备考表指放在每一盒所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明的文件材料。
备考表是机关档案室对归档文件进行动态管理的有效措施。
各项填写要求如下：
（1） 盒内文件情况说明：填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况（字迹模糊、缺损等）。整理工作完成后归档文件如果有修改、补充、移出、销毁等情况，应该在备考表中加以说明。与原来的立卷归档中的备考表相比,这里的盒内文件情况说明还包括对盒内所缺件号、两件合为一件（如转发文与被转发文、请示与批示等若组成一件）的情况进行说明备注。
（2） 整理人：填写负责整理该盒归档文件的人员姓名，以明确责任。在机关档案室进行集中整理的机关，此项一般由档案人员填写。
（3） 检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。此项一般由机关档案人员填写，也可与机关内部负责人联署。
（4） 日期：填写归档文件整理完毕的日期。可以是全部归档文件整理完毕的日期，也可以是该盒归档文件整理完毕的日期。
