档案工作标准概述
一、档案工作标准的涵义
“标准”一词，从语义上讲，是指“衡量事物的准则”或“榜样”、“规范”之义。在公元前1500年的古埃及纸草档案中就有关于医方的计量方法的标准，这是现存最早的标准。1901年，英国成立了第一个全国性标准化机构，同年，第一个具有现代意义的标准问世。此后，世界上许多国家都陆续成立了自己的标准化组织。我国于1957年成立了国家标准局，并于1958年颁布了第一批标准。国际标准化组织ISO(1947年成立)和国际电工委员会IEC(1906年成立)，它们所制定的标准或者由它们批准的标准都具有广泛的国际影响。在实践意义上，标准是对需要协调统一的事物或概念所做出的统一规定。《简明档案学词典》对“标准”一词的解释为：“对重复性事物和概念所作的统一规定。”它是以科学技术和客观实践经验为基础，经过有关方面的协调统一，由公认的机构批准，并以特定的形式发布，作为各有关方面共同遵守的行为准则。其目的是为了获得最佳工作、生产、科研的秩序和社会效益。由此可见，标准概念的基本涵义是：第一，其工作对象必须是需要协调统一的事物，而且该事物要具有重复性、多样性的特征；第二，它必须以较普遍的社会实践经验为基础，而不能以一时一地的局部经验为基础制定；第三，它需要通过有关方面协调统一，以期达到先进、合理、客观可行的目标；第四，它需要经过社会公认的机构批准，并以特定形式发布，才能在一定工作领域内发挥作用；第五，制定它的目的是为了获得最佳的经济与社会效益，建立最佳的工作秩序，保证有关工作沿着良性的发展轨道运行；第六，它的制定必须依据《中华人民共和国标准化法》(以下简称《标准化法》)的有关规定来进行。
档案工作标准，是以档案工作领域中的重复性的事物和概念为对象而制定或修订的各种标准的总称；它是档案工作中有关单位和个人应当遵守的共同准则和 P170 依据。就本质而言，档案工作标准是一种“统一规定”，是各有关方面需要“共同遵守”的行为准则和依据。目前，我国已经公布了一批档案工作标准，其中既有国家标准，也有行业标准和地方标准。
档案工作标准与档案工作法规既有共同点，也有一定的区别。其相同之处在于：它们都是由国家权威机构发布的，均是档案事业建设中各有关方面需要共同遵守的行为准则；强制性标准与法规一样，也需要借助国家的强制力来保证其实施。但是，档案工作标准和法规在产生的基础、性质、强制力、内容等方面是有所不同的。档案工作标准是以科学、技术以及普遍性的档案工作经验的综合成果为基础，在各有关方面协商一致的前提下制定并实施的；档案法规却往往是统治阶级利益的反映，并以确认、保护和发展对统治阶级有利的社会关系和秩序等为目的。档案法规在法定范围内是强制执行的行为规范；而档案工作标准依据《标准化法》一一的规定精神，大多是推荐性的标准，这类标准是指国家鼓励、自愿采用的具有指导作用的行为准则。另外，档案工作标准的主要对象与内容侧重于业务性、技术性领域，注重操作性、技术性行为的统一和规范；档案法规的对象与内容则侧重于较宏观的方面，原则性和稳定性较强。根据《标准化法》的规定，有关标准的主管部门应定期对所制定的标准进行复审，复审周期一般不超过5年。
二、档案工作标准的种类、属性与作用
档案工作标准的具体表现形式是各种相关的标准文件(或称标准文献)，是指按照规定的工作程序制定，经公认权威机构(主管机关)批准的一整套在文件与档案工作范围内必须执行的规格、规则、技术要求等规范性文件。
(一)档案工作标准的种类
第一，按照标准的性质，可以分为管理标准和技术标准。
目前我国及国际档案工作组织制定的标准大多数属于技术标准，如《国际标准——档案著录规则(总则)》(2000年9月第二版)、《档案著录规则》、《照片档案管理规范》、 《全国革命历史档案采集标准》、 《电子文件归档与管理规范》等。
第二，按照标准的实际法定效力，可以分为强制性标准和推荐性标准。
强制性标准是指保障国家档案财富安全的标准和国家通过法律、行政法规规定强制执行的标准；其他标准均为推荐性标准。国家档案局将全部档案工作的国家标准和行业标准界定为推荐性标准，并规定今后通过全国档案工作标准化技术委员会审查上报的档案工作标准都作为推荐性标准。
第三，按照标准的相关程度，可以分为正式标准和参照标准。
正式标准是指档案工作标准中同档案、档案管理直接相关的标准，如通过全 P171国档案工作标准化委员会会审上报，并得到批准的各种档案工作标准；国际档案工作组织制定的档案工作标准等。参照标准是指由于目前尚无正式的档案工作标准可循，而不得不借鉴的其他行业制定的相关工作标准，如《国际通用机读目录格式》、《IS02709信息交换格式》、《GB2910书目信息交换用磁带格式》，及相关的科技文件标准等。
第四，按照标准的适用范围，可以将其划分为国际标准、区域性标准、国家标准、专业或行业标准、企业标准等。
(1)国际标准，是指经过国际上的权威性组织制定，在国际上得到普遍承认和通过的标准。如1994年由国际档案理事会正式颁布的《国际标准——档案著录规则(总则)》，经过国际档案界的通力合作与国际档案理事会著录标准现行委员会为期4年的修订，于2000年9月于西班牙召开的第十四次国际档案大会上又正式颁布的第二版，就属于这种类型的档案工作标准。1995年国际档案理事会批准通过并出版了由该理事会的档案著录标准化委员会制定的《国际档案标准团体、个人和家族档案规范记录》，这也属于国际标准。这些标准的制定，为各国档案著录工作的标准化提供了基本的行为规范。
