1 系统功能的总体描述
1.1 功能模块的设置
依据《国家行政机关公文处理办法》的规定，办公自动化系统应当设置收文管理、发文管理、文件归档功能模块。从档案管理的实际需求出发，应当设置档案管理、档案利用功能模块。
1.2 电子文件管理的要求
系统除应赋予档案部门浏览电子文件运转及归档各环节的权限之外，还应符合以下要求：
1.2.1 为满足文件存贮和管理的需要，系统应具备为每一份系统管理文件指定一个唯一标识符的功能。
1.2.2 按照国家标准 《电子文件归档与管理规范》(GB／T18894- 2002)的规定，系统应当设置《电子文件登记表》。《电子文件登记表》应尽量由系统自动采集而成，不能自动采集的内容由文件形成部门或信息管理部门登记，并与电子文件一并向档案部门移交。
2 电子文件真实性、完整性的保障措施
为保证电子文件的真实性和完整性，系统应满足管理需要：
2.1 规定电子文件的流转程序，文件流转到下一环节后，上一环节的人员不能再对其进行修改。
2.2 系统能够记录并显示文件的历次修改痕迹或历次修改稿，并具备将其与文件最后稿本相关联的功能，以保证电子文件的处理过程无差错，未被非正常改动。
2.3 系统应设置足够容量的电子文件预归档库，保证各部门办理完毕的应归档的电子文件能够及时收集，集中管理。
3 电子文件安全性的保障措施
在保证电子文件的安全性方面，系统应当具备以下六项功能：
3.1 通过系统的访问控制、数据保护和系统安全保密监控管理等基本功能，保证电子文件的安全。
3.2 对用户权限进行管理，包括系统各部分的操作权限管理和数据操作权限管理。系统应能对所有上机操作人员自动判断分类，拒绝、警示非法操作并加以记录。
3.3 系统中设置符合安全要求、自动启动的电子文件操作日志，从电子文件生成时就开始对其严密监管，实时记录电子文件的操作人员、时间、设备、项目、内容等。
3.4 选用加密技术，保证电子文件在传输过程中的安全。
3.5 对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。
3.6 系统能够对数据库进行完整备份、差额备份和日志备份，能够通过安全的备份策略在数据库系统出错后完成数据恢复任务。有条件的单位可实施异地保存。
4 电子档案管理模块功能需求描述
电子档案管理模块指对归档电子文件进行数据管理、整理编目，并能辅助实体管理的模块。该模块应确保在软、硬件环境发生变化时所存电子档案的齐全完整、安全迁移及有效利用。电子档案管理模块的构成：此模块应由数据管理子模块、整理编目子模块、辅助实体管理子模块组成。
4.1数据管理子模块应具备对各类电子档案目录及全文进行数据管理的功能，主要包括档案数据的输入、存储、修改、删除等内容。其功能主要有：
a. 保证文件处理部分录入的数据与档案数据对应项目的格式完全一致，并能根据归档标识实现归档文件的有效迁移；b.电子档案应包括网络中形成并归档的文本电子文件、扫描形成的图像电子文件、通过数字设备形成的音频、视频、多媒体电子文件等；c.各种不同类型的电子档案数据，其文件格式均应尽量采用国家标准规定的通用文件格式。确需采用非通用格式的，应能根据需要按要求实现与通用格式之间的转换。
4.2 整理编目子模块应具备档案类目设置、分类排序、数据校验、目录生成、数据统计、打印输出等基本功能，并具备根据用户需要增设主题词(或关键词)的自动标引功能。其主要功能包括：a.能为用户自行设置实体分类方案预留空间，并能满足按照分类类目进行自动分类和自动排序的需求；b.能自动生成档案管理所需的各种排列序号，并能由用户自主修改和重新排序，保存时具有防重号的校验功能；c.能自动生成符合档案工作相关标准要求的各种目录和备考表；d.具备档案管理需要的各种统计功能，并能生成反映档案接收、保管、利用和鉴定销毁等情况的统计报表；e.具备完备的打印输出功能，能打印输出各类统计报表、目录、备考表及电子文件全文。
4.3 辅助实体管理子模块。辅助实体管理子模块应具备对归档电子文件的检测、调整、存入磁光载体、迁移、异地保存、密级变更以及移交进馆等工作进行相应管理的功能。这里，重点描述电子档案的迁移功能。迁移指源系统中的电子档案向目的系统进行转移存储的方法和过程。为保证电子档案长期保存和读取，系统应具备迁移功能。a.系统应具备既能读取旧格式电子档案，也能将其有关信息写在新格式上的管理功能，当迁移到不同操作系统时，应首先确保内容的真实和使用的需要；b.系统中电子档案管理模块应具备较强的数据独立性，确保在软、硬件环境发生变化时，数据的完整、安全迁移及日后的妥善保存及有效利用；c.应能保证系统内文件处理部分录入的数据与档案数据对应项目的格式完全一致，并能根据归档标识实现归档文件的有效迁移；d.系统设备更新或系统扩充时，有关部门应及时对电子档案进行迁移操作，并记录原系统设备、目标系统设备、被迁移电子档案的情况。
5 电子档案利用模块功能需求描述
电子档案利用模块指对电子档案的信息数据进行多种途径的检索查询，并具备全文浏览及下载等辅助功能的模块。
5.1 电子档案利用模块的必备功能。档案部门在设置检索、浏览等利用功能时，要从利用者的角度着想，即设置那些检索项更方便利用者，利用者可能从哪些角度进行查找，怎样设置利用中请单，如何简便利用手续等问题，都应当通盘予以考虑，尽量使该模块功能全面、便捷，满足利用者的不同。a.应当对全部用户开放电子档案目录，并设置目录检索查询、浏览，图文声像一体化检索等方面的功能。b.至少应设置案卷题名或文件标题、责任者、形成年度、主题词、保管期限、目录号、案卷号或件号、机构或问题、发文字号等检索项，并具备以下功能：能根据检索项提供多条件组合查询，满足用户对查全率、查准率的要求；能对查询结果进行显示、排序、转存、打印或选择传输等方面的技术处理。c.对非限制利用的电子档案，系统应当具备向全部用户提供直接查阅、浏览的功能。d.对限制利用的电子档案，系统应当设置利用权限，实现不同职责、需求、级别的利用者对特定范围和内容电子档案的在线利用。
5.2电子档案的利用程序。主要是指对限制利用的电子档案的利用审批程序。第一步，借阅者查看电子档案目录；第二步，提出申请并填写借阅者清单，其者利用者、利用部门、借阅时间、借阅期限、归还时间、利用目的等6项为必填项；第三步，系统审核其利用权限并通过；第四步，调阅电子档案全文。如果系统审核未通过，利用者则需要向档案部门提出借阅申请，审核通过后方能调阅电子档案全文。
