企业档案管理4
做好企业民生档案工作，服务企业发展稳定大局
攀钢集团公司档案中心 崔衍
[摘 要]本文从服务企业稳定发展的角度，阐述了企业民生档案的作用和做好企业民生档案的重要意义，对企业民生档案工作的现状进行了深刻地剖析，并提出了一些行之有效的建议和对策。
[关键词]企业民生档案 信息资源体系 利用 发展与稳定
关注民生、保障民生、改善民生历来是党和政府工作的重点。党的十七大报告明确指出：“更加注重社会建设，着力保障和改善民生，推进社会体制改革，扩大公共服务，完善社会管理，促进社会公平正义，努力使全体人民学有所教、劳有所得、病有所养，住有所居，推动建设和谐社会。”这不仅指明了我国改革发展关键阶段社会建设的重点内容和战略目标，同时，也为档案部门民生档案工作指明了方向: 开展民生档案信息资源体系建设，加快和提升档案部门民生档案信息服务能力，服务社会发展和稳定的大局，为构建和谐社会履行档案部门应尽的责任与义务。企业档案作为国家档案信息资源的重要组成部分，其民生档案在企业改革发展和稳定大局中，也发挥出了越来越大的作用。
一、企业民生档案及其作用
企业民生档案是指企业在生产经营和相关社会活动中形成的与企业职工利益直接相关的历史记录,包括在劳动就业、社会保障、教育、医疗等民生领域中形成的各种档案。企业民生档案具有重要的原始性、基础性、凭证性特征,在解决企业职工民生问题、促进企业稳定与发展乃至构建和谐社会方面都发挥着重要的基础性作用。例如，攀钢一位老职工退休时，所在单位将其少算了两年工龄。该职工苦于找不到充分的证据而多年未能解决，后来在公司档案部门的帮助下，于其调进调出介绍信存根上查到他参军的记录，印证了其工龄诉求并得以解决；还有一批2009年退休的职工，认为所在单位未把他们下乡当知青和在企业技校学习的时间算作工龄核算退休工资，后在公司档案馆查到他们在攀枝花市周边农村插队和攀钢金江技校学习的档案记录，才最终得以解决。在实际工作中，类似的案例我们经常遇到，通过对民生档案的提供利用，维护职工的切身利益，缓解企业的信访压力，既服务企业发展稳定的大局，同时也为整个社会的和谐稳定贡献了企业档案部门的绵薄之力。
档案的价值在于利用，民生档案也不例外。据统计，近年来一些国家档案馆在实际接待查档利用者的需求中，查阅民生档案占全部利用的95%以上。企业档案馆因其企业属性，民生档案利用的比例虽达不到这么高，但也占档案利用总量的绝大部分。如攀钢档案馆2010年档案提供利用共计3477卷，其中涉及工伤鉴定、工龄认定、科技进步奖等与职工切身利益密切关联的民生档案就有3129卷，约占档案借阅总量的90%。企业民生档案工作的重要性可见一斑。围绕这一重要工作，企业档案部门提供最直接、最具体的民生档案信息资源服务于企业的改革发展,满足职工对档案利用的需求，使职工在涉及切身利益的民生档案利用中深切体会到档案的作用与价值，这从某种意义上说也是对企业档案工作效果显著的推广和宣传，有利于企业整体档案意识的提高。
二、企业民生档案管理现状
1、民生档案管理规章与制度建设相对滞后
由于民生档案多为专门档案且门类众多，国家主管部门虽颁布了《关于加强民生档案工作的意见》这一指导性意见，但一直未出台操作性和规范性更强的民生档案管理规章与制度。对企业档案管理部门而言，监管企业民生档案工作无规可依；对立档单位来说，存在建档责任主体不明、职责不清、归档范围不明确、管理不规范等问题。
2、民生档案内容涉及面广、来源分散，不利于集中保管和提供利用
民生档案涉及门类广泛、形成部门众多的特点造成其难以集中收集保管：如职工病历档案存放于企业职工医院，人事档案存放于企业人力资源管理部门，而计划生育和独生子女档案又存放在企业的计生部门等等，甚至有些工伤认定书等档案分散于职工个人手中。大量民生档案分散保存在形成单位必然造成档案整理和保管水平参差不齐，档案信息难以共享，档案馆无法为企业职工提供“一站式”查档服务。
3、民生档案信息化水平严重滞后
民生档案信息化水平不高主要体现在以下两个方面：第一是多数企业档案馆（室）整体信息化水平不高，或者只是局部的信息化，没有构建面向整个企业的完全共享的档案信息资源平台。第二是民生档案的数字化进度严重滞后，企业档案馆（室）存在大量使用档案管理系统前进馆保存的民生档案，这部分档案基本只有案卷级条目信息能在计算机中查询，卷内条目信息尚未全部录入系统，更不用说对其内容的数字化，影响了利用者的查阅需求。
4、企业档案部门在民生利用工作中大多处于被动等待
企业档案部门虽然认识到了民生档案工作的重要性，但由于其企业属性，企业档案部门的大量工作要围绕企业的改革发展这个中心，为企业的生产经营、发展壮大服务。在人力、物力、财力等条件限制下，企业档案部门对民生档案工作的投入必然会相应的弱化。如大多企业档案部门在民生档案利用方面被动等待，甚至存在重物轻人、重企业轻职工、重集体轻个人的现象。
三、做好企业民生档案，为企业发展稳定服务
1、建立健全民生档案规范管理的规章制度
