娄承浩
大中型企业不论档案机构如何设置，档案工作实际上都在运转，有的设图书资料室，有的设信息中心档案室，从机构名称上可以看出该单位档案工作是否规范。企业从事档案工作同仁开会时也常常叹苦经，说单位领导将档案室附设在技术中心、信息中心部门内，档案室没有管理职能，却要我们提高档案服务水平。我也耳闻有的单位高层领导说，档案室不在于设置级别如何，主要看你发挥作用如何？
档案工作的作为决定档案工作的地位，这话没错。但是档案工作不是单纯的服务工作，也不是专业技术工作，你只要多下功夫可以做出成绩。首先档案工作是项管理性工作，没有管理哪里会有档案资源，没有档案资源，怎么开展档案服务？
因此，我认为有必要讨论一下档案管理与档案服务的关系问题。
一、档案工作是联系各方面的开放系统
档案工作本身不产生档案，档案产生在企业的各个部门各个员工的生产和管理过程中，企业档案的十大类涉及到行政、人事、财务、技术、科研、经营、信息、基建等各个方面，企业的广大员工包括领导层都是档案的直接形成者，这是个全方位开放的系统。
吴宝康教授曾经就这个问题作过精辟论述：“档案工作是与社会环境发生密切联系的开放系统，而不是孤立的封闭系统。所谓开放系统，是指一个系统同外部环境的联系，其中有主要的联系和次要的联系，主要的联系决定着一个系统的存在和发展。档案事业与国民经济和社会发展的联系是主要的本质的联系，档案事业是国民经济和社会发展的产物，没有国民经济和社会发展便没有档案事业，反过来没有档案事业，国民经济和社会发展也要受到影响。”①
档案工作与档案是依赖的关系。没有档案便没有档案工作，只有档案工作才能收集、整理、保管和提供利用档案。档案来源大众又为大众服务，说档案工作是个开放系统，是因为档案来源的广泛性，档案服务的大众性。改革开放以后档案界与时俱进提出“经济建设发展到哪里，档案工作延伸到哪里”，这说明档案工作领域是无比广阔的。
二、档案工作的大众性决定着它是管理性工作
开放系统要有控制，没有控制开放系统便会失控陷入无政府状态。档案来源于大众，没有档案工作的管理，档案材料怎么会收集完整、档案材料怎么会保管齐全、档案材料怎么会准确？档案工作所以说是管理工作，因其目的是通过行政的、法律的、经济的手段达到档案的准确、完整和齐全。
管理大师泰勒说：“管理是所有人类组织（不论家庭、企业或政府）都有的一种活动，这种活动由五项要素组成：计划、组织、指挥、协调和控制。管理就是实行计划、组织、指挥、协调和控制。”档案工作如果没有计划权、组织权、指挥权、协调权和控制权，怎么能将大众的档案材料纳入管理目的呢！
另一位管理大师泰罗说“确切知道要别人去干什么，并注意他们用最好最经济的方法去干”②。档案管理是要告知大众怎样积累档案材料，如何规范行为使档案材料准确、完整和齐全，而且这种告知除了宣传作用外还有制约作用。
管理是一种行为，其一必须有主体，由谁管理；其二管理对象和管理内容；其三管理目的；其四管理条件。分析档案工作是管理工作：其一档案室是管理档案的主体，其二档案管理是面向大众、面向企业全部员工，规范他们的档案行为；其三档案管理目的建立可靠的档案资源，最大限度地发挥档案作用；其四档案管理必须具备机构、人员、制度、库房等条件，从管理学的角度看档案工作是名副其实的管理工作。
三、档案室的性质表明它是管理性工作
档案室是国家档案事业组织系统的基层组织，是档案馆工作的基础。企业档案室是集中统一管理本单位档案的内部组织机构。吴宝康教授对档案室这样描述：“把本单位形成的档案统一管起来，档案室保存的档案，主要供本单位利用，档案室工作做好了，档案的现实作用就能够得到充分发挥。”如何做好档案工作呢？最近国家档案局局长杨冬权通过广泛的调研，提出了建立档案资源体系和档案利用体系的思想，他从全国的角度说要建立覆盖人民群众的档案资源体系，涉及普通人，民生内容。对企业档案来说，要建立覆盖企业全部活动的档案资源体系，现在有一部分企业档案管理是不规范的，仅是技术档案这一块，特别是民营企业的档案材料还没有做到集中统一管理，分散在各部门各个人手里，因此要尽快地把企业的档案室建立起来。
