内容摘要：在信息社会的时代，开发利用档案信息资源是企业档案工作一项长期的任务。本文主要从强化档案信息意识，转变观念，提高服务水平；加强收集、编研工作，拓宽企业档案信息资源开发利用的渠道；运用现代化管理手段，促进档案信息资源的开发利用这三个方面浅谈了企业档案信息资源开发利用的重要性及途径。并以企业现代化管理，促进档案信息化建设；以档案信息化管理，拓宽开发利用的渠道；通过档案信息资源的开发利用，求得企业更大的发展。
主题词： 企业档案 信息 开发利用
当今世界早已进入信息时代，“档案是一种信息”，这一观点也已被人们接受。著名科学家钱学森先生曾经就明确指出：“从系统工程的技术角度来看，情报资料、图书、文献和档案都是一种信息，这种系统工程的目的就是信息的存贮，信息的检索和提取，信息的传输和信息的显示，所以这整个技术可以称为信息系统工程”。①这是从理论上对档案是一种重要信息认识深化的具体表现。
由于档案工作是一项从属于国民经济和社会发展的服务性工作，它必须服从并服务于整个社会的发展及当前形势的需要。随着企业经济体制改革的不断深化，企业的档案作为企业在各项活动中形成的，具有查考价值的文件材料，是真实的原始记录，起着不可缺少的作用。那么，开发利用档案信息资源探索其规律，为企业经济建设服务，已成为企业档案工作一项长期的主要任务。
一、强化档案信息意识，转变观念，提高服务水平。
“档案是记录客观社会活动信息的一种载体，是一种固定的信息资源”。②“信息是指事物发出的消息、信号中所包含的东西”。③它可以为现实服务，亦可通过分析研究而面向未来，具有预测前景，帮助人们进行正确决策的功能。树立信息观点，强化档案意识，充分认识档案信息所具有的特性，转变观念，重视档案信息资源的开发利用，为企业各项工作做好超前服务。
1、档案信息具有广泛的综合性和高度的集中性。所谓广泛的综合性，即指档案部门将那些数量浩瀚，内容丰富的档案进行综合开发，以便各方面的利用。所谓高度的集中性，是指档案部门从各部门或个人手中收集、征集起来的各种档案信息资源，经过分析加工、存贮、集中管理，随时为企业提供利用。在现代企业制度中，企业拥有独立的产权，企业面对的市场经济与过去的计划经济截然不同，市场经济是一种风险经济，适者生存，优胜劣汰。企业要在竞争中处于优势，其法宝之一就是必须依靠传递的信息知己知彼。为此，档案部门就成为了企业的信息中心，其功能就是根据企业的需要将档案信息主动传输出去；同时又及时把市场的各种信息收集回来，对其进行加工分析，将有价值的、综合性的、有实效性的信息，提供给企业的决策机构和相关部门。经过高度集中的档案信息，在企业生产经营建设活动中发挥着特有的作用。例如：攀成钢公司成都厂区的搬迁，由于成都市环境规划，将东郊二环路边的轧管厂区搬至青白江，公司在不降低工艺技术装备水平的前提下，尽可能整合现有资源，对旧设备进行搬迁改造。这必然要利用大量的档案信息。公司档案部门主动及时地提供这些档案信息，仅大连铸搬迁这一项工程从拆迁到安装共提供利用科技档案案卷600多卷次，底图七千多张。使设计、承建单位节约了资金，赢得时间，提前顺利地完成任务。
2、开发档案信息应有针对性和实用性。在档案信息开发、传递、利用时，应遵循几项原则：一是有针对性。针对企业生产和经营目标及技术活动中的关键问题，提供档案信息。二是有实用性。档案人员必须熟悉企业各类档案用户的工作性质与任务，分析其需求特点，从而提供切实可靠的档案信息。三是客观性。必须以档案中所记载的事实、数据等为依据，忠实于原始材料，使提供的信息能反映企业活动的真实面貌。四是要有效益性。力争信息内容被吸收采纳的程度高，利用后产生的效益高。笔者认为，在企业档案信息资源开发利用过程中，只有遵循这四项原则，才能有效的促进这项工作的开展。例如：原钢管厂牛市口行馆的办公楼（现东苑宾馆），几年前原址的住户联合上访，状告该厂在六十年代初，拆建时未作赔偿，要求给予经济补偿或给予新建住房，根据这一严重事态，档案部门查询了大量的有关文件材料及会计档案，包括当年这些居民索赔领款签字等原始材料。及时向有关部门提供了这些档案信息，作为有力证据，使他们在事实面前无话可说。从而为厂避免高达八十余万元的经济损失。企业档案部门能够针对性的实用而有效益地开展档案信息服务，就必须研究企业对档案信息需求的特点，掌握并根据这些特点开展工作，才能达到事半功倍的效果。
