我国多数综合档案馆普遍存在档案破损量大、破损程度复杂、修复人员短缺、修复速度赶不上档案破损速度等问题。问题由来已久，可培养修复人员非一朝一夕，档案修复不能赶速度，这种较为普遍的矛盾不能在短时间得到解决，唯一可行的方法是按照档案破损程度定级，分轻重缓急，突出重点和有选择地进行抢救和修复，将有限的力量用在最需要抢救的档案修复上。
确定修复顺序和修复方法是制定档案抢救策略和计划首先要考虑的问题。多数纸质档案破损是由于年代久远发生老化，外观呈现的老化特征多为内部结构或成分发生改变。较为准确地判断档案抢救时间，不但要了解纸张外在破损状态，同时要检测纸张内部变化情况。如太早抢救有过早干预之嫌，浪费人力、物力、财力；如错过抢救最佳时机，则影响抢救效果，严重的话可能无法恢复原貌。例如民国档案抢救时间的确定，民国档案纸张酸化现象较为普遍，酸化表征是纸张发黄、发脆，内部变化是氢离子浓度增加。一般情况下，纸张pH降到6.5，即轻度破损，就要密切关注档案变化；若纸张pH快速下降到小于6.2，即可考虑去酸处理，以抑制纸张酸化情况，从而缓解纸张性能的下降。当纸张pH≤4.0，纸张一触即碎，严重的话会成粉末状，这样就失去了档案抢救的最佳机会，修复的难度系数陡然增高，恢复原貌的几率也同时降低。因此，民国档案抢救不能晚于纸张pH≤4.0时。
“破损标准”将档案破损状况分为4级，破损最为严重的为特残破损，理应进行优先抢救，轻度破损可以暂缓修复。除此因素外，档案抢救顺序需要根据各单位具体情况，综合考虑档案价值、独特性、社会利用等因素，确定抢救先后顺序。档案破损等级的划分是一项复杂、细致的工作，要对档案破损状态有较为全面的了解和分析判断。主观、客观相结合，尤其是主观判断，应尽可能符合客观现实，依据定性分析和定量测试，以便制定科学的等级划分。为便于“破损标准”的应用，应尽可能依据量化指标确定破损等级。
制定依据 “破损标准”是遵循《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写》(GB/T 1.1- 2009)编制的，包括前言、引言、正文和参考文献4个部分。“破损标准”的正文部分包括适用范围、规范性引用文件、术语及标准的所有条款。在编制过程中，“破损标准”主要参照已经颁布的、与纸质档案抢救和修复相关的国际标准、国家标准、行业标准、指南及近年来出台的有关档案管理办法等政策文件，参考与纸质档案、古籍、文物保护修复相关的问题研究及纸质档案破损自身特点。“破损标准”引用的其他相关标准有：《古籍修复技术规范与质量要求》（GB/T 21712—2008）、《档案修裱技术规范》（DA/T 25—2000）、《档案工作基本术语》（DA/T 1—2000）和《古籍特藏破损定级标准》（WH／T 22—2006）。考虑到档案破损情况复杂，“破损标准”涉及的术语要体现档案特色、纸张特点，如字迹洇化扩散、字迹褪色、字迹酸蚀等术语。“字迹”属于档案制成材料之一，如果纸张完好，字迹出现破损，则在档案抢救范围之列，而《古籍特藏破损定级标准》未将“字迹”纳入其中。《档案工作基本术语》和《档案修裱技术规范》中规定的术语和定义适用于“破损标准”。
纸张定损时应尽可能涵盖所有破损状况，尽量做到描述简单、明了，同时语言表达要准确、到位，符合实际情况。档案修复人员的专业水平、综合素质以及对纸质档案破损的理解程度是决定此项工作开展及开展效果的主要因素。专业水平是指档案修复人员对档案形成纸张、字迹等有一定了解，并掌握一定检测技术，对修复工作有一定经验，了解纸张各种病害特点。综合素质是指档案修复人员对档案管理工作、保护工作及修复工作性质、内容等的综合理解和掌握。“破损标准”针对破损档案进行定级，规定了划分纸质档案破损等级的方法，目的是建立有效的档案分级保护机制，为制定修复保护计划提供参考数据，对科学保护档案，集中力量抢救、修复破损或濒危档案具有重要意义。
