档案馆的社会化策略
研究档案馆的发展趋势是制订档案馆事业发展战略的基础。尽管影响档案馆事业发展的因素众多，要准确地预测出它的未来几乎是不可能的。但是，对档案馆的发展特点进行分析则是可以的，也是能够做到的。其中有些特点在档案馆的发展过程中将表现得越来越突出，而成为档案馆发展的主要趋势。因此，对档案馆发展趋势的研究可以从档案馆的发展特点入手，进而对档案馆的未来轮廊进行预言。根据对影响档案馆发展因素的分析和对档案馆事业发展现状的研究，我们不难发现现代档案馆的发展历程出现了许多以往阶段不曾有过的新特点，社会化就是其中之 一。所谓档案馆的社会化是指随着档案馆事业的规模、功能和影响的不断扩大，档案馆日益紧密地与整个社会联系在一起，成为现代社会不可缺少的一个组成部分。按照社会化的发展特点，档案馆在今后的发展过程中应重视观念的社会化、形象的社会化和资源的社会化。而这三个方面的内容也正是档案馆社会化的具体体现。
一、观念的社会化
我们不得不接受这样一个事实:档案馆与图书馆同属科学文化事业机构，同为信息服务部门，承担着相同的社会职能。然而，它们在公众心目中的形象却迥然不同。绝大多数人认为图书馆是他们须臾不能缺少的，而对档案馆却视为陌地。尽管造成这种局面的原因是多方面的，但是重要原因之一不能不归究于档案馆办馆思想的陈旧。一定的观念决定了一定的组织行为，正是在陈旧的观念支配下，档案馆的非社会特点十分明显，也使公众的档案意识十分淡薄。由此可见，档案馆的社会化首先表现为观念的社会化，档案馆的社会化必须以观念的社会化为基础。观念的社会化应从以下三个方面着手:
第一，要明确服务于社会的办馆思想。以往无论是有关档案馆的理论研究还是档案馆实际工作的开展。都是以整理、保管档案实体为立足点，即以档案馆的基础建设为核心，而忽略了档案馆保管档案的真正目的是为社会各方面提供所需的档案信息。存贮和保管档案成了档案馆的主要功能，而把信息服务视为是档案馆的辅助功能，即便档案馆提供了某种档案信息服务，也大多局限于为政府部门提供决策依据或用于编史修志。这种为保管的保管、重保管轻利用的思想使档案馆几乎成为一座座与社会公众极少联系的孤岛。尽管档案界已认识到服务是档案工作赖以存在和发展的基础，但是积重难返，陈旧的观念仍在影响着档案馆活动，轻视服务的观念比比皆是。例如地处深院的馆址、局馆合一的机构设置、繁琐的借阅手续、简陋拥挤的阅览室、不为用户着想的开馆时间、单一低效的检索工具、单调过时的服务方式和手段、不能恭维的服务态度等等。这一切说明了服务于社会的办馆思想并没有真正确立，起码是没有牢固树立。
第二，要确立资源共享的观念。随着社会对信息价值认识的深化，社会的档案信息需求呈现出多样化、复杂化、深层化的特点。单个档案馆已无法以自身的有限资源来满足变化发展中的社会档案信息需求，迫使传统的单个档案馆从互不联系、孤军作战的状态中解脱出来，发展档案馆之间的协作与合作，从有限的、不稳定的协作关系发展到建立档案馆网络，让各馆有限的资源连成一片，构成庞大的能提供令公众满意的档案信息服务的资源共享网络。档案馆网络的实质是用一种稳定的、大规模的组织结构形式来实现资源共享，而档案馆的资源不单纯是指档案资源，而且还包括档案馆的人才资源、设备资源、智力成果资源等。因此，档案馆网络的活动涉及到档案馆活动的所有领域。我国现有的档案馆网络个体化特征比较明显，档案馆网络的节点各级各类档案馆已较完备，但馆与馆之间较少有协作行为，而使档案馆网络呈现出一种松散状态，成为社会共享档案馆资源的一大障碍，大大限制了档案馆网络功能的发挥，也使档案馆的信息服务功能无法充分实现。因此，树立资源共享的观念，是建设档案馆网络的关键，也是提高档案馆信息服务效果的关键，更是档案馆社会化的关键。