3、转变观念，重视档案信息资源的开发。由于社会的发展，经济体制的转变，企业由生产型向生产经营型转轨，企业的档案工作也应转入适应市场经济下的生产经营型轨道上去。档案部门必须转变观念，即由计划经济模式向市场经济模式的转变；由被动的、单一的服务向主动的、多种的服务转变；由独立开发向合作开发的转变；由注重收集、保管向注重开发利用的转变；由靠行政手段微观管理向依法治档宏观管理的转变；由注重出物质成果向既要物质成果又要人才成果的转变。改变过去重政治，轻经济、重保管、轻利用、重实物、轻信息等观念。明确档案工作的主攻方向，就是要大力开发档案信息资源，围绕企业经济建设开展形式多样的服务工作，充分发挥档案的作用，显示档案的价值。档案在企业经营中作用大了，自然能使其在企业中争得一席之地。
二、加强收集、编研工作，拓宽企业档案信息资源开发利用的渠道。
企业档案信息资源的开发利用，是指尽可能地发掘潜在的档案信息，取之利用。它是由收集、整理、鉴定、编目、编研等工作环节组成的一个有特殊意义的劳动过程，来满足利用者需求。它与一般档案工作有所不同：一是具体任务不同。一般档案工作的任务是科学管理好档案，便于利用；而开发档案信息资源的任务是尽可能地挖掘潜在的档案信息，满足利用者的需要。二是要求不同。一般档案工作的要求是维护档案的完整与安全；而开发档案信息的要求是在维护档案完整、安全的基础上，积极、主动、迅速、准确地以多种形式，多种渠道提供高质量的、系统的档案信息。
1、加强收集。丰富馆藏是开发利用信息资源的物质基础和前提条件。即通过扩大收集对象和范围来进一步丰富馆藏。也就是档案部门既要收集企业规定的部门形成的档案，还要向其它部门如研究部门等及个人进行收集，不仅要收集文书、科技、会计档案，又要收集与企业相关的各种业务、合同档案以及与档案关系密切的各种市场资料。企业如及时掌握这些档案信息及市场资料信息，就能够使企业决策人准确了解用户需求，了解本企业产品在市场上的占有率及竞争手段。因此，企业档案部门要不断的丰富馆藏信息量，为档案信息资源的开发利用提供保障。
2、加强编研。编研工作是主动、广泛、系统地开发利用档案信息资源的一种有效方式。也是开发利用档案信息资源的重要手段。档案作为企业一切活动的真实记录，属知识形态的产品，是一种宝贵的“资源”。企业的生产、建设离不开它，更是企业走向市场的桥梁。在这新形势下，档案部门在做好各项基础工作的同时，必须加强编研工作，围绕一定的题目范围，对档案文献进行收集、筛选、加工等。以往，企业的档案部门一般仅满足于或局限于档案原件的提供利用，而忽视了档案内容的研究和开发利用。长此以往显而易见已不能满足企业发展的需要，档案部门的地位也难以提高。要改变局面，使档案部门的地位有所被重视，其重要因素之一就是做好编研工作。即对档案信息资源进行高层次和深度的开发利用。通过对库存各类档案信息资源的发掘，按内容、专题编研一些有价值的成果，为企业的生产经营、设备维护服务。例如：攀成钢公司精轧厂利用设备档案信息中的润滑系统部分，经过分析、加工编写的《设备润滑五定表》，以确保设备正常运转起到非常大的作用。又如：攀成钢公司档案部门利用库存档案信息内容编写的《重大科技成果汇编》、《组织沿革》、《安全警示录》、《公司物业管理状况分析》以及提供资料参与其他部门完成的《年鉴》《大事记》等，均受到好评。通过编研这些材料，拓宽了档案信息的传播途径，档案部门的工作得到上级领导的肯定。
