积极建设档案目录中心 加快档案信息化进程
闸北区人民政府副区长 韩晓玉
(2005年3月4日)
近几年来，在市档案局悉心指导、帮助下，闸北区档案部门积极贯彻《全国档案信息化建设实施纲要》和《上海市档案信息化建设实施意见》，着力建设档案目录中心，加快档案信息化进程。2000年提出花五年左右时间，构建“三网一库”(即局域网、政务网、因特网和数据库)，建成档案目录中心，实现档案信息化管理的第一阶段目标。经过几年努力，现已提前实现这一目标。我们主要抓了五方面工作：
一、加强基础设施建设
计算机网络是实现档案数字化管理和网络化利用的前提条件。创建闸北区档案目录中心，必须在全区范围内构筑统一的网络平台，否则档案目录中心将成为信息“孤岛”。为此， 区政府积极提供财力支持，首先启动相关的网络设施建设，完成了局域网结构化布线。之后，又建成与区政务网、市公务网分别连接的100兆全屏蔽网络系统。 目前，闸北区档案目录中心已通过市公务网与市档案目录中心实现纵向连接，借助区政务网与区内69个机关和重点单位实现横向连通，形成了覆盖全区机关和重点单位的档案信息网络。
二、加快数据库建设
档案数据库建设是一项涉及全区各部门的基础性工作。我们从馆内和馆外两个方面同时开展工作。在馆内，档案局馆分别轻重缓急，有计划、有步骤地对大量馆藏档案进行数据录入。在馆外，要求各区级机关在报送档案统计年报时一并送交电子版案卷目录。2001年，又组织档案工作基础较好的机关对全部文书档案进行文件级目录输入。同时规定，各机关在向档案馆移交档案时，需同步送交相应的电子版文件级目录。档案目录中心应用软件开发出来后，档案局馆为各机关信息平台统一设置档案管理模块，提供多种门类档案数据的录入界面，并免费提供网络上传窗口。通过采取一系列措施，实现了馆内外档案目录数据处理的同步进行与并轨整合。截止2004年底，闸北区档案目录中心系统已拥有档案资料目录数据160万条。
为加强质量控制，根据国家档案局和市档案局的有关规范，区档案局制定了档案案卷目录、文件目录和现行文件目录的数据结构标准和操作细则，并加强检查指导，在网络环境下规范各机关处理档案数据，把住了建库质量关。
三、突出信息服务功能
为了提高档案目录中心系统功能的实用性和广泛性，档案局馆坚持以民为本、以需求为导向，开设多种专题数据库。除文书档案外，建立了有关婚姻档案、知青子女档案、独生子女档案、公证档案等20多种专题数据库，受到了广大利用者欢迎。2003年，又增设史料征集数据库、图书资料数据库和照片信息数据库，实现了馆藏档案资料信息的一体化管理。为了拓宽服务功能，档案局馆还在档案目录中心系统上开辟了现行文件查阅窗口。现在，用户只要进入区政务网，就能查阅各类政府公开信息全文。
四、实施上下网络连接
去年，我区在完成区级档案目录中心建设后，把加快与公务网连接、扩大共享范围作为重中之重的工作来抓。在市档案局领导和有关处室的大力支持下，闸北区档案局馆被计划列为首批与市公务网(1l网段)连接的单位，为实现区档案目录中心与市档案目录中心互连互通创造了条件。为此，我们及时配置和更新相关设备，按照市保密局提出的信息安全要求，将区档案目录中心接入市公务网，并确定档案数据传输范围。目前，闸北区档案目录中心管理终端借助市公务网，可以查阅市档案目录中心的信息；同时，市公务网用户和市档案目录中心用户也可以查阅闸北区档案目录中心的信息，初步实现市区两级档案目录中心信息资源的分布式共享，提升了档案服务整体水平。
五、搞好档案网站建设
建立档案网站是“三网一库”建设的重要目标。去年，我区正式启动档案网站建设项目，到兄弟区档案局参观学习，召开专题研讨会，然后编制建设规划，成立工作小组，建立管理制度，明确分管领导和信息采编、上传的责任人员和考核办法。经努力，2004年10月10日正式开通闸北档案网站。
档案目录中心和档案网站的建成，标志着在全区范围内开始实行各机关档案信息的网络化管理和共享，大大提升了档案资政服务和公共服务水平，同时也激励着我们向更高的目标攀登。
在档案信息化实践中，我们的主要体会是：
一、解放思想，把握趋势
实施档案信息化管理，是当代档案工作发展的方向和趋势，是事关档案事业发展全局和战略的一项重要工作。近年来，闸北区之所以坚持不懈地推进档案信息化建设，主要得益于解放思想、更新观念。随着信息时代的到来，人们对档案工作的要求越来越高，档案信息化管理成为档案工作发展的必然趋势。世界发达国家的档案管理都已走上信息化轨道。因此，我们不能固守传统的档案管理模式，必须与时俱进，树立信息化管理的观念，大力推进档案信息化建设，并以此带动档案基础业务建设，为党政机关和广大人民群众提供快速便捷的服务。这也是国家档案局和市档案局提出的新要求。
二、理清思路，搞好规划
档案信息化建设是一项系统工程、长期任务，必须理清思路、科学规划。在深入调研、集思广益、反复论证的基础上，我们首先编制5年发展规划，提出以建设“三网一库”为基本框架的档案信息化管理体系，从硬件配置到软件开发，从数据建设到规范制定，从基本功能到特色功能，从技术开发到内部管理，从计划任务到保障条件，从当前目标到长远需要进行了全面规划，努力做到既有前瞻性、超前性，又有可行性、操作性。由于思路清晰、规划合理，所以工作进展顺利，成效明显。
三、摆上位置，常抓不懈
区政府把档案信息化建设纳入全区信息化建设总体规划，列入政府年度工作重要议程。2002年是“三网一库”建设的关键时期， 区政府把档案目录中心建设列为政府年度重点工作，不仅在财力上提供支持，而且定期听取汇报，关注建设进度，加强检查督促。我们感到，档案信息化建设是一项长期任务，不可能毕其功于一役，需要分阶段实施，有步骤推进，一个战役一个战役地打，一块骨头一块骨头地啃，持之以恒、常抓不懈，直至建成。这几年我们就是以这种精神一步一步推进的。
四、科研先行，引领开发
我区在实施档案信息化建设中，十分重视档案科研的引领作用，在“三网一库”的规划、建设和启用之前，多次召开专题会议，深入研究有关技术和管理问题，进行技术攻关、应用试验和管理创新；同时，还开展《上海市闸北区档案目录中心与现行文件共享查询系统》课题研究，为“三网一库”建设提供了科学依据，使档案目录中心系统更具规范性、实用性、安全性、整合性和可扩充性，功能更加完善，性能更加稳定。
