×××职能工作活动，具有查考利用价值的文件材料均列入归档范围。
（一）上级机关的文件材料
1、省市颁发的文件及会议主要文件材料；
2、省市召开的专门性会议的主要文件材料；
3、省市领导及县委、县人大、县政府领导在我局视察、检查或调查研究工作时的重要指示、讲话、题词、照片、音像等材料；
4、全国和省市门及县委、县政府转发我×××的文件（包括报纸、刊物转载）资料；
5、召开的×××工作会议的全套会议文件以及声像光盘等材料；
（二）本×××的文件材料
1、县×××召开的工作会议、专门会议的重要文件材料；
2、县×××制发的（包括转发或与其他机关联合颁发的）各种正式文件签发稿、印制稿、修改稿、正式稿；
3、县×××制定的各项业务规范性文件及其机关制度、调查、摸底、检查、考评、培训等文件材料；
4、县×××的请示、报告与上级机关的批复文件，下级机关的请示、报告与本机关的批复文件；
5、县×××在职能工作活动中形成的工作计划、制度、报告、总结等材料；
6、县×××党、团、工会、妇女组织在工作活动中形成的重要文件材料；
7、县×××的党员、干部报表，财会凭证、帐薄报表及其它类，基建档案等；
8、县×××重要的来信来访材料、领导批示和有关部门处理信访形成的调查处理意见等材料；
9、县×××领导在重要会务活动或赴外地参加会议、考察工作形成的讲话、经验性发言、论文、报告等材料；
10、县×××成立、合并、撤销、更改名称、启用印信以及组织原则、人员编制等文件材料；
11、县×××的历史沿革、大事记、反映本机关重要活动事件的凭证性实物和音像光盘材料；
12、县×××上报和下批的干部任免、调配、培训、聘任，党员、团员、干部、工人名册、报表以及职工录用、转正、定级、调资、退职、退休、离休、评残、抚恤、死亡等工作及干部奖惩等文件材料；
13、县×××办理干部、工人的转移工资、人事手续，党、团、工会组织介绍信及存根材料；
14、县×××财产、物资、档案等交接凭证；
15、县×××编印的大事记、其它文件汇编资料、简报等的原稿和样本、定稿；
16、县×××与有关部门和单位签订的各类合同、协议书等文件材料；
17、县×××各种普查工作中形成的文件材料；
18、县×××干部职工死亡档案材料。
（三）同级机关文件材料
1、同级的县委、县政府有关部门与本机关联系、协商工作的重要来往文件；
二、归档要求
1、单位指定一位同志按照归档范围和要求，经过整理筛选立卷，于第二年第一季度整理归档。移交档案时应进行认真核查，交接双方按目录清点无误后再在案卷接收登记薄上签字。
2、会计档案由会计经办人员按照归档要求整理立卷。当年的会计档案，在会计年度结算终了后，可在本部门保管两年，期满之后，由会计部门编制案卷目录一式三份，会计部门留存一份，其余两份连同会计档案一并交档案室统一管理。
3、音像、图片、光碟档案按照归档要求定期整理立卷，并按时移交。
4、凡归档的文件材料要齐全完整，分类整理，严格按规定要求归档，使之能正确反映本机关活动的基本面貌，便于保管和利用。
5、凡归档的文件材料，字迹必须清楚。禁止用圆珠笔、铅笔书写或复写纸复写、复印。材料底稿纸为A4。
6、凡归档的文件材料，需按照规定认真填写各项条目，卷面需用毛笔或钢笔书写，字迹工整清楚。
7、凡归档的文件材料，按保管期限分为永久、定期（30年、10年），具体细则由×××办公室制定。
2009年×月×日印发
