学校教务档案是学校档案的一个重要组成部分，也是学校档案的特色所在。教务档案是教学管理活动中形成的、具有保存价值的历史记录，为校领导、管理人员、教师和学生提供政策性、指导性、连续性、发展性和使用性的依据。收好、管好、用好教务档案，无疑是学校档案工作的重要内容之一。
一、把教务档案管理列入主管领导的议事日程
学校领导要主动关心教务档案管理情况，明确教务档案管理工作在教学各项工作中的重要性，解决工作中的实际问题，并依据国家档案局和教育部的有关法规，结合本校实际制定和完善《教务档案管理的规章制度》，做到有章可循，同时要更新观念，确定适合教务工作发展需要的档案管理模式。档案人员要积极参与教务工作管理活动，及时发现了解教务工作的发展动态，找准服务的切入点，积极的有针对性地研究开发档案信息资源，改进服务方式和手段，寻找适合的管理模式，以实现档案资源的最佳配置，走出一条档案管理新路，充分发挥档案的作用，为教育事业的发展当好参谋助手。因此加强领导，健全机构，在各方面给予指导和支持，把教务档案管理工作顺利进行，同时接受校档案部门和地方档案行政管理部门的业务指导，这是做好教务档案工作必要的组织保障。
二、加强教务档案管理人员的培养
随着档案管理的现代化，教务档案管理也要伴随着学校档案管理现代化的脚步前进，这对教务档案管理人员的素质提出了更高的要求。“事在人为”，教务档案管理人员的素质决定着学校教务档案的质量。首先要加强思想道德素质的培养，提倡爱岗敬业，强化服务意识。增强法制观念，做到“依法治档”，维护档案安全。加强干部队伍建设，提高教务档案人员素质。提高档案人员素质是做好教务档案工作的前提条件。档案人员的工作具有一定的特殊性，档案人员在某种程度上可以说是教育信息资源的中介人，因此就要搞好岗位培训，提高业务素质，定期对教务档案管理人员进行培训，有针对性地学习和讨论，以提高档案专业理论水平和档案管理专业技能。组织他们学习教务档案管理的有关制度规范，提高应用规范能力，加强计算机应用及网络管理知识的学习，提高他们的专业技能。开展岗位练兵，制定岗位规范，提高他们学习主动性和积极性。只有这样档案从业人员才能具有高度的政治责任感，具备档案工作者应有的职业道德及心理素质，才能精通档案专业知识，了解本部门教务管理的历史发展情况和世界教育事业发展态势，了解档案工作和相关的法律法规文件，学习和掌握现代办公自动化知识和外语知识，为国家教育事业的改革和发展做出贡献。
三、进一步提高管理水平，实现办公自动化
随着国家教育事业的飞速发展，教育教学改革的深入开展，和中央电大“项目试点”在我校的开展，原有的工作规模已不适应现在的发展趋势。教务档案数量增长速度显著加快，面对繁杂的整理、编目、检索、统计等工作，单纯的手工作业方式很难完成。目前学校教务档案的管理模式和管理手段都较落后，难于适应形势的发展，要解决档案服务的时效问题，只有充分解决档案服务的技术设备才能实现，应用计算机管理教务档案，提高工作的质量和效率。以学籍档案为例，现行的运行方式是，学生成绩一式三份，一份学校档案室留存，一份班主任留存，一份教务处留存，很烦琐。如果对教务管理软件系统进行优化，实行全校网络管理，那么需要成绩的直接网上查询，可以达到事半功倍的效果。
四、有效开发利用教务档案
有效开发利用教务档案，是教务档案工作的落脚点，也是学校档案人员和档案部门的职责。将教务档案作为资源，围绕学校各项工作及时有效地开发利用，并为之服务，将会使学校教务档案大放异彩，会使学校工作充满朝气。仍以学籍档案为例，档案管理人员定期对各届各班及每个同学的学籍档案资料进行统计、分析，并将统计结果上报相关领导和部门，学校领导根据这些数据分析出各届各班的毕业率、优良率、及格率，从而对学校教学工作进行评估，调动教学人员的积极性。还可以分析出教学工作和学生管理工作中存在的问题，为制定教学管理措施，改进教学方法，提高教学质量，加强学生工作提供信息支持。
