v  建立台帐，定期检查。像仓库管理一样，定期盘库做到电子档案与保存文件相一致，借阅台帐与电子档案相一致。借出登记，归还销账。专人管理，慎重修改和更新原有记录。

v  接收文件时要按照GB50328-2002建设工程文件归档整理规范以及当地政府主管部门的要求列出目录，照单收取。重点关注：文件要原件，无原件的要加盖发文单位法人红章；图纸要有设计院出

v  图章、注册章、消防自审章以及相关批准部门核准章、竣工图章;文件是否有效，是否在授权范围内签发等等。

v  施工单位项目经理（注册建造师） 、负责人法人委托授权授、监理单位总监理工程师(注册监理工程师)法人授权委托书。

v  重要的补充协议、建设单位指令单、监理单位备忘录等涉及经济、质量责任区分的文件。