第三，应确立档案馆工作是高技术含量工作的观念。长期以来，我们强调档案馆对档案实体的管理和工作人员兢兢业业的献身精神，以为只要做到这两条就能为社会提供使公众满意的服务。事实告诉我们，在社会信息化特点日趋明显的今天，光靠这两条，档案馆仍然是无法满足社会需求的。因为，人们对信息需求的时间间隔越来越短，依靠手工劳动或者传统技术是无法完成快速传递信息这一任务的，而信息一旦滞后其价值就会衰减以致被淘汰。与此同时，人们对信息的选择程度也越来越高，依靠传统的工作手段要想从众多的档案中抽取人们需要的内容并使之系统化更是不可能的。总之，不依靠现代化技术，档案馆是无法向社会提供优质的档案信息服务。因此，现代档案馆首先应当是技术现代化的档案馆，现代档案馆工作是高技术含量工作，档案馆社会化的过程也就是档案馆技术现代化的过程，档案馆人员高素质化的过程。
二、形象的社会化
档案馆形象是指档案馆以其特定的组织要素和组织行为在公众中产生的总体形象。档案馆形象具有客观性，即档案馆形象应是档案馆的“本来面目”，档案馆形象又具有主观性，即档案馆形象是公众对档案馆的感知、看法和评价。档案馆的形象决定了档案馆的社会定位，因此，档案馆社会化的最终目标就是档案馆形象的社会化。所谓形象社会化就是确立能为社会公众所接受的档案馆形象。
档案馆作为一种大众性的文化事业机构，应该是区域性或专业性档案实体信息资源的收藏中心和目录中心，因为档案馆拥有丰富的档案资源和健全的馆藏目录，公众需要档案信息时可向档案馆查询。档案馆还应是区域性或专业性的文化基地和档案信息的咨询、开发中心，因为档案馆所拥有的档案资源不仅可作为凭证和参考供行政工作和科学研究利用，还可对公众进行特定的文化教育;档案馆还可以根据用户的咨询，为其提供档案情报;还可以针对社会所关注的问题，编辑出版档案编研成果。总之，档案馆应该成为公众斋要档案信息时的一种社会依靠和社会依赖，正如公众生病时依赖医院信赖医生一样。档案馆作为社会信息保障系统的重要组成部分，应该为公众提供有力的档案信息支持，这是社会信息化过程中档案馆应具备的社会形象。然而，目前档案馆在公众心目中的形象并非如此。于是档案馆在形象定位上就出
现了客观性和主观性的偏差。要改变这种状况应采取四方面的措施:
1)档案馆应通过开展一系列的公共关系活动来改变其在公众心目中的形象。由于档案馆素以“默默无闻”而自居，与外部社会环境缺乏沟通，因此，与社会公众之间没有建立起一种相互理解、支持和依存的统一关系，使档案馆事业的发展缺乏良好的社会条件。公共关系作为一种传播活动，它通过传播可以沟通档案馆与社会公众之间的联系，以建立起一种相互了解、信任、依存、支持和合作的关系。因此，开展公共关系不仅可以改善档案馆与社会其它部门的关系，得到社会在人、财、物诸方面的支持，更为重要的是可以改善档案馆与社会公众的关系，使档案馆贴近社会公众，社会公众走进档案馆，促使档案馆形象的社会化。档案馆公共关系的方式是多种多样的，有宣传性公共关系，即运用大众传媒和内部沟通的方式开展公共关系的模式;有交际性公共关系，即在无媒介的人际交往中开展公共关系的模式;有服务性公共关系，即以提供优质服务为手段的公共关系模式;有社会性公共关系，即利用举办或参与各种社会性、公益性、赞助性活动开展公共关系的模式;有征询性公共关系，即对民意的征询开展公共关系的模式。形象是功能的体现，要改变档案馆的形象必须依靠实际行动，要将公共关系落到实处。因此，开展公共关系应当与档案馆活动充分结合起来，即档案馆在进行日常活动时应充分考虑到公众的利益的形象。也就是说，在一系列的公共关系活动中，最基本、最重要的是服务性公共关系，档案馆应以实际行动来获取社会公众的了解和好评，树立档案馆的良好形象，而其它的公共关系方式则作为必要的辅助与补充。
