一、建立极重要档案保护制度的必要性
震惊世界的“9．11”事件在夺取了数千人的生命同时，也摧毁了许多公司赖以生存的数据资料，许多公司因此受到重创。但有的企业，如摩根——斯坦利公司，虽然它的办公室在“9．11”事件中毁于一旦并损失了十几名员工，但第二天公司就恢复了正常运作①。摩根——斯坦利“打不死”的秘密就在于它有先进的数据备份。除了与其他公司一样作正常的内部资料备份之外，摩根一斯坦利在离世贸中心数英里之遥的第二个办事处不间断地即时备份其商务资料，如果原始数据被毁，通过备份，公司仍然可以继续运转。数据备份使得企业死而复生，这给我们一个极大的启示：档案工作应该如何应对灾难的发生?
灾难一般是自然原因、人为原因或二者综合引起的不期而至并且造成严重破坏的事件，可分为自然灾害和人为灾害两大类。自然灾害是由自然现象引起的，如地震、台风、火山爆发、洪水等；人为灾害则来自人类自身的破坏或失误，如纵火、爆炸、恐怖活动、战争等。正如一句谚语所说，“天有不测风云，人有旦夕祸福”，灾难具有随时发生而没有任何预警的特性。任何灾难发生前不会和我们打一声招呼，能让我们有足够的时间进行准备。因为不可能确切地知道灾难何时发生而它又会随时到来，所以，只有在平时投入一定力量加以防范，才能避免被突发灾祸打得一蹶不振。可是，由于大型灾难发生的几率较低，因而重要档案的风险管理经常被忽视。“9．11”事件的发生又一次提醒我们：要正视各种灾难对档案工作的潜在威胁。
1966年后，随着一系列灾难的发生，使得国际档案界对灾难预防和控制方面的认识有了很大的提高。1992年国际档案理事会第十二次全体代表大会提出，为防止自然灾害和人为灾害对档案的破坏，应加强这方面的研究工作，并为此专门成立了国际档案理事会灾害预防委员会，1998年该委员会编写出版了《档案馆灾害预防指南》。在实际工作中，为了预防灾难造成的破坏，不少国家和地区建立了极重要档案保护制度。建立极重要档案保护制度，可以极大地减轻自然和人为灾害对档案以致对整个机构的不利影响。1995年，美国俄克拉荷马州联邦大楼遭受突然袭击被炸毁，有些政府机关陷于瘫痪，而有些机关却很快恢复了工作，关键在于这些部门对极重要档案进行了很好的管理。
或许，有人会认为，目前我国社会安定，社会秩序良好，不会发生类似的恐怖袭击事件，没有必要谈虎色变。可是，不要忘了，种种天灾人祸还是有可能降临到我们头上的。稍远的如唐山大地震，对城市造成了毁灭性打击，其中也包括档案，此时，城建档案的备份对救灾和城市重建就显得至关重要，因为城市重建一定要先将原来城市的基建设施(如地下管线)的情况了解清楚。近的如1998年12月，我国某档案馆发生重大火灾，几千卷档案化为灰烬。②所以，我们一定要清醒地认识到身边潜在的风险，因为不仅是恐怖袭击，水灾、火灾、地震等等都会造成毁灭性破坏，尤其自然灾害高发地区，更要注意未雨绸缪地开展档案防灾工作。
笔者认为，我们应该借鉴其他国家和地区的成功经验，在档案机构中建立极重要档案保护制度。极重要档案保护制度是一种预防毁灭性灾难的极为有效的措施，对各级各类档案机构都具有重大意义。许多重要信息一旦失去就很难再获得，因此必须在平时注意妥善保护。尤其一些重要的档案更是与机构的生死存亡有莫大的关系，例如：重要合约、资债凭证等，是一个机构的经济命脉所在。所以，一个机关或企业的档案室应该有这项工作，以维护机关或企业的生存及运作。专业档案馆也应该建立这种制度，如城建档案馆，它保存的档案涉及整个城市的基础设施，关系到城市中所有机关、企业、事业单位的生产、工作和千万居民的生活，因此，必须对相关的重要档案进行防灾管理。对于综合性档案馆来说，也应该对防灾变有所考虑，要把一个国家、一个地区最基本、最精华的档案保存下来，以免对国家、民族的文化遗产造成不可弥补的损失。因此，建立极重要档案保护制度，对所有档案机构都有必要。
随着电子文件的大量出现，电子文件的安全保管也成为一大问题。由于电子文件的不稳定性，许多企业，如银行、证券部门已经重视了电子数据的防灾备份问题。在档案界，相对于其它载体的档案，电子文件的备份问题较引人关注。但不仅是电子文件，纸质档案、声像档案等其它载体档案的备份保护也同样应该引起重视，只要其中包含有重要信息的，就应该纳入极重要档案管理与保护机制之中。
在极重要档案保护方面，其它国家和地区已经走在前列，如：香港特区政府编制了《极重要档案保护手册》，并要求每个机关都编制这种手册，把这项工作列入每个政府机关档案室的常规工作之中。我国内地也应该重视这个问题，并在档案法规、管理体制和档案教育中予以体现和落实。
