应用计算机管理档案已经达到一定的水平和规模。目前，随着档案数字化工作的开展，档案管理部门存储了大量的计算机数据，大部分存储在计算机硬盘、软盘中。这些数据是档案管理工作人员辛勤劳动的成果，如果数据遭到破坏或丢失，就会给国家和单位带来很大的损失，为了避免这种损失的发生，惟一的办法是为系统进行可靠的备份。
一、危害数据档案计算机数据的因素
1、病毒目前全世界每天都有几百种新的计算机病毒产生，这些病毒通过Internet网散播到世界各地，虽然各种杀毒软件层出不穷，但病毒产生的速度要远远快于杀毒软件。前几年，在我国发生的CIH病毒，使全国约30多万台计算机系统崩溃，直接损失上亿元多人民币。可见，病毒对计算机数据的破坏是巨大的，必须加强防范。
2、系统故障首先是系统与计算机硬件故障。在网络环境下，各种不同型号的机器与不同的操作系统并存，这极有可能造成设备间的冲突，从而导致系统运行失灵。计算机的硬盘是故障发生率比较高的设备，硬盘一旦发生故障，内部的数据就很难再恢复。其次是电源故障。虽然现在电力供应很正常，但遇突发事件如雷击、短电等导致系统瘫痪，从而造成数据丢失。
3、人为因素人为的错误在所有的威胁数据安全中发生的频率最高。据统计，在所有案例中，80%是由人为错误引起的，困倦、劳累、疾病及经验不足等，都可能造成错误的操作并造成数据丢失。此外，还有人为的破坏，如网络"黑客”的攻击等。
4、灾害如地震、火灾等。虽然灾害与其他因素相比发生的频率并不高，但是这样的灾害只要发生一次，就会给数据带来毁灭性的打击。
由此看出，档案的数据信息，时刻都面临着种种潜在的威胁，只有定期进行备份才能将所有威胁拒之门外。
二、备份载体的选择
选择备份载体应从以下三个方面进行考虑。(1)容量。应避免在备份过程中因介质的容量不足而更换介质，因为这会降低备份数据的可靠性。因此，备份介质的容量在备份中显得十分重要；(2)存取速度。备份是为了防备数据发生意外事故，但这些单个事故不可能每天都发生，因此，我们使用备份数据的频率并不高。从这个意义上来讲，备份数据的存取速度并不是一个很重要的因素；(3)备份介质的可管理性。这是备份中一个很重要的因素，因为可管理性与备份的可靠性紧密相连。最佳的可管理性当然是自动化备份方案。如果一种技术不能提供自动化备份方案，那么它就不能算是好的备份技术。
随着信息存储技术的飞速发展，硬盘可擦写CD, MO等价格都在大幅下降，给我们提供了更多的选择机会。下面就硬盘、光盘、磁带三种存储技术进行分析比较。
1、硬盘 硬盘的特点是容量足够大、数据存取速度很快。但从备份的角度来说，数据存取速度并不是一个很重要的因素，且硬盘备份成本太高。同时，由于目前还没有一种硬盘自动化备份方案。如果用硬盘来备份，每天的硬盘更换任务就必须由人工来完成，而这种人工的介入只会增加故障发生的概率，降低了备份的可靠性。此外，硬盘的故障发生率比较高，很容易引起数据丢失。以上这些因素决定了硬盘不适合用来进行数据备份。
2、光盘 光盘技术具有访问速度快、成本低等特点。一般来讲，光盘技术更多地应用归档、联机访问等应用环境中，就备份而言，这种技术尚不完善。首先，光盘的介质容量有限，CD-R一般在700MB,DVD光盘容量也仅为2. 7G字节，而目前存储数据服务器硬盘的平均容量为30G字节以上。因此，必须用很多光盘才能实现对整台服务器的备份，在这个过程中更换介质的后果只会导致严重降低备份数据的可靠性。其次，目前光盘技术没有任何一种应用程序支持它实现自动备份。
3、磁带 磁带技术具有备份容量大、成本低等特点。目前一般DDS一磁带每厘米可存储大约2MB的数据，而这2MB数据需要用户承担的介质费用才几分钱，如此低廉的成本是任何其他技术都无法相比拟的。虽然磁带技术的访问速度不快，但这并不影响备份数据的读取和可靠性。此外，磁带技术还具有先进的自动管理功能，从而保证了备份数据的可靠性。
综上所述，数字档案管理比较理想的备份方案是一种容量大、具有先进的自动管理功能、价格又相对较低的设备。无论是硬盘技术还是光盘技术，都不适合来进行备份，只有磁带技术才真正适合于备份。此外，各级档案部门必须高度重视数据备份工作，制定完善的备份制度，加强档案管理人员队伍建设，根据各单位实际需要和财力，尽可能地选择最佳备份系统。
青海省档案局