2)档案馆应利用宜传扩大档案馆的社会影响，增强社会的档案意识。宣传是一种社会信息传播活动，是帮助人们认识事物的媒介和桥梁。档案宣传是向受传者传播档案、档案工作信息的一项信息传播活动，是增强社会档案意识的舆论引导和舆论监督性质的工作。通过档案宣传，可以扩大档案工作的社会影响，增强社会的档案意识，使社会各方面都能关心、重视、支持档案工作，使档案事业与其它社会事业协调、平衡发展。然而，档案宣传是在1987年《中华人民共和国档案法》颁布实施后才大规模开展的，长期以来，档案馆一直忽视对社会的宣传，其实这正是造成档案馆社会形象差的重要原因，因为忽视档案宣传的后果是社会档案意识的淡薄，而社会档案意识的淡薄是公众走进档案馆，关心、重视、支持档案工作的最大障碍。上海市档案馆曾在上海电台的“市民与社会”节目中与市民进行交流，结果发现不少市民对档案抱有兴趣，只是对档案馆的具体地址、开放时间、利用手续等不了解，影响了他们利用档案的行为。因此，档案馆应通过新闻传媒宣传，兴办档案展览、报告会和档案信息发布会，印发公关刊物(如档案馆指南、公共目录等)、制作有关档案知识的视听资料以及设立咨询点、举办档案知识竞赛、悬挂横幅、张贴标语、出黑板报等等多种档案宣传的形式与方法，使公众对档案馆从无知到了解，由冷淡到感兴趣，从而强化社会的档案意识，提高档案馆的知名度，改变档案馆的形象，改善档案馆与公众的关系，使档案馆的发展有一个良好的社会环境。
3)档案馆应提高档案工作者的职业道德修养和专业素质。如果说前两项措施主要是为改善档案馆的主观形象，那么这项措施是为改善档案馆的客观形象。公众在利用档案馆时，接触最多的是档案馆工作人员，公众心目中的档案馆形象因此而集中表现为公众对档案馆工作人员服务态度和工作质量的看法和评价。所以，提高档案工作者的职业道德和专业素质，树立档案工作者的良好形象，是塑造档案馆形象的重要措施。此外，任何工作都是要人来干的，从某种意义上说，档案工作者的职业道德和专业素质决定了档案馆服务工作的好坏与优劣，而档案馆服务工作的状况直接影响到公众对档案馆的看法和评价。总之，提高档案馆工作人员的素质是档案馆形象社会化，实现档案馆形象主观性与客观性统一的关键措施。
4)档案馆应发挥信息交流功能和文化教育功能，营造浓重的文化氛围。尽管人们早就认识档案馆的文化事业性，然而在人们思想的深处依然把档案馆视为机要性的特殊仓库，因此在确定档案馆的功能时，只看到它的社会记忆功能和档案保管功能，而忽视了它的信息交流功能和文化教育功能，政治色彩浓重、社会功能单一的档案馆是无法进人社会公众视线中的，档案馆的非社会性也就不足为奇了。功能是档案馆对社会作用的表现，是社会赋予的，也是社会活动对其提出的要求，因此，具有明显的时代特征。随着人们对档案、档案馆、档案馆活动本质认识的深入，档案的知识性、档案馆的科学文化性和档案馆活动的本质是知识交流等一系列新观点被越来越多的人所接受。因此，人们对档案馆功能的认识也日趋全面深人，档案馆功能的扩展也就成为现实。档案馆发挥信息交流功能是档案馆从封闭走向开放的前提条件，因为开放的档案馆必须以信息交流作为它的重要社会职能。而且这种信息交流功能正向开发档案信息资源的方向发展，因为社会对档案馆交流信息的内容提出了更高的要求。而信息交流功能的开拓使档案馆的科学性、服务性、公益性等特点更加鲜明。人们对档案的需求不仅有为解决现实工作生活中的具体问题而产生的现实需求和为解决学术研究中的具体问题而产生的学术需求，更有为增长知识，提高文化素质，接受爱国主义、历史主义或民族传统教育而产生的文化需求。发挥档案馆的文化教育功能正是为了满足日益增长的文化需求。目前，不少地方的档案馆正在建设成为爱国主义教育基础，这是强化档案馆文化教育功能的有力举措。档案馆的爱国主义教育基地建设不仅有利于精神文明建设，也有利于教育青少年树立正确的世界观、人生观和价值观，更有利于树立档案馆的良好形象，使社会公众在休闲时候能像走进图书馆、博物馆去接受文化熏陶一样走进档案馆。而深层次的意义则在于使公众更多地接触档案馆，在潜移默化中培养起档案意识，从而认同、重视和支持档案工作。尤其对于青少年来讲，这是培养社会档案意识的百年大计。总之，档案馆应在继续发挥传统功能的基础上，不断开拓发展新的社会功能，担负起应有的历史使命。并在此基础上，重塑档案馆的形象。
三、资源的社会化
如果说观念的社会化为档案馆社会化扫清了思想障碍。那么档案馆资源的社会化则是档案馆社会化的前提条件。因为只有当档案馆资源打破馆际限制，真正为社会共享，才能为社会提供令人满意的档案信息服务，才会有真正意义上的档案馆社会化。