主要内容 馆藏档案中出现的损坏情况主要有：纸张酸化、老化、变色、霉蚀、虫蛀、粘连、残缺、撕裂、折痕断裂、污染、絮化、鼠尿、烧痕、水渍、褶皱、脆化、掉渣和字迹扩散、酸蚀、背透、褪色、变色等，出现比例和损坏程度不尽相同。上述症状有单独出现，也有同时发生，没有一定规律。“破损标准”将破损档案划分为4级：特残破损、严重破损、中度破损和轻度破损。凡属“破损标准”中病害情况之一者均被列为某一等级。比如pH≤4.0，不用参考其他条款，即可将档案列为特残破损。
在选择纸张病害等级时，“破损标准”主要考虑病害的普遍性、危害程度及发生频次，没有将所有病害列入其中，尤其是不经常发生的病害。每一等级判断依据有9～10条，主要指标有：pH、纸张老化、霉蚀、虫蛀、粘连、残缺、污染、字迹扩散、字迹褪色。其中，pH与纸张老化关系最为密切，一般情况下，pH越低，纸张老化速度越快。纸张老化的外在表征是纸张发黄、发脆，内在的表现是机械强度降低，严重时纸张成片渣状。pH可以用仪器测量，数据客观呈现。按规定，纸质档案pH可采用无破损酸度测量方法，在档案纸张上选择有代表性的3点测量，取其平均值。
特残破损档案 例如，图中档案纸张pH≤4.0，机械强度严重降低，翻动时出现掉渣、裂口、破碎的现象，破损等级定为特残破损。“破损标准”中其他8项破损病害都属于定性描述性指标，无法测量，很难量化。为了便于开展档案破损等级划分，“破损标准”将8项破损指标按百分率来计算，尽可能量化。霉变、虫蛀、污染、残缺、粘连等面积计算依据主观观察来估计判断。正常情况下，破损面积＞30%和≤5%较容易判断，即特残破损和轻度破损较易判断，但对严重破损和中度破损判断时，较难掌握。因为，破损面积在10%～30%较难掌握。字迹定破损也只能定性描述，带有一定的主观性，比如“严重影响识读”“勉强可以识读”“基本可以识读”“基本不影响识读”。每位判断者的分析判断都可能有一定误差，但差异不应很大。为了在实际工作中方便对“破损标准”的理解和应用，特将纸质档案破损等级与之对应的破损症状综合在一张表格中，一目了然，通过对照此表，即可获得定损的关键信息。
档案破损等级划分是开展档案普查或调查的前提，是一项基础性工作，在档案普查中可以对纸张病害准确定位并归类，同时也为修复方案的制定提供依据。对于轻度破损档案，纸张性能较好，破损不严重，有轻微污染、撕裂等症状的，只需要简单修补、展平、去污即可；对于中度破损档案，纸张边缘老化，破损不严重，有轻微污染、装订线断损，轻度粘连、字迹洇化扩散等，可采用修补、加固或其他方法进行修复；对于严重破损档案，纸张状况较差，局部破损严重，有脱落现象或局部残缺、虫蛀、严重粘连，病害在单页面积达到20%以上，可采用修或补或加固方法；对于特残档案，纸张老化、酸化严重、糟朽成片，需拼对，粘连成砖，破损面积大于30%的档案，可采用托裱或修补的方法进行修复。
划分档案破损并准确确定等级实际上是对档案修复人员的一次考验，要求工作人员熟知档案装帧形式和制成材料特性，掌握修复技能，了解档案工作特点。只有具备这些知识，才能在核查中依据“破损标准”从档案外观、表征等因素诊断档案破损情况、破损类型、破损部位，并确定破损等级。档案形成时间不同，纸张特点、字迹类型、装订形式、破损状况各有差异，“破损标准”是对划分破损档案的共同约定，它强调的是对所有纸质档案破损普遍情况的划分依据和方法，考虑到标准制定需保持中立原则，不可能囊括所有问题和特殊情况，因此，在执行“破损标准”的过程中，可以结合实际情况，做适当的调整、补充和完善。