企业档案室的性质，《档案法》规定：“负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导”。《档案法实施办法》规定企业档案室主要职责：1、贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全各项规章制度；2、负责统一管理本单位的档案，并按照规定向有关档案馆移交档案；3、对所属单位的档案工作进行监督和指导；4、对本单位文书部门的文件材料的形成、积累和归档工作进行指导。国家赋予档案室的职责表明它具有统一管理档案的职能，对下属单位档案工作监督和指导职能和对本单位各部门归档工作指导职能。
否认企业档案室管理的职能是违背国家档案法律法规的，是削弱企业档案工作的行为。企业法人不授权企业档案室统一管理全部档案，企业档案室没获得授权就无法管理，在不授权的情况下，是无法管理和利用好档案的，有的企业老总责怪企业档案人员发挥作用不够，其实根源就在企业老总身上。
四、加强企业档案管理，突显档案服务
企业档案是企业各项管理工作的基础，加强企业档案管理是文明管理、科学管理企业的必然选择，中外许多成功企业都十分注重档案管理，“百年老店”企业都有传承沧桑历史的档案资料，“高科技”企业都将技术核心机密材料、专利发明材料视为企业的宝贵财富，即使是连锁式商业企业都有规范的经营和财务档案，随时要接受政府有关部门的监督检查。加强企业档案管理，得益于企业；削弱企业档案管理，受损的还是企业。
管理行为必须授权，企业法人应当遵照国家档案法规，授权本单位档案部门管理全部档案，授权后的档案部门才能履行管理职能。企业法人不授权本单位档案部门，而由此产生的档案散失、管理混乱责任完全在于企业法人。
加强企业档案管理，首先企业法人要增强档案意识，履行法定义务，任何企业不能以各种借口将自己游离于法律法规之外。第二要深刻理解档案工作是各项工作的基础工作，档案工作这个企业管理的基础不牢靠，会影响企业的整体管理。第三要有辩证的哲学思想，对档案管理的投入，使小投入高回报；有利于当代，造福于后世。第四大中型企业，特别是大型企业的企业家应有社会责任感，企业应当面向社会，当企业具有一定经济实力后，应当回报社会，为国家为民族积累档案资源既是义务又是奉献。
档案工作一定要冠以“管理”帽子，实际是要争管理权，即是提出档案工作规划的权利，编制档案工作年度计划的权利，申请档案工作经费的权利，制订档案工作规章制度的权利，监督和指导各部门立卷归档的权利，安全有效提供档案服务的权利，提出档案工作方面奖惩意见的权利。
档案管理是手段，目的是更好地做好档案服务工作。企业档案部门一定要把档案服务放在突出的位置上，档案人员要有强烈的档案服务意识，把为各项工作服务作为自己的责任，通过档案服务促进各项工作体现档案工作的价值。如果说档案管理是投入的话，那么档案服务即是产品。
档案管理与档案服务是因果的关系，没有档案管理没法收集各种各类档案，丰富档案资源；没有档案管理没法使应当归档的文件材料齐全完整；更重要的是没有档案管理不能确保档案文件材料的原始性和准确性。只有加强档案管理，档案服务才有源源不断的完整、齐全、准确的档案资源。2008年10月29日国家档案局局长杨冬权在2008年档案工作者年会上，讲述了建立覆盖人民群众的档案资源体系，建立方便人民群众的档案利用体系的思想，说得好，说得深。笔者的体会，建立两个体系的思想，涵盖了档案管理与档案服务两个方面，我们要好好学习，认真思考。
注释：
①吴宝康主编《档案学概论》，中国人民大学出版社，1988年第11版，第174页
②《科学管理原理》，团结出版社，1999年1月版，第104页