档案馆资源社会化的程度，取决于档案馆网络化的程度，因为，档案馆网络是为资源共享这个目标而建立的，它的一切活动是围绕着资源共享这个目标而进行的。在信息时代，档案馆网络作为一种新型的档案馆事业的组织形式而出现，以适应社会信息化的趋势，因此，档案馆网络是现代档案馆社会化的重要标志。目前，我国的档案馆网络还处于初创阶段，根据档案馆社会化的要求，档案馆网络在建立和运行过程中应注重以下几个问题:
1)大力开展档案馆协作。仅有一定数量的档案馆，而不通过一定的方式把不同类型、不同等级的档案馆组织起来，构成一个既有分工又有联系的有机整体，仍不能成其为档案馆网络，而这种联系就是围绕着资源共享这个目的而进行的广泛和持久的协作。这些协作不仅是档案馆网络的主要活动内容，也是构成档案馆网络的必要条件。因为协作是档案馆网络内馆际联系的基本形式，只有通过协作才能实现资源共享的目的，只有通过协作才能加强档案馆之间的联系，从而自然而然地形成某种协作体，而这种协作体则是档案馆网络的组织基础。目前，我国档案馆之间分工基本明确，关系也基本理顺，但缺乏广泛而又持久的协作。现有的一些协作仅限于编制目录等一些临时性任务，一旦任务完成了，协作也就中止了。缺乏广泛持久协作的档案馆网络必然呈现出松散状态，因此，档案馆网络建设必须以发展档案馆协作为基础。
2)加强协调与管理。档案馆网络是在传统的档案馆协作的基础上发展起来的，传统的档案馆协作是各级各类档案馆之间的松散合作关系，是参加协作的成员馆通过约定或自愿的形式作为联系的纽带，不设立管理与协调的管理机构，因此是一种非正式的不稳定的合作形式。而档案馆网络有正式的协调或控制职能机构，负责规划和实施网络的发展计划，制定档案馆协作的共同准则，明确各成员馆的权利和义务。根据我国档案事业的管理体制，各级档案行政管理部门理应担负起对档案馆网络的管理协调职能，成为各区域网络或各专业网络的管理中心。但是，目前的现状是我们十分重视对本地区、本专业系统内各个档案馆的指导和监督，而忽视了对各个档案馆之间关系的协调和管理。对档案馆网络的协调和管理包括多方面的内容，其中最基本的内容是建立一系列的网络标准和规章制度。标准是档案馆网络形成的基础，没有共同的标准档案馆之间就不可能有稳定、正式的合作，也就失去了形成档案馆网络的前提。而规章制度则是档案馆网络运行的保证，因为它规定了各成员馆的职责和义务，从而使档案馆网络的活动有章可循，使各成员馆的行为有章可循。
3)提高网络的技术水平。现代档案馆网络是档案馆业务协作网络与档案馆计算机检索网络的有机结合。档案馆网络的各成员馆利用计算机和通讯技术，作为终端把自己与网络连结起来，使用网络的数据库系统分享网络内的资源。因此，计算机、数据库和通讯技术是构成现代档案馆网络的三个基本要素，是网络活动的物质基础。也就是说，计算机技术和通讯技术为档案馆网络化的实现提供了技术保证，没有计算机技术和通讯技术作为后盾，档案馆网络要真正形成和稳定运行是不可能的。目前，我国的档案馆网络由于条件所限，尚未形成联网检索网络，从而大大影响了档案馆网络功能和效用的实现和发展。从这个意义上说，我国的档案馆网络尚未形成。随着信息高速公路的开通，提高档案馆网络的技术水平已成为迫在眉睫的事情。1997年3月，以把中国图书馆送上信息高速公路为目的的“中国国家试验型数字式图书馆”项目进人论证阶段，并将在本世纪末初具规模。与图书馆同属大众型文化事业机构的档案馆也需要跟上时代的脉搏，进人信息高速公路，成为国际信息网络上的有效信息资源。
社会信息化是当代世界的大趋势，也是中国的大趋势。档案馆的发展应当顺应这一历史潮流，档案馆的社会化正是档案馆发展的趋势之一。尽管在档案馆社会化的进程中会遇到许多问题、许多困难，但是作为一种迎合社会潮流的发展趋势，是任何力量也阻挡不了的。我们今天的责任就是要采取积极而又稳妥的措施，推动档案馆的社会化。