(2)区域性标准，也称“国际区域性标准”，是指只适用于世界某一区域的、经过世界区域性标准化组织通过的标准。这些组织主要有：欧洲标准化委员会、欧洲电工标准化委员会、经互会标准化合作常设委员会、太平洋地区标准会议、亚洲标准咨询委员会、泛美技术标准委员会、非洲标准化组织等。
(3)国家标准，是指对全国经济、技术发展有重大意义，必须在全国范围内统一的标准。我国制定的档案工作国家标准包括：GB／T9705—88《文书档案案卷格式》、GB／T11821—89《照片档案管理规范》、GB／T11822—89《科学技术档案案卷构成的一般要求》、GB／T13967—92《全宗单》、GB／T13968—92《档案交接文据格式》、GB／T15021—94《缩微摄影技术用35mm卷片拍摄技术图样和技术文件的规定》、GB／T--94《档案分类标引规则》、GB／T18894—2002《电子文件归档与管理规范》等。
(4)专业标准(行业标准)，是指由专业主管部门批准、发布，在该部门范围内统一的标准。一般而言，这种标准在一个特定的行业范围内也具有一定的约束力。如DA／T1—92《档案工作基本术语》、DA／T18—1999《档案著录规则》、 DA／T19—1999《档案主题标引规则》、DA／T20·l一1999《民国档案目录中心数据采集标准民国档案著录细则》、DA／T20·2—1999《民国档案目录中心数据采集标准民国档案主题标引细则》、DA／T20·3—1999《民国档案目录中心数据采集标准民国档案分类标引细则》、DA／T20·4—1999《民国档案目录中心数据 P172 采集标准民国档案机读目录软磁盘数据交换格式》、DA／T22—2000《归档文件整理规则》、DA／T29—2002《档案缩微品制作记录格式和要求》、JGJ25—86《档案馆建筑设计规范(试行)》等。档案工作行业标准覆盖面涉及档案的术语概念、整理、保管、利用和现代化管理等方面。
(5)企业标准，是指在企业内部遵守的技术标准。各企业对未发布有国家标准和专业标准的产品、工程等，就其有关质量、规格和检验方法等做出技术规定，经主管部门审批实施。其内容应当服从于国家标准和专业标准，也可制定高于国家标准或行业标准要求的技术标准，以改进企业生产技术与提高管理水平，增强企业的市场竞争力。各企业在档案工作方面，也可以依据国际标准、国家标准、专业标准，制定水平更高的企业档案管理标准和技术标准。如目前有的企业依据IS09002的要求，制定了适合国际市场竞争需要的档案工作标准。
(二)档案工作标准的属性
档案工作标准同其他社会行业所制定的工作标准一般均具有以下几方面的特征：
第一，标准的制定与审核或批准等工作程序，都有专门的规定。
第二，标准都有固定的代号，格式整齐划一。
第三，档案工作标准是从事文件管理和档案管理的共同依据，在一定条件下具有法律效力，并且具有一定的行为约束力。
第四，档案工作标准的时效性较强，它是以某个历史阶段的档案工作实践水平为基础的，所以，一般都同当时的最先进的技术和管理方式存在一定的距离，随着档案工作实践的发展和新技术、新方法的采用，标准需要不断地进行修订、补充、替代或废止。
第五，标准内容有相对专一性，一个档案工作标准一般只解决一个实践性的问题，文字要求准确简练。
第六，标准依据其不同的种类和级别在不同的范围内贯彻执行，具有较强的可操作性。
第七，档案工作标准多数属于推荐性标准，各地各部门在采用标准的时候，具有更大的灵活性。
(三)档案工作标准的作用
1．协调作用
因为档案工作标准的针对对象具有重复性和多样性的特征，所以，为了使某一方面的工作在整体上先进、合理和可行，就必须以所制定的有关标准和法规等为依据，进行相应的规范控制。 P173
2．简化作用
采用文档一体化管理模式之后，对于过去文件管理与档案管理分开进行时的一些重复性的工作内容，可以通过制定相关的管理标准，简化其中的多余的、重复的、低功能的工作环节，从而使文档一体化管理系统的整体功能得到提高，性能得到改善和优化。如以往的一些繁琐的文件与档案整理环节的内容，就可以通过制定相应的工作标准，使之得到简化；以往的重复登记环节，也可以通过标准的制定，使之得到简化；以往的电子文档信息的删除与检索阶段的重新录人工作，也可以通过制定相关的管理性工作标准，使文件生成阶段产生的信息得以保存，并转化为相应的标准格式存储起来，以备将来的档案全息检索之用。
3．统一与优选作用
采用档案工作标准，可以对文件与档案工作领域同一性质对象的两种以上的概念表达方式、技术指标、工作流程、工作方式，通过选优，确定一种或几种较为科学、先进、合理的方式、指标、流程等，从而使整个档案工作的效率得到提高。随着我国档案事业的发展和国际间档案工作信息交往的不断扩大，档案工作领域需要统一的对象越来越多，统一的范围也越来越大，如档案工作术语、标识符号、代号代码、工作流程、技术指标等。尤其是电子文件的异军突起，迫切需要国际有关部门及时制定相应的技术标准和管理性标准，以便规范和统一人们对电子文件的生成、使用和管理的活动。
