电子文件管理软件应用系统设计标准(美国国防部第5015.2号标准)

编者按：目前电子文件的管理正成为国内档案界研究的一个热点，为了了解国外电子文件的管理的状况，现特将美国国防部制定的电子文件管理软件应用系统设计标准予以发表，以供参考。限于篇幅，本文略作删节。
2002年6月19日颁布
美国国防部指挥、控制、通信、情报和智能（简称C3I）助理部长
美国国防部部长信息办公室
美国国防部五角大楼6000号
华盛顿，20301-6000
前           言
2002年6月
本标准是根据美国国防部《5015.2国防部导则　国防部文件管理计划》颁布的，5015.2国防部导则是于200年3月6日发布的，是美国国防部在各个过程环节上实施文件管理的指南。而本标准则规定了国防部各部门在实施其文件管理计划而使用电子文件管理应用软件时，则这些电子文件管理应用软件必须满足的强制性基本功能需求，并规定了文件管理软件应用系统的接口与检索要求，本标准还基于美国国家档案与文件管理署的管理要求规定了国防部文件管理所必须满足的最低功能需求。
本标准颁布后，美国国防部于1997年11月24日发布的《DoD5015.2电子文件管理软件应用系统的设计标准》随即废止。
本标准适用于国防长办公室、各军兵种办公室、参谋长联席会议主席办公室、战场司
令部、国防部检察长办公室、国防部各派驻机构、国防部野战机构、以及所有其他的国防部组织机构。
本标准一经颁布，立即生效，且对于所有国防部各机构而言，均是强制性的。现已经在使用中的电子文件管理信息系统必须在本标准的二年有效期内与本标准相兼容。在不影响国防部内部自动化信息系统的互操作性与兼容性的前提下，国防部还将适时发布补充性的细则以说明在某些机构内所需的独特性的功能需求。
目         次
前言…………………………………………………………………………………………160
目次…………………………………………………………………………………………161
引用标准……………………………………………………………………………………162
缩略语………………………………………………………………………………………163
定义…………………………………………………………………………………………166
1．第一章 总则…………………………………………………………………………174
1.1. 用途 ………………………………………………………………………………174
1.2. 适用范围 …………………………………………………………………………174
2.第一章 电子文件管理应用系统的强制性功能需求………………………………175
2.1. 电子文件管理应用系统的总体功能需求 ………………………………………175
2.2. 电子文件管理应用系统的详细功能需求 ………………………………………175
3.第三章 电子文件管理应用系统的选择性功能需求 ……………………………182
3.1  由电子文件的获取或利用活动所规定的功能需求 ……………………………182
3.2  其他有效的电子文件管理应用系统的功能需求 ………………………………182
4．第四章 电子文件管理应用系统对密级电子文件管理的功能需求………………185
4．1对密级电子文件管理的功能需求…………………………………………………185
4．2对密级电子文件管理可选的安全功能需求………………………………………185
第一章 总 则
1．1 用途
  本标准规定了对设计电子文件管理应用系统软件的强制性基本功能需求，但同时也规定了更为适合的非强制性需求。本标准是修订版，其把密级标识、利用控制、密级调整和降密以及其他问题都有机地融合于本标准之中。美国国防部所属的各机构应该在进行其各自的文件管理时使用本标准。本标准对文件管理的最低功能需求作了规定，这些需求是根据美国法典与美国国家文件与档案管理署颁布的指南与执行条例规定的。本标准在强制性功能需求中所使用的“必须”一词，表示的是强制性的需求，而在选择性功能需求中所使用的“应该”一词，则表示的是对于设计目的而言可能更合适，但是是非强制性的。
1．2 适用范围
  本标准规定了适用于美国国防部所使用的文件管理应用系统所必须具备的最低基本功能需求，对于美国国防部信息系统局的联合互操作测试司令部而言，其要测试一个文件管理应用系统是否符合本标准，那么首先必须测试这些最低基本功能需求是否得到满足，而不能强调使用单位的或特殊的需要。但是，使用单位可以规定一些额外的附加功能需求以满足其特定的需要，这些功能可以由联合互操作测试司令部测试时不作为是否符合本标准的需求来测试。一些特定需要如根据美国联邦信息法案可以注明受隐私法保护的数据而可不测试，此外，采用了本标准第三章所规定的可选特征的项目也可不受测试。附加功能需求将在本标准的以后版本中再作规定，此外，在本标准的以后版式本中还将规定文件管理应用系统与美国国防部报文系统的接口、与标准数据元集成系统的接口；还要规定与美国国防部的相关企业的信息环境的互操作性，以及在异构文件管理应用系统中的互操作性。
第二章 电子文件管理应用系统的强制性功能需求
2．1 电子文件管理应用系统的总体功能需求
2．1．1 管理文件 电子文件管理应用系统必须根据本标准来管理文件，而不考虑其是采用何种存贮载体和具有什么其他特征。
2．1．2 提供时间和时间逻辑 电子文件管理应用系统必须能准确地保存时间及当前处理信息的时间，以及公纪年。这种功能需求必须包括不局限于公元纪年的识别、计算，还要能提供相同的公元纪年和多种公元纪年的表达法和时间值的逻辑，以及在表达公元纪年时的时间接口值。电子文件管理应用系统必须能以4位数字格式存贮年代，并能进行闰年的计算，如1900年不是闰年，而2000年就是一个闰年。
2．1．3 实施对标准化数据的管理 电子文件管理系统对根据《DoD8320 1-M》规定所生成的标准化的数据必须具有兼容性，并可以对其实施操作。当选择现有的军工产品的系统来支持电子文件管理系统时，选择标准应包括这些系统对于美国国防部所规定的标准化数据实施和维护的可行性及性能的情况。该需求实际上还包括了系统应具有增加用户自定义元数据字段和修改现有字段标识的功能。
2．1．4 具有反向兼容性 电子文件管理系统必须具有利用旧版本数据库信息的功能。这种功能至少能反向兼容最近的一个旧版本。
2．1．5 可利用性 电子文件管理系统中可利用的文件必须包括系统的信息，这些信息必须是根据美国联邦法典条例《软件应用系统与操作系统》和《功能实施标准》所规定的有关系统功能的信息。对于美国联邦法典条例《基于万维网的企业内联网与基于因特网的信息应用系统》所规定的有关功能信息也必须被包括其中。
2．2 电子文件管理应用系统的详细功能需求
2．2．1管理文件分类方案 
2．2．1．1 电子文件管理应用系统必须具有对唯一的特许人员可允许其创建、编缉或删除文件分类方案中各个字段及分类号的功能。文件分类方案中的各个分类号必须与其相关类目的分类号及其所属的上位类文件类目的分类号相联结。在下列表1的“文件分类方案构成”的字段结构栏中，其“强制性”表示该字段对于用户而言必须出现并可利用，其利用的方式既可以是读／写方式，也可以是只读方式，这主要取决于数据存贮的类型；在下表1的“文件分类方案的构成”的用户需求数据集栏中，其“强制性”表示电子文件管理应用系统必须确保插入的相关数据值不是空值；对于该表中的用户需求数据集栏中的“非强制性”字段而言，当这些字段未被占用时，电子文件管理应用系统必须事先以一种可预测的查询结果方式或其他操作方式的结果来处理。文件分类方案中的各个字段可以组织成一个逻辑的组合，即当利用文件分类方案时，其可以对于一份文件（或一个文件组合）提供文件分类方案中所必须的全部的参见。

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