二、极重要档案保护制度的具体内容
笔者认为，对于机关、企事业单位而言，极重要档案就是在紧急情况下和危难时，一个单位赖以继续维持运作及保护部门、员工和公众权益的档案，例如：机构的合约、税收和投资档案，职员的工资、退休金和假期记录等。对于机关来说，这部分档案是极少的，一般占全部档案的5％，其作用是：应付紧急事故，恢复该机构重要业务的运作，保护或重建该机构的法律、财务或职能地位，保存该机构及其雇员、客户和社会大众的权益等。
在机构形成的大量档案中判别极重要档案时，首先应分析哪些是机构的重要业务或职能，区分出与重要业务职能相关的档案，然后，对这些档案损失后可能带来的影响、重建这些档案的困难和所需耗费的金钱和时间等因素加以评估。应该注意的是，并非与重要业务有关的就是极重要档案，因为即使是重要的档案，如果很容易重新找到或重建，也就不必归入此列。具体挑选极重要档案的标准有：只选取有绝对需要的档案；只选取不可替代的或需要非常大量的金钱和时间才可重建的档案；尽量只选取最简明的档案；档案内信息应该完整、扼要、易于理解；应备有检索目录或索引；核定有无档案副本或类似的档案存在，若在别处有副本，就不必对这些档案特别保护。
每个机关都应该制定极重要档案保护计划。首先，要评估潜在的危机和风险。没有人可以保证天灾人祸只发生在其他人身上，所以，评估时一定要注意不要轻易评为零风险。其次，应该制定一套紧急应变计划，以明确紧急时期工作人员的职务分配，确保救灾工作有条不紊地进行。第三，应该制定一套挑选、保护和更新极重要档案的程序，其核心是根据机关实际情况制定极重要档案保管期限表。
对于挑选出来的极重要档案应采取适当措施妥善保护，一般的方法是进行复制。复制时需考虑的因素有：1、档案的阅读手段。复制件如果是缩微品和电子文件，应该配备相应的阅读器，因为它们不能被肉眼直接阅读。2、能够动用的财力。在这个方面，每个单位要量力而行，要考虑实际操作中的效费比。3、档案需要保存的年限。对于需要长期保存的信息一定要注意拷贝的耐久性，而那些只在短时期内有价值的信息则不必用代价高昂的方式去复制。4、是否存在档案副本和平行文件。平行文件指与原件内容不完全一致，但能提供其主要信息的文件。如果一份重要文件有副本或平行文件时，就不需要再予以复制。5、如果是保密文件应该注意其信息安全。复制后的拷贝一般有二种保存方式：在场存放与异地存放。异地存放是把拷贝放在办公地点以外的地方，因为灾难一般不可能在不同的地方同时发生，这种方法能有效防止毁灭性打击。在场存放是把拷贝仍然放在办公地点，而对它们采取特殊的防灾措施，如使用放火、防盗性能更强的装具等。
相对于纸质文件而言，电子文件的备份管理有其特殊性。摩根一斯坦利公司对产生的电子文件采取异地实时在线备份，当然，这需要付出相当的代价。另一种比较流行的备份的方法是每天对数据进行备份，然后把它们交由数据存储公司(有点像数据中心)进行异地保管。如果遇到灾难，则可以从数据存储公司取回数据，恢复系统。目前，出于预防计算机故障所需(而不是为了预防像世贸中心倒塌这样的灾难性事件)，电子文件的备份管理在我国还比较重视，《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》中明确规定，归档电子文件至少一式两套，一套封存保管，一套供查阅利用，必要时复制第三套异地保存。
从发展趋势看，办公自动化和政府信息化将促使我国政府机关产生越来越多的电子文件，对于众多的政府部门如何实现电子文件的防灾备份问题应加以研究。香港特区政府在资讯科技署中央电脑中心下设发展及运作复原中心，为各政府部门及有关机构的主机及中型电脑系统提供电子文件实时异地备份，这对我国内地政府信息化有很好的借鉴使用。
另外，对于大型综合性档案馆来说，极重要档案保护相对复杂，它应该与档案分级鉴定和分级管理相结合，在对馆藏进行必要的价值鉴定后，对最有价值的极少部分档案进行特殊的管理和保护。
总之，建立极重要档案保护制度能够减轻灾难的严重后果，提高信息的安全程度，减轻突发事故导致机关瘫痪的危险，有效保护重要档案资源。为了提高档案机构的抗灾能力，建立这种制度已势在必行。
注释：
①参见《新民周刊》，《数据备份――企业死而复生的“密电码”》。
②《中国档案》1999年第12期第15页。
（郭红解摘自《上海档案》2002年第2期）
