专门档案2
加强档案数字化管理，提高服务水平
攀枝花市房地产档案馆 刘薇 董翔云
内容摘要：本文阐述了房产档案数字化的重要意义，介绍了攀枝花市房地产档案馆建设数字房产档案馆的要点，以及数字档案馆的开发利用。
关键词：数字档案馆 意义 建立 利用
新时期在档案学研究中将房产档案与其它专业档案一起称为民生档案。随着惠民政策的实施，住房制度的改革，国家宏观政策的调控，房产档案的利用频率日益加快，房产档案信息以其独有的特点与价值被全社会所关注，在经济发展和社会进步中处于重要地位。房产档案工作由原来的封闭型、保管型、被动型向开放型、科技型、主动型转变。因此，房产档案的数字化是现代社会档案管理的必然趋势。我馆利用计算机技术、扫描技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术，把纸质载体的房产档案资源转化为数字化的档案信息，建成了数字房产档案馆，充分发挥了民生档案的作用，档案管理水平处于全省房产档案管理的前列。
1、 房产档案数字化提高了服务水平和档案的管理水平
房产档案是国家重要的信息资源，实现数字化管理是数字时代的必然要求，因此数字化档案馆的建立提高了我馆的服务水平和管理水平。
1．信息数字化是服务民生的需要
房产档案数字化实现了传统的手工调阅信息转变为计算机查阅信息，极大的简化了查档程序，节约了查档时间。通过数据档案库可以直接进入影像数据库，查阅图像档案，大大提高了工作效率。特别是国家近年以来出台了多项房产新政策，这些政策都需要通过房产档案的查询，提供相关的证明，从而保证政策的实施，使房产档案充分发挥了民生档案的作用。近四年来，我馆累计调卷109626人次，查询88366卷次，最高达118人次/日，查档利用率比建立数字档案馆前增加了200%，为百姓享受政策优惠提供了有力保证，同时也解决了房产档案日益增多给档案管理带来的难题。
2．档案图像化是档案保护的有效途径
房产档案数字化后，实体档案以图像形式存储在数据库中，需要利用相关档案资料时，除了必要时才提取实体档案外（如司法部门取证等），平时只需利用计算机就可以直接打印出档案资料，即保证了档案利用的方便、快捷，又最大限度的保护了实体档案，减少高频繁的调用对纸质档案的损害，减轻了工作人员的工作量。
3．传输网络化扩展房产档案利用空间
通过数字化档案的建立，实现了信息共享，是服务社会的需要，在房产管理机构内部各部门之间、社会利用者之间构起一座信息沟通的桥梁，扩大档案的利用空间，通过有效的利用房产档案，充分发挥了房产档案的价值，为全省、全国产权信息联网打下了坚实的基础。
4．查询智能化加快了检索速度
房产档案立卷时采用案卷级整理，因为房产权属档案必须具备所需的全部资料才能立为一卷，不像文件级的整理方式主要是文书档案保存的文件材料。因此，房产档案的查询也是按照案卷查询。房产档案数字化后在查询时可以在计算机中以各种条件或组合条件等智能化检索，比如：以产权证号、姓名、身份证号、坐落、档案号、面积等进行单一条件或几个条件组合进行检索，在查询到符合条件的档案时，同时就可以查询出该卷档案关联的上下手，了解产权情况和变动情况，保证以最快捷的速度查出所需要的信息，同时使查询者不受时空限制，随时随地查询档案信息，为档案利用提供了便利。
5．数据动态化保证了数据的准确性
房产档案数字管理有利于规范房屋产权产籍管理，提高办事效率，确保工作人员和查询利用者随时了解产权信息和变动情况，掌握一手资料，有利于产权管理各部门对房屋权属情况及时做好管理，特别是扣押、抵押、买卖等限制性信息加强了对房产交易和房产登记发证等工作的控制功能，有效地降低了产权登记工作的失误率，同时能够根据各种需求统计相关数据，保证了数据的全面、准确。
二、科学建设数字房产档案馆的要点
房产档案具有数量庞大、更新速度快、与业务环节联系紧密、利用率高、凭证性强等鲜明的特点。因此，我馆充分利用科学技术与房地产权属管理相结合，建立了由数字档案库和实体档案库组成的数字房产档案馆。数字档案库包含：图像591.83万页，328333卷档案，其中产权档案233044卷，抵押档案9400卷（另对871卷注销抵押档案进行清理，建立电子文档），1/3产权档案85889卷。同时我馆在原有数据基础上，经过数据的修正、补录了286345条目，建立了产权的上下手关联关系，健全了反映19300余条产权信息的数据档案库，将产权管理、档案管理有机结合起来。
㈠ 领导重视是建立数字档案馆的前提
数字档案馆建设是一项长期工作，同时也是一项投资较大的工程，房管局领导和房地产档案馆领导高度重视数字档案馆建设，多次召开专题会议安排部署，局领导亲自落实工作资金。我馆成立了档案数字化工作小组，聘请重庆立鼎公司为施工团队，按照资金、设备、合同“三落实”和人员、技术、时间“三到位”的要求，迅速启动，精心组织。编制了《房地产档案馆数字化档案工作方案》，对设备配置、工作流程、人员培训等各项工作都做出了具体安排部署。
㈡ 制定标准化的技术规范是建立数字档案馆的基本保障
我馆根据中华人民共和国档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》，结合房地产行业的特点制定了《房产档案整理规范》、《档案扫描实施规范》、《影像档案加工流程规范》、《房产档案卷内文件排序规则》、《房产档案资料分类规则》（建立卷内目录）、《产权信息录入规则》等统一的影像档案技术标准和管理规则，形成包括管理、业务、技术三个层面的房产数字化档案标准规范体系。
