内容概要：本文从纸质档案及电子档案的对比出发，对制约电子文件及电子档案被广泛使用的疑点——信息安全性、法律效力、真实性、完整性做了初步的分析，并提出了相对应的策略。以期对国内档案界目前蓬勃发展的电子文件及电子档案研究工作有所裨益。
关键词： 电子文件 电子档案 使用 疑点 策略
信息技术的迅速发展是当今世界发生剧烈变化的最显著特征。技术的变迁也随即带来了档案管理的革命。计算机在办公领域的广泛应用，加之电子政务的飞速发展电子文件应运而生，而且电子文件也逐步进入档案馆（室）成为电子档案，这类档案的数量逐年递增，在档案馆（室）目前形成了两种载体档案共存的现状。
如果说纸张从公元一世纪诞生起，在经历了数百年才取得作为档案载体的统治地位的话，那么我们可以毫不夸张的预言，由于电子文件被广泛使用而衍生的电子档案很有可能在计算机出现不到100年的时间内，在很多领域将取代纸张作为档案载体。有专家认为：“对于许多日益腐朽的信息载体来说，惟有数字存储才能做到使信息保存数千年而不失真。”但是，刚刚登上档案历史舞台的电子档案在一定程度上还无法取代纸质档案的现实价值，只是在一定程度上，电子档案的充分利用将很好的促进档案工作的开展，也将更好地促进档案在当代社会的实际利用。本文将就制约电子文件及电子档案被社会广泛使用的疑点做一初步探讨，以此期望能对当前电子档案的管理的思考有所裨益。
纸质档案已经得到了最广泛的认可和使用，这是与其在档案界的传统地位相符合的。
由于纸质档案的归档、保管、提供利用等诸多工作都是人为为主。因而在档案的信息安全性和真实性以及完整性问题上，纸质档案能够得到最大可能的保障。只要做好防盗、防潮、防虫、防热等措施，纸质档案的安全是能够得到保障的。在真实性和完整性问题上，由于档案归档时是经过了严格的鉴定工作，其真实性也是可以让人信服的，另外，经过按照严密系统的全宗归档，档案的完整性也很容易得到保障。在法律效力上，纸质档案的法律凭证作用是得到了法律的认可和保障的，纸质档案是许多司法案件定案的权威凭证。反之，电子档案由于其异与纸质档案的特性，目前的技术水平难以保证其安全，难以确保真实性和完整性的要求，在证据力受到鉴定技术的限制的同时，法律凭证作用上自然也难以代替纸质档案。这些已经成为困扰电子档案的广泛使用的疑点。
（一） 信息安全性问题
电子文件和电子档案产生于计算机或网络，并存在于计算机或计算机网络之中，由于计算机网络的开放性和交互性，电子文件和电子档案的不稳定性和不安全性昭然于目。我们都知道文件和档案管理的核心是保证文件和档案的安全性和完整性，由于电子文件和电子档案的不稳定性和不安全性，人们对电子文档的安全性和法律效力尤为关注。安全问题是国际档案界共同关注的话题。
1、网络中的电子文档的信息安全
网络是一个开放的系统，任何电子文档一旦在网络上泄了密，后果比在纸质档案可怕得多。这是因为纸质档案的传递要受到时空的限制，而网络的传输则完全不存在这个问题。因此，电子文档的安全性将成为网络电子文档管理工作中最重要的问题。而它的核心问题是信息内容的保密问题。除了保密之外，电子文档还存在因被修改而失真的问题，甚至被删除。由于网络的开放性和交互性，网络中的信息则成为某些人的攻击目标，电子文档信息也不例外。又由于某些电子文档涉及到商业机密或政府关于某方面的政策，而使得电子文档信息更具有诱惑力，对“黑客”的诱惑力也更大了。
电子文件和非电子文件之间的最根本的区别就是，后者通过保持它们在事务处理过程中被产生、接受、和归档时的原格式和状态来保证其真实性，而前者则是通过不断地刷新和定期迁移来保证其可靠性。
2、电子文档的安全性该如何得到保证
（1）备份系统的建立。对电子文件和电子档案的管理系统的备份有三个层次：①硬件级备份、②软件级备份、③人工级备份。理想的备份系统应尽量满足全方位、多层次的需要。对电子文件和电子档案来说，还应该要将软件和数据一起备份，并对设备环境参数详细登录，要选择耐久性备份介质，设备更新后要及时将旧载体转换成新载体。
（2）网络系统的安全性和防火墙的使用。
网络安全贯穿于电子文件信息管理的几个层次：物理层的安全、链路层的安全、网络层的安全、操作系统的安全、应用平台的安全、应用系统的安全。
建立网络安全体系，主要包括：建立对特定网段、服务的访问控制体系建立入侵攻击监控系统；建立良好的认证系统；建立合理可靠的备份和恢复机制等。
防火墙技术的使用。采用防火墙技术是保证网络安全的一种较为有效的方法。防火墙的技术核心思想是在不安全的网络之间构造一个相对安全的子网环境。为了防止内部攻击，还需要设置对内的第二道防火墙，使主机对内也被隔离。但这两道防火墙都会影响效率。为了提高效率，有的系统采用的是动态安全管理方式，按照数据安全级别要求的高低，使检测数据的安全自动在用户层和系统层动态调整。