建议国家相关部门尽快制定民生档案规章制度以指导和规范民生档案工作。在国家政策出台之前，企业档案部门应根据国家相关规定并结合本企业的档案工作实际，对民生档案的责任主体和归档范围以及从收集、整编、归档、保管到提供利用等整个工作环节制定切实可行的企业民生档案管理暂行办法或标准。这是做好企业民生档案工作的先决条件，为之提供制度保障。
2、推进民生档案信息化建设
在企业档案馆（室）的信息化进程中，要优先对利用率较高的民生档案进行数字化工作。可先将其条目信息录入计算机管理系统，并在条件具备时实现其档案原文的数字化。同时，尽快构建基于企业全局的档案信息资源体系，实现全企业范围内的民生档案信息资源无缝对接与共享，实现企业民生档案查阅“一站式”服务，为企业民生档案利用工作提供有力的技术支撑。攀钢档案馆近年来对涉民档案老数据进行了卷内条目信息录入工作，已完成工伤、职称、招工表等民生档案条目信息录入共计21119条，为下一步对其档案原文数字化做好了准备。同时，对通过公司OA系统产生的电子文件进行了电子原文挂接，为构建企业民生档案信息资源体系奠定了初步基础。
3、平衡集中与分散的关系，征集追索散落于部门和个人手中的民生档案
如前所述，民生档案种类繁杂、涉及面广、牵扯部门众多的特点造成其难以高度集中统一保管，企业档案部门要针对此情况深入研究、区别对待，妥善处理集中与分散的平衡关系，尽量做到既能最大限度的集中保管，又充分考虑形成单位工作实际。例如职工医院的病历档案，它既是医院形成的民生档案，也是以后开展诊治工作的依据，将其一刀切地收归企业档案馆集中保管显然于理不合；至于因管理工作不到位而散落于部门和个人手里的民生档案则必须由企业档案部门集中保管。
笔者在民生档案利用工作中发现，早些年尤其是攀钢筹建之初，档案工作尚不完善，有些民生档案散落于部门甚至是个人手中。例如某厂矿单位未按规定将职工工伤鉴定表归档，而是直接交与职工本人保管。根据《攀枝花市企业老工伤保险待遇纳入工伤保险统筹管理意见》文件要求，攀枝花市劳动与社会保障局从2008年4月开始大量接收经审核确认的老工伤人员。该单位有些职工因工伤鉴定表保管不善或丢失而造成无法通过资格审查的遗憾。还有一些民生档案存放于职工所在厂矿单位或是当时经办人员手上，把这些民生档案收回保管是企业档案部门做好民生档案工作的当务之急，是维护企业民生档案齐全完整及构建企业民生档案信息资源体系的必要举措。
4、发挥企业档案部门主观能动性，变被动为主动，积极开发民生档案信息资源
企业档案部门要采取多种途径和方式，积极开发民生档案资源，如编制民生档案专题目录、编撰涉民政策文件汇编、构建民生档案信息平台等。档案包含凭证和参考效用，凭证即档案的法律效力，参考则侧重于其信息价值。民生档案中如工伤认定书、招工表等主要用于凭证性利用；而企业制定或转发的涉民政策性文件则属于参考性利用。对于前者，企业档案部门可以编制民生档案专题目录，甚至有条件的企业可以建立民生专题档案专库保管。对于后者，企业档案部门一是要联合企业相关部门编撰民生政策汇编，把涉及职工权益的国家和企业相关政策文件集中收纳进行专题编研，便于职工便捷、迅速地查阅了解与自己利益相关的文件，避免大海捞针之苦；二可借助企业办公系统和企业网站两大公开平台，将各种政策性文件信息实现共享，便于职工随时随地了解所需档案信息。
5、加强涉民政策知识培训，提高档案人员民生档案服务素质
笔者在民生档案利用工作实际中发现，有很多职工查阅涉民政策性文件时对要查找的档案不明确，更多的时候只能给档案工作人员一个很模糊的概念或者查阅目的。档案工作人员在对相关民生政策文件不熟的情况下，很难提取准确的关键词进行检索，这样就会造成无法提档的遗憾，即便经过努力检索成功也会浪费大量的时间、精力，降低检索利用的效率。例如有个职工满25年工龄欲提前退休，到公司档案馆查询企业相关的政策规定。工作人员先后使用“预退”、“离岗休息”、“提前退养”等多个关键词进行查询均未查到，询问人事部门后得知该档案属于下岗分流方面的文件，最终用“下岗分流”这个关键词将其查到。所以，档案工作人员尤其是提供档案利用的工作人员，一定要加强涉民政策知识的学习和培训，熟知政府和企业的各种涉民政策性文件，便于在职工不清楚相关政策的情况下为其精确定位，提高民生档案利用工作效率。
企业民生档案关系企业职工的切身利益，直接影响企业的发展与稳定。搞好民生档案工作是落实国家民生政策、实现以人为本、促进社会公平正义、构建和谐社会的重要举措，是企业档案工作的重中之重。企业档案管理部门务必要切实做好企业民生档案工作，服务于企业发展和稳定的大局。
参考文献
[1]国家档案局.关于加强民生档案工作的意见 档发[2007]12号。
[2]王彤.企业职工的长远利益 档案部门的社会职责 中国档案,2010(4):24-25。
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