企业档案管理7
企业应加强科技档案管理
攀煤集团公司供应处 廖红
企业档案是企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。企业应遵守《档案法》，依法管理本企业档案，并制定本企业文件材料归档范围和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度。随着市场经济体制的不断完善，国有企业改革的不断深化和推进，档案工作也要紧随企业的发展而发展，并且不断更好的完善企业档案的管理工作。
一、企业科技档案管理的重要性
企业科技档案主要是指企业拥有的科学技术研究、产品、基本建设、设备仪器等档案资料，这些档案中含有技术设计文件材料、产品专利权、商标权、著作权、房地产权等，是具有保存和参考价值的科学技术资料，这些资料对企业的发展起着重要的作用。
1、科技档案是企业科技活动真实历史记录
科技档案是反映企业的科研、生产活动的全过程，是企业生产发展变化的历史记录，它真实地记载了科技工作者的思想、方法和经验，是广大科技人员的劳动结晶。它能为企业的科研人员在进行科研管理、科技决策、科学研究、技术交流、经验总结、推广应用等方面提供信息和依据。
2、科技档案是维护企业合法权益的重要证据
科技档案能有效地维护企业的技术利益和合法权益，能处理好企业与个人之间在技术产权上的关系，妥善地保护企业的知识产权不被侵犯。科技档案真实地记录了企业进行知识创新活动的全过程，是企业拥有某一知识产权的法律凭证。当发生知识产权纠纷时，它们能起到至关重要的凭证作用。
3、科技档案是企业宝贵的无形资产，蕴藏着巨大财富
它在企业产品换型、设备维护修理、厂房改扩建中为工程技术人员提供所需档案资料，有效地提高工作效率，增加收益，节约资金。并且，它能促进企业的生产发展，提高企业的知识创新能力、新产品开发能力和企业核心竞争能力。
4、科技档案收集与整理是档案管理的重要环节
档案法中规定的档案管理的几个环节中，档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等，首先强调对文件材料收集，使这处于组织的集中统一控制之下，才能进行其它环节的管理。由此可见，强调对产生的文件材料进行收集、集中统一管理，才能保证档案的完整齐全，才能使档案工作更有效地为企业发展，为社会和谐，为科学发展提供服务。
二、企业科技档案收集与管理工作存在的主要问题
1、重凭证文件收集，轻技术文件归档
档案的价值包括凭证作用和利用价值。传统的档案管理与档案工作似乎更注重凭证作用，科技档案讲究真凭实据。技术参考利用价值是科技档案的最根本的属性，然而，在各种归档管理要求中都毫无例外地要求归档原件，如果有人归档的文件材料为复印件，在检查、审核中被发现，就是工作的失误，导致人们为符合归档要求，归档材料非原件不要。这似乎满足了归档要求，但却使一些重要的非原件的技术文件不能归档，影响了档案材料的内在质量，使档案资源的参与利用价值大打折扣。
2、重管理文件收集，轻档案资源处理
科技档案作为一种信息资源，具有独特的应用价值，但必须通过应用开发才能实现。档案信息的完整、系统、准确是档案资源开发利用的基础。完整，要求归档文件材料要齐全、要成套。系统，要求所收集的反映科研活动过程的文件材料输入、输出因果清晰、层次分明、项目系统构成完整，整理有序。准确，要求文件材料必须客观反映科研活动的真实过程，保证项目的依据充分，方法正确、试验科学、结论正确。
3、档案分类不完善影响了档案资源数据库构架
科技档案资源的利用程度与作用发挥，取决于检索查询体系的效率，档案分类是建立检索目录体系的基础。在以往的检索利用中，经常发生知道技术文件资料在档案馆里，但不知道放在什么位置，或者要找某一份内容非常具体的技术文件或资料，又不知道归于哪一类，也不知道哪一个型号或项目，导致无法索取到需要的文件资料。这都是由于档案管理中分类不合理导致摆放混乱造成的。分类看似简单实际却很复杂，其复杂性主要体现在分类在很大程度上影响档案业务管理和资源利用。
4、编目不完善影响检索利用
科技档案资源的利用率、检索效率高低主要取决于对档案文件所进行的编目是否完善。如无法找到需要文件资料的现象，与档案文件的编目是有关的。检索是档案资源利用的基础，而档案编目是检索利用的基础，通过编目，建立多种查找检索文件资料的途径，编目著录项的多少，标引深度都是影响档案资源检索查全率和查准率的主要因素，档案编目是档案资源能否得到充分利用的重要前提。目前，信息资源检查多采用主题词检索，档案资源检索也是如此。而一些档案文件编目中缺少了主题词标引，这都是档案资源检索利用的明显缺陷。
三、加强企业科技档案管理的对策
1、转变观念，解决好思想认识问题
坚持以信息化带动工业化，以工业化促进信息化，走出一条科技管理高，经济效益好，资源消耗低，环境污染少，人力资源优势得到充分发挥的新路子，为我国工业发展指明了方向，企业科技管理工作迎来了新的机遇。加强科技档案的开发和运用，有利于提高企业核心竞争力，有利于企业以最小的资源消耗去换取较大的经济效益，有利于企业开发新产品，新工艺，提高新产品在市场上的竞争能力。同时，强化科技档案的开发和运用。也是一种潜在的经济效益。
2、严格执行档案管理规程
做好科技档案收集、整理、保管工作 。各企业单位应建立，健全科技文件的形成、积累、归档制度，做到每一项科研、生产、基建等活动都有完整、准确、系统的科技文件材料归档保存，各单位在对每一项科研成果、产品试验、基建工程或其他技术项目进行鉴定、验收的时候，要有科技档案管理部门参加，并对应当归档的科技文件材料加以验收。没有完整、准确、系统的科技文件材料的项目，不得验收。上述规定明确了科技档案人员的职责，职权和工作规程，为科技档案管理提供了法定的依据。
3、加强学习培训，提高档案管理人员的素质
知识经济，信息时代为档案管理工作提供了发展的空间，同时也带来了严峻的挑战。档案管理队伍素质的高低决定着档案事业发展的成效，加强档案工作者的继续教育，有计划、有重点、抓好学习、培训、提高档案人员的素质，是档案工作现代化的前提，也是实施以人为本，科教兴档的关键，是推动企业档案现代化管理的动力和源泉。
总之，档案管理是一门很深的学问，加强档案管理应用理论的研究，是做好档案管理工作的基础，理论与实践的结合，是理性认识到实践的升华。