3、主动服务。主动开发利用档案信息资源，是提供利用工作的拓展和深化。企业要大力开发利用档案信息资源，使档案信息的潜在价值转化为现实价值。就要求档案人员熟悉馆藏，了解利用者的需求，这也是做好档案开发利用的起码条件。档案管理工作从收集到保管，所做的一切劳动，其目的都是为了利用。档案人员不仅要积极主动提供利用；还要多形式、多渠道的开展利用工作，满足利用者的需要。通过利用沟通与加强档案部门与其它部门及社会的联系。例如：成都华夏建设公司在参与攀成钢公司大连铸及钢包精炼炉设备拆迁招投标中，由于该设备是采取保护性拆除，利旧异地安装。他们通过利用大量该设备的档案信息充分熟悉了解了原设计思想，掌握了设备部件的结构原理，顺利完成招投标工作的商务报价，并一举中标，赢得设备拆除合同175万元，为企业创造了效益。档案人员的工作态度受到他们的赞誉。又如：攀成钢过去的部分固定资产如房产、汽车等。为统一管理，需全部更名为现“攀钢集团成都钢铁有限责任公司”的资产。在市房管局、车管所办理更名过户手续时必须要企业历次更名的依据性材料，档案部门通过查询《组织沿革》等档案信息，及时了解到企业历次更名和具体更名时间。并将市政府同意更名的批复文件提供给相关人员，才得以顺利及时地办理了更名手续。
显然，开发利用档案信息资源，必须以丰富和熟悉馆藏信息为基础，以开发利用信息资源，为企业各方面工作所服务作为出发点，就能使档案工作在企业深化改革中充满生机与活力，发挥其应有的效益和作用。
三、运用现代化管理手段，促进档案信息资源的开发利用。
党的十六大报告指出信息化是我国加快实现工业化和现代化的必然选择。企业实现信息化管理就成为必然。加之“广、快、精、准”是信息化社会人们对信息需求的基本特点，要满足这一需求，除了要有多形式的开发利用途径外，还须借助现代化的管理手段。随着信息革命的不断推进，计算机、网络技术的普遍使用，现代光学技术使信息存贮高密度化等，也逐渐在档案专业方面广泛得到运用。
1、以企业信息化管理为契机，推动档案信息化建设。由于社会信息化建设的突飞猛进，档案所服务的机关、社会团体、企业、事业单位的信息化进程的迅速发展，必将带动和推进档案信息化建设。众所周知档案信息化建设的核心是资源建设，即通过数字化、网络化的技术手段，建立起规范化、标准化，可共享的目录数据库和全文数据库。如原攀成无缝钢管厂，在实现企业现代化管理的同时，通过公司内部计算机研发人员，开发了一套适合本企业的档案管理软件系统。该软件系统具备一定的智能性，有模糊检索功能，能提供多种途径检索。同时还具备档案统计包括档案借出、归还情况的统计；档案变更、销毁、获奖情况的统计等工作及档案部门内部管理等多项功能。2001年将全部科技档案、部分文书档案条目输入计算机管理，建立起目录数据库，大大提高了检索效率，方便查询和档案的统计工作。实现了档案信息化管理的第一步，档案信息目录级管理。
2、注重运用网络技术，大力开发利用档案信息资源。随着企业信息化管理的不断深入，越来越多的企业建立了局网，推行了OA系统，实现了无纸化办公。利用计算机建立起机读目录，方便编目和查询，进一步实现全文管理。利用网络管理系统，建立档案信息资源共享的技术平台，使企业利用者方便、快捷的在网上就能查询到自己权限范围内的所需档案信息，实现档案信息传递网络化。如：成都飞机制造公司很早就采用计算机著录，现已拥有机读目录馆藏记录一百多万条。建立了“多种载体文件档案网络管理系统”，逐渐由目录管理过度到全文管理，通过公司内部网络，实现了文件档案网络开发利用，信息资源共享。从而方便、及时、快捷地满足了利用者的需求，该企业成为众多企业信息化建设的排头兵。通过计算机管理大大提高档案信息资源开发利用的效率。
当然，就目前来说仍有一些企业在档案信息化管理和高质量的开发利用方面进展缓慢。制约企业档案信息化发展和高质量的开发利用的因素主要有：第一，企业资金问题；第二，企业对档案工作重视程度；第三，档案人员的素质问题；第四，档案现代化网络管理中的保密及辨别真伪的问题等。
随着科学技术的不断进步，企业的不断发展，人员素质的不断提高。只要档案人员共同努力，以企业现代化管理，促进档案信息化建设；以档案信息化管理，拓宽开发利用的渠道；通过档案信息资源的开发利用，求得企业更大的发展。
注释： ① 《档案管理学参考资料》里钱学森著（情报资料、图书文献和档案工作的现代化及其影响）一文中第359页。
②、③ 1990年档案出版社编《档案工作手册》第16页。
参考文献：陈兆 、沈正乐主编《最新档案工作实务》中国档案出版社。
《中国档案》2003年3期、2004年9期。
