【摘 要】项目档案信息资源的共享有利于项目资料的综合利用。现阶段，项目档案信息资源的共享和高效利用已经成为相关行政主管部门和科研机构关注的重点。本文分析了项目档案信息资源共享理论、意义、支撑体系，并提出了项目档案信息资源共享措施及建议。
【关键词】项目档案；信息资源；共享
随着现代办公的网络化、信息化、数据化特征不断凸显，加强档案信息资源共享在项目管理工作的应用，已经成为提高工作效率，顺应时代发展趋势的重中之重。现阶段，我国项目档案信息资源的构建还主要依靠各级项目主管部门进行独立管理，项目档案信息资源之间缺乏统一性和共享性，使得项目档案信息资源处于一种孤岛的状态，很难最大化的发挥这些信息的价值，难以满足当代项目管理工作的要求，无法有效地服务于新时期的项目建设事业发展。
1 项目档案信息资源概述
项目档案信息是指在整个建设项目,从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的文件资料,包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、生产准备、试运行、移交生产、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料。
项目档案信息资源的作用主要体现在三个方面。第一、决策支持。项目档案信息资源是项目管理者决策的重要依据，项目管理者通过收集、分析、总结这些反应客观事实的信息能够为决策提供可靠的保障。第二，参考作用。项目档案信息是工程项目建设全过程的真实记录，它承载了前人积累的丰富知识和经验教训，依此为参考能够收获比其他资料更可靠的效果。在工程项目建设中，项目档案信息不仅对项目建设、运行、维护、改扩建等具有考察、凭证作用，还可以为政府审批部门及审计、稽查单位对项目的监管、事故调查和社会监督提供参考依据和有力支撑。第三，重要组成部分。随着社会发展，国家对基础设施的投入不断加大，对工程项目的安全、质量、进度、投资、廉洁五大控制的要求也更加严格、规范。项目档案信息是建设施工中的一项重要组成部分，是工程项目建设及验收的必备条件，对项目竣工验收具有否决权。
2 项目档案信息资源共享的意义
（1）项目档案信息资源共享是一种新型的档案管理模式，是工程管理、专业技术、档案管理工作有机融合的产物，是顺应信息化发展趋势的必然选择。
（2）项目档案信息中拥有丰富的档案资源、服务设施和专业人才信息，通过信息资源共享，可将这些潜在的共享价值转化为公共服务优势，在各领域的项目建设中发挥重要作用。提高项目档案信息资源的社会共享水平，关系到国家运用项目档案"鉴往知未，推陈出新”建设的发挥程度，有助于提升我国经济社会发展的软实力。
（3）项目档案信息资源的共享在国家军事物资储备、调拨及国内、国际救灾、援助等方面具有极大潜能，具有一定的战略意义。
3 项目档案信息资源共享的支撑体系
项目档案信息资源共享是一项工程量十分浩大，内部关系较为复杂的系统，其中还涉及到人们意识形态的不同和行业部门的利益冲突，仅仅依靠先进的信息处理及共享技术是无法完全解决的。在项目档案信息资源共享构建的过程中，需要认真处理好五个方面的关系，才有可能最大限度的进行项目案信息资源的共享。这五个方面分别为用户需求、组织管理、共享规则与标准、档案驱动及共享技术。用户的需求是前提，了解用户的需求才能以此为驱动，从而制定档案信息资源共享的框架，明晰信息资源整合的方向，从而更加具有针对性的设计共享平台的功能模块。模块建立后就需要确定用什么样的规则和标准约束共享活动，又以什么样的技术才能支撑共享的实现。这五个方面是相互促进、相互影响的，它们共同构成了项目档案信息资源共享的支撑体系。
4 项目档案信息资源共享措施及建议
（1）在共享范围内组件统管全局的领导机构
项目档案信息资源共享应立足于全局性的统筹规划之下。项目档案信息资源共享波及范围可能会很广，从资源整合到门户网站的建设继而到资源共享，都需要全局性的统筹规划。必须在整个过程中建立一个统管全局的中心，组建具有国家权威性的领导机构以扭转目前项目档案管理上整体性差、条块分割的局面，将负有共同使命的各类型档案馆在新的层次上加以综合和整体化，把各级各类档案馆视为相互连接的节点，集中在统一的领导机构下进行管理。
建议该领导机构的形式分为横向型和纵向型两种，其中，横向型是以地域来划分，按照不同省市，在各自地域范围内，由地方政府部门作为领导机构，统一组织与协调本地域内项目档案信息资源共享工作，比如民生、市政建设等民用项目；纵向型是以行业来划分，在不同行业中以各自顶层主管部门作为领导机构，统一组织与协调本行业中项目档案信息资源共享工作，比如军工、国防等行业的涉密项目。
（2）采用分布式的共享模式
在全局性的统筹规划指导下，项目档案信息资源共享建设的各组织成员将以何种方式进行合作共建从而达到共享，这就涉及到共享模式问题。项目档案信息资源的用户包括：项目部门单位内部的员工，项目系统上下级单位、同级兄弟单位用户、其他部委相关单位用户以及社会公众等。这些用户可以进一步归为三大类：本单位用户、项目系统内其它单位用户和项目系统外用户。因此，项目档案信息资源共享的总体模式采用分布式的共享模式，即通过物理上分布、逻辑上统一的各级项目档案管理系统，实现各级项目档案信息资源的自治管理、安全交换和分级共享。各级项目档案管理部门通过本部门项目档案共享系统的自治实现面向内部人员的资源共享。为了确保上级对下级档案信息资源的监督指导，下级单位需通过互操作技术实时或定时的向上级进行项目档案信息资源元数据的交换，同级部门为了实现环境应急，也可进行数据交换，社会公众等外部用户只能通过项目档案信息共享系统进行项目档案的查阅。
（3）建立项目档案信息资源共享标准规范体系
项目档案信息资源共享标准及规范体系是保障信息交换、共享、用户权限使用等活动的核心。标准和规范约束着项目档案信息资源共享全过程中的各种行为，确保档案信息资源能够有效、有序、安全、优质的被充分共享利用。项目档案信息资源共享标准体系架构主要由三个部分组成，这三个部分分别是指导性标准，通用性标准和专用性标准。指导性标准旨在为共享提供指导性或者参考性的依据，比如项目管理办法和分类体系等。通用性标准是指信息共享过程中具有广泛适用性的条款。专用性标准主要是针对某一专业应用，具有专用性条款的标准。从档案信息资源管理的过程来看，这些标准又可以被进一步的归纳为：档案信息资源采集或者管理标准、交换标准、共享标准和其他基础性标准等。
（4）处理好共享与保密的关系
由于档案通常形成于本单位的工作活动中，是本单位活动中的创造成果，因此一些材料在一定时间内仅限于规定的控制范围内使用。尤其是部分项目档案信息涉及国家的政治、军事、经济和技术秘密，一旦泄露，会对国家和社会的安全和利益造成难以预测的损失和危害，在阅读、使用时必须进行限制。因此在项目档案信息资源的开发利用过程中必须考虑项目档案的内向性、机密性，维护国家和社会的安全和利益，保护档案形成者自身的合法权益。
参考文献：
[1]诸云强，徐敏，朱琦，吴品才，张树梅.项目档案信息资源共享框架研究[J].档案学通讯，2011（02）.
[2]诸云强，徐敏，朱琦，冯敏，宋佳，杜佳.分布式项目档案信息资源共享系统研究[J].档案学通讯，2011（04）.
[3]丁莉.档案信息资源共享策略研究.黑龙江大学，2007.