㈢ 组织人力物力突击建立健全数字房产档案馆
影像档案库和数据信息档案库共同组成了数字档案库。影像档案库为实体的电子图片和缩影，利于保管和查阅。数据信息档案库则是档案信息的反映，著录了产权人和权属情况、房屋的自然属性等，与权属管理的业务系统相关联，便于权属管理和数据更新，既实现了电子目录的作用又超越了电子目录。数字档案库与实体档案库实为一体，二者密不可分，构成了数字档案馆。
1．突击建立健全数字房产档案馆
从2006年开始，我馆聘请专业公司，按照技术规范的要求，对积存的档案进行影像档案加工，流程化工作，用时两年，初步建成了影像档案库。另一方面我馆根据档案查询和产权管理的需要，建立了一套符合房屋产权管理规律和房产发展现状的计算机网络业务管理系统，经过数据补录、修正，建立上下手等措施，我馆健全了数据信息档案库。
2．对实体档案库进行进一步规范化整理
我馆对存量房产档案进行清理和检查，按照《城市房地产权属档案管理办法》的规定规范档案资料，保证其规定的产权登记的文件材料全部归入房产档案，按照《房产档案整理规范》的技术标准对房产档案进行规范化整理，以档案号为排列方式。以档案号上架，无需预留空间，增大库房容量，减少了管理成本，从而建立了规范化的实体档案库。从2006年至今，我馆现馆藏档案共计339104卷，其中产权档案233044卷，抵押档案9400卷，部分产权档案85889卷，抵押注销档案1084卷，预售抵押档案13503卷。
㈣ 数字化加工常态化
从2008年至今，我馆坚持房产档案数字化加工常态化，组织职工按照技术规范标准，制定加工数量和质量要求，每天保质保量完成影像档案加工工作，保证了数字房产档案馆工作的正常开展，提高了服务水平。
三、加强数字档案馆现代化管理，保证房产档案的有效利用
㈠ 更新管理保证了数字档案馆信息的准确性
房产档案随着房屋的买卖、变更而不断形成新的房产档案。因此，房产档案的动态管理非常重要。建立数字档案馆后，加强了房屋产权的动态管理，使登记簿信息及时更新。档案管理机构与房屋登记机构和相关部门联网办公，实行一体化管理，各部门人员能依据登记簿信息，办理产权登记，防止重复抵押、一房多卖等违法行为出现。同时，为社会利用者提供了可靠的信息。而房产档案的动态管理又因为房地产业的不断发展具有持续性，是一个长期的系统工作。房产档案的动态管理和长期性主要表现在：
1．当房屋不存在时，产权信息已经发生变更并失效，因此在数据库中及时注销该产权信息。
2．在数据信息档案库中对产权设定扣押、抵押、遗失等，同时也对该产权的权属设定了限制，以后根据情况取消限制，实现对产权的动态管理。
因以上各种原因进行动态管理时，在实体档案中对增加的资料重新装订，同时在影像档案库中增页，扫描入库，保证了影像档案库的及时更新，从而使数据信息、影像信息、实体保持一致，保证了产权信息的准确性、及时性。
㈡ 安全管理是数字档案馆生存的保障
由于数字化档案是采用计算机技术，存储在计算机中，通过网络查询，有内网和外网两个网络，存在信息的安全性问题，对档案的安全管理提出了更高的要求，特别是计算机硬件、软件、数据及网络等方面的安全，因此我馆高度重视数字档案馆的安全管理，专门制定相关的安全保密制度，以保证数据信息的安全，同时采取以下的措施：
1．数字档案以磁盘列阵保存数据，在异地保存了4份，并及时更新。
2．采用内网、外网分离的形式，并设置网络防火墙，防止从外部攻击。
3．由专人负责数字档案馆的数据安全。
㈢ 进一步加强数字档案的开发利用
数字档案馆的建立，大大提高了工作效率，增强了查准率和查全率，提升了服务质量，房产档案利用达到了安全、高效、规范和方便群众利用的目的。下一步我馆将进一步开发数字房产档案，满足多方位不同的利用需求：
首先对档案信息整形，建立楼盘表。现在的数据是以产权人为权属变化来管理，没有充分体现房屋作为不动产的特性，建立楼盘表后，能更好地反映房屋的自然属性和产权变化，更有利于产权管理部门进行管理。由于历史原因，攀枝花市在办理产权证时登记的门牌号比较混乱，使房产档案信息根据坐落查询非常困难，因此档案信息整形非常必要。2008年我市重新编制了新的街道名称和门牌号，统一了坐落，为档案整形创造了条件。我馆拟对全市每幢楼房建立楼盘表，整理档案信息，显示每幢、每套房屋的自然状况和权属状况信息，保证房屋信息查询的准确性，进一步提高档案的查询利用率。同时应用GPS全球定位系统与建立好的楼盘表关联，将整个城市的房屋权属管理纳入电子地图进行直接管理。通过GPS可立即在地图上标示出建筑物的具体坐落，同时还可以检索到周围建筑物的所有情况，甚至查询出与学校、医院、某个单位的距离，扩大了房产档案的利用空间。
数字档案馆的建立，是以数字化的形式存储，网络化的形式联结，利用计算机系统进行管理，最大限度地发挥人力资源和数字化加工设备能力，兼顾保护档案原件的要求，保证数字化档案的真实可靠，更好地发挥了档案信息资源的作用，极大地促进房产档案管理模式的重大改变，实现房产档案信息收集、整理、查询、利用管理的现代化，提高了档案的管理水平和利用质量，为服务社会和民生发挥更大的作用。
参考文献：
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