1农业科技档案的分类与归档内容
1.1农业科技档案的归档范围1.1.1农业科研档案的归档范围农业科研档案是农业科技档案的主体，它的基本特点是课题成套，围绕一个课题的科技研究活动，形成一套在程序和内容上前后衔接、左右联系的科研档案有机整体。它的主要归档范围包括：科研准备阶段的课题审批文件、任务书、委托书、开题报告、技术考察及调研报告、方案论证、课题研究计划、协议书、合同等文件；研究试验阶段的田间区划设计、田间和室内重要原始记录、计算数据、试验总结报告、重要的来往技术文件等；总结鉴定验收阶段的课题鉴定申请书、工作总结、科研报告、论文、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资材料、决算材料等；成果和奖励申报阶段的成果和奖励申报材料及审批材料推广应用的经济效益和社会效益等；推广应用阶段的推广应用方案、总结、转让合同等。1.1.2基建档案的归档范围基建档案的归档范围主要包括基建管理文件、监理文件、施工文件、竣工图等，具体包含可行性研究报告、报批文件、设计任务书、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、财务及其其它资料等，这些文件可以按照材料形成的前后顺序和文件类别进行立卷整理。1.1.3仪器设备档案的归档范围农业科研单位的仪器设备档案主要是外购设备档案，它主要包括仪器设备购置文件材料，随机文件材料、仪器设备安装、使用后形成的文件材料。1.2新形势下科技档案的存储载体1.2.1纸质载体档案纸质载体的科技档案主要有文字文件、图纸文件和其它形式的文件，农业科研单位科技档案的主体主要是纸质载体档案。1.2.2电子文件档案和声像档案电子文件档案主要是包括各种类型的文字处理文件、图形文件、图像文件、多媒体文件、数据库文件、光盘、磁盘、磁带等。声像档案就是在科研进程中留下的声像资料图片，随着近年来科技手段的提高和声像设备的普及，声像资料显著增加。因为声像资料更能直观的保留科研活动的痕迹，所以收集这些声像档案也就显得更加重要。要求将年度内重要科研活动中取得的声像资料，认真挑选出具有代表性、美观性的部分资料，依照时间顺序经过电脑技术存盘保存。1.2.3各种证书包括科研工作中取得的品种审定证书、品种审定文书、转基因安全评价证书、获奖证书、专利、规程等等。要求按照类别，依照取得时间的先后顺序，进行分类、排列、编号、装盒。1.3农业科技档案信息资源的开发利用科研档案是重要的科学技术资源，是广大科技人员获得科技成果的重要载体，也是重要的信息资源,而农业科研档案工作的主要目的是为了开发利用这一资源。以山东省农科院棉花中心为例，近年来为提高档案的开发利用，除了认真收集整理科技档案，编写科技档案目录(包括电子版和纸质),还充分利用科技档案资料，撰写了中心建立以来的科研成就，追溯了科研历程、机构与历史沿革，编研了《单位大事记》、《中心建立以来取得的各项荣誉》、《审定品种简介》、《成果简介》、《论文著作汇编》。这为领导决策、制定计划、申报项目提供了便于查阅与利用的资料。现棉花中心保存科技档案1000余卷,近年来累计提供借阅1000多人次，利用这些科技档案做参考和依据共申请各类项目40多项,选育并通过审定推广的棉花系列新品种与转基因棉花系列新品种34个,其中有18个通过了国家审定;共获得各级各类科技成果40余项。这些品种在选育过程中,利用档案资料对棉花各世代综合性状及数据进行详细对比、分析,减少了许多重复劳动,加快了育种进程。在品种选育过程中,制定计划、进行总结、审定品种、申报成果等工作,都离不开档案这一重要信息资源。
2农业科研档案工作中存在的问题
2.1科技人员存档意识淡薄部分科技人员对档案材料的收集、整理、归档意识淡薄,上交档案的积极性与主动性不高，不主动配合档案管理人员的工作,致使档案管理工作难以顺利开展，往往是多次督促催交才得以完成。尤其是基建档案和仪器设备档案材料，参与人员多，存档意识差，致使档案缺失，为以后的改造、维修和固定资产管理带来困难。2.2形成周期长,缺乏连续性和完整性由于受农业自身特点的限制,农业科研工作周期较长,少则3、5年,多则几十年,这其中会形成大量的不同形式的科研档案材料，如果不及时整理归档，就会造成各种类别的档案材料缺失，加之有的科研项目是多单位合作,如果不及时收集汇总，便会影响整个单位档案管理的连续性和完整性。2.3档案管理软件的缺失随着农业科研项目的增加和研究手段的提升,档案的类别与数量也越来越多,需要研发适合现代农业发展的档案软件，以便使档案的管理查阅速度更快，准确性更高，传递更加顺畅。
3加强农业科技档案管理的措施建议
3.1实行定期归档和集中统一管理集中统一管理科技档案是《档案法》的明确规定，科技档案是国家财富,如果不妥善保管,除可能流失外还不能充分利用。由于科技档案材料的形成和积累贯穿于科研、生产活动的全过程，与科研、生产活动同步，因此科技档案的管理要实行以下措施：即“三纳入”和“四同步”管理；列入年度考核范畴；档案部门参与科研成果的鉴定、基建工程的竣工验收、设备开箱验收、科研成果的评奖等活动。因此，集中统一管理不仅是做好科技档案收集工作的根本指导原则，也是检验科技档案收集工作的首要标准。3.2建设一支相对稳定并具备一定农业科研知识的档案管理队伍档案管理需要有相对长期固定的人员管理,以保证档案管理工作的延续性。同时管理人员应具有一定的农业科研实践知识和管理编研水平，这样才会对科研档案的归类与整理做到科学规范，便于档案的开发利用。随着科学技术的进步和信息量的迅猛增长,对档案管理人员也提出了更高、更新的要求。管理人员不仅要有较强的分析能力,还要具有对数据档案的汇总、编研能力,以便为利用者提供准确可靠信息。3.3抓好归档材料的重要环节与关键时期根据农业科技档案管理的有关规定和所在单位的具体情况,视不同档案材料的重要环节关键时期进行归档，对于科研档案的收集，关键是抓住年度总结和成果鉴定阶段；对于基建档案的收集，关键是抓住工程竣工验收阶段；对于仪器设备档案的收集，关键是抓住仪器设备开箱验收、安装和调试完毕阶段。这样,规范、科学、完整的档案原始材料就形成了。3.4加强档案的编研工作档案编研工作是通过编辑、研究、加工档案信息，使其更加适应有关人员的利用。定题或定向输出的工作。它是档案利用服务的一种高级形式，是档案保护的一项重要举措，是档案鉴定的一种重要手段，也是档案宣传的一种载体。作为一名科技档案管理人员，应该了解并掌握单位所藏档案的种类和每一份档案的价值，积极进行档案的编研工作，以便于为科技人员和单位领导提供更加精练的决策依据。3.5加强档案科技信息的安全保护近年来，科学技术日新月异，各国已把科技实力摆在了首要位置，科技信息越来越被重视，窃密组织对科技信息的窃取也越来越猖獗。农业科研单位承担着大量的科研项目，有些科研项目的核心数据属于涉密信息。新技术、新品种、知识产权和种质资源都具有非常高的经济和社会价值，作为存储这些信息的载体———科技档案的管理就显得更为关键，因为一定要加强对科技人员和档案工作人员保密意识的宣传教育，确保科技档案与科技资源的安全。
作者：魏国红 单位：山东省农业科学院