（3）信息处理的安全性保证及加密。
密码系统的目标是为网络上运行的电子文档提供高度的安全保护：①机密性，通过加密隐藏信息，从而为处理和存储数据提供隐秘保护；②完整性，保证文件从生成到被接受的全过程不变；③非否定性，用于证明文件来自于某个机构或某个人，而不论该机构或个人是否承认；④真实性，提供两种服务，一是识别文件的来源，并对真实性提供保证，二是认证注册到系统的人员身份，对有人进入连接并伪装成该人时进行验证真伪。⑤权限的问题及口令的保护。网上的权限管理可归纳为用户身份的验证，身份的验证主要解决两个问题，一是确定用户是谁，二是确定其被允许在网上作什么。在网络上，最常用的是密码口令。应当认识到普通的机器上是没有绝对安全的口令。相对较安全的口令为大小写字母、数字、特殊字符无序组成的、长度大于6位的口令。
（二） 法律效力问题
电子文档是否具有法律效力，是否可以成为凭证，其法律效力由谁来定，怎么样使电子文档具有法律效力？它受各国的法律制约。只有满足本国的证据法则的电子文档，才有资格成为证据；具有证据资格的文件、档案不一定具有同等的证明力，即法律效力，这是既涉及到法律又涉及到技术与管理的重要问题。
一份材料能否具有法律效力，主要取决于两个方面：一方面是看该材料能否有资格成为证据；另一方面是如果成为证据，其证据力大小如何。证据能力是指证据资料在法律上允许其作为证据的资格。一份材料只有首先具有证据资格，才可能具有法律效力。我国的法律在证据采用方面，《中华人民共和国民事诉讼法》、《中华人民共和国刑事诉讼法》（以下简称《民事诉讼法》和《刑事诉讼法》）中所作的规定，并没有将电子文件和电子档案的证据能力排除在外，也就是说电子文件和传统文件一律平等，均具有作为证据的能力。从发展的角度来看，只需要对电子文件加以明确的规定。可见，我国的法律并未对电子文件采纳为证据的设置障碍。2003年6月，《四川省公文网上交换管理暂行办法》第五条已经明确指出“电子公文与相同内容的纸质公文具有同等法律效力”。
电子文件在具有作为证据的资格之后，随之而来的问题是电子文件的证明力度如何？无论在什么诉讼制度中，只有真凭实据才有证明力。我国的《刑事诉讼法》和《民事诉讼法》均要求“一切证据必须查证属实，才能作为定案的根据。任何未经审查、真假不明、来源不清的材料，都不能作为认定事实的根据”。传统的文件、声像档案具有鉴别技术，在鉴定具有客观性后，其证据能力是很大的。电子文件尽管其具有证明能力，由于当前鉴定技术的限制，使其证明能力比传统的纸质档案低得多。但只要能使电子文件的客观性得到鉴定，其证据力将会大大提高。
由此可见，在我国，电子文件与其他载体文件一样具有证据力。目前，其证明力受到鉴定技术的限制，但随着技术的发展和法律的完善，将同传统文件一样具有证明力。
（三） 真实性和完整性问题
电子文件和电子档案管理的核心是保证其安全性和完整性。如果做到这一点，那么电子文档的法律效力将不再是一个值得怀疑的问题了。电子文件的完整性有多方面的含义：内容信息的完整、文件集合体的完整、文件背景信息的完整、元数据的完整（是电子文件可读性和恢复原貌所需要的数据）。电子文件的真实性保证起来非常的困难，因为电子文件的载体和存放地点经常的变化，复制起来又难辨真假，其处理过程又有隐蔽性，更改不留痕迹，所以哪个是“原件”很难确认。国际上目前的一般做法是，利用法定的程序对电子文件的生命周期进行全过程的管理，并据此来认定其法律效力。可靠的做法是采用管理制度和技术措施组成一个贯穿于电子文件从生成、运作到归档全过程的安全“通道”。
综上所述，科技是一把双刃剑，一方面它带给人类最绚烂的憧憬，另一方面也会给人类带来难以防范的科技“死角”。电子文件以及电子档案得到全社会广泛的使用是信息时代的必然趋势，而电子文件以及电子档案管理上出现的疑点也将随着计算机技术的迅猛发展而得到妥善解决。
鉴于国内电子文件研究正处于蓬勃发展的阶段，应该更多研究显露出来的问题，因为问题的产生同时意味着研究契机的出现，能及时发现并重视研究中的问题，也必将推动电子文件研究的进一步发展。
我们有理由相信，传统的笔耕起草行文被计算机键盘取代是不可逆转的趋势，红头实体文件或盖有红头印章的上传下达文件也将被计算机网络文件而替代，这一突变将给档案管理部门带来革命洗礼式的冲击。电子档案必将昂首登上历史的大舞台，而纸质档案将领受退居二线的使命。
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