科技档案统计指标体系

统计指标是表明统计总体数量特征的范畴。具体地说，科技档案统计指标就是表明科技档案工作总体的某种属性与特征的概念和数值。一个统计指标只能反映统计总体的某个侧面，或某一侧面的某一特征。但科技档案工作涉及到很多方面，涉及到很多特征，而且相互联系着、彼此制约着。为此，要深入、全面地了解和认识科技档案工作，就必须采用多个、并具有密号图纸或型号的切联系的指标。这些处于有机联系之中的多个统计指标，就构成了统计指标体系。科技档案统计指标体系实际上是反映科技档案及科技档案工作数量方面所包括的各项统计指标，以及这些统计指标间的相互关系。

1 科技档案数量统计

科技档案数量统计，是科技档案统计中最基本的一种统计。根据库藏科技档案的性质和特点，科技档案数量统计由三方面构成：综合统计、分类统计和专题统计。这三方面的统计相辅相成、相互补充，它们从不同的角度、不同的广度和深度来反映科技档案在数量方面发展变化的程度和规律。

1.综合统计

科技档案综合统计，是从总的数量方面来反映科技档案部门在一定的时期内科技档案数量发展变化的程度和规律。具体指标如下：

（1）收进量。该指标的含义是指在统计期内，科技档案部门接收归档入库的科技档案数量。它属于时期指标（时期指标与时点指标的概念）。收进量的计量单位，由于科技档案种类较多，实体形态差异较大，因此在实际工作中也是五花八门，既有卷、册、袋、盒，又有套、张、页、件、份，甚至还有捆、扎等。计量单位如此之多，从某种意义上来说，已经失去了科技档案数量统计应有的作用。在此有必要对收进量的计量单位进行统一。

A.收进量的基本计量单位为“卷”。在《档案著录规则》中，载体形态项著录所采用的基本单位为“卷”。其数量一般按《科学技术档案案卷构成的一般要求》的规定处理。

B.收进量的通用计量单位为“米”。它是指科技档案叠放排列的厚度之和，也可以理解为科技档案排列上架后所占搁板的长度。该单位是目前国际上最为通行的档案数量计量单位。

C.资料收进量的计量单位为“册”。在企事业单位，科技档案部门兼管一定数量的资料是非常普遍的，这样会使科技档案利用更加丰富、生动，但我们不应将资料与档案混在一起统计。资料数量的计量单位与图书馆馆藏量的单位应该一致，都为“册”。

D.图表型科技档案的计量单位为“自然张”与“标准张”。所谓自然张，就是图表型科技档案的实际张数；而标准张则是以4号图纸或A4型号的复印纸幅面大小（均为210mm*297mm ）为基本单位，称为 1张，其它幅面的图表型档案均折算为这种标准的倍数或分数。

E.新型档案的计量单位为：照片档案用“张”，录音、录像、影片档案用“盒”，电子档案用“片”。目前科技档案部门保存的电子档案以 3.5英寸的软盘居多，故用“片”作为计量单位较为适宜。

（2）移出量。该指标是指在统计期内，科技档案除正常利用之外移出库外的数量。它也属时期指标，计量单位与收进量一致。

（3）销毁量。这是指在统计期内，履行了必要的审批手续、并已销毁的科技档案数量。其性质为时期指标，计量单位与收进量一致。

（4）封存量。这是指在统计期内，经有关领导批准，执行封存期的科技档案数量。性质与计量单位同收进量。

（5）接转量。该指标是指在统计期初的库藏科技档案数量。它属时点指标，计量单位同前。

（6）库藏量。该指标是指在统计期末的库藏科技档案数量。性质与计量单位同接转量。

上述几个综合统计指标之间存在下列关系：

库藏量＝接转量＋收进量-移出量

移出量＝销毁量＋封存量

2.分类统计

科技档案分类统计是反映科技档案部门库藏科技档案的各种类别、类型在数量方面发展变化程度及其规律性的一种统计。这种统计主要是作为科技档案综合统计的进一步补充。以企业档案为例，国家档案局曾于1991年颁发了《工业企业档案分类试行规则》，该《规则》依据企业管理的职能，为工业企业档案分类统计时，可将《规则》与本单位实际情况紧密结合起来，进行企业档案的分类设置了10个一级类目。企业档案机构在进行档案分类统计。表15-5是某企业档案馆设计的档案分类统计表。                                              

3.专题统计

科技档案专题统计是围绕科技档案的某些特征所进行的统计，这对于改进库藏建设，提高科技档案质量，便于科技档案利用，是十分重要的。通常它可分为密级、保管期限和状况三个方面的统计。

（1）密级统计。科技档案可按密级的不同，分为绝密、机密、秘密及开放四类进行统计。

（2）保管期限统计。科技档案可按保管期限的不同，分为永久、长期、短期三类进行统计。

（3）状况统计。在国家档案局颁发的《档案馆工作通则》第十六条中规定：“档案馆应对馆藏档案和资料的保管情况进行定期检查，遇有特殊情况应立即检查，及时处理”。科技档案部门都应按此规定，做好相应的科技档案状况统计。其内容包括：未整理编目的科技档案数量统计、残缺不全的科技档案数量统计、组卷不正确的科技档案数量统计、需要消毒处理的科技档案数量统计等。

2 科技档案管理统计

科技档案管理包括整理、鉴定、保管三方面的内容，其统计也应围绕这三方面来进行。

1.整理统计

科技档案整理的统计指标体系所包括的统计指标有三个：已整理科技档案数量、未整理科技档案数量和平均日整理科技档案数。已整理科技档案数量是指在统计期内已经整理的科技档案数量；未整理科技档案数量则是指在统计期内按规定应该整理或已接收进来而实际上并未整理的科技档案数量。这两个指标结合起来，可以全面地反映科技档案整理任务的完成情况。

平均日整理科技档案数是用来衡量个人或小组整理速度快慢的统计指标，用平均数表示。若该指标针对个人，其单位为“卷／天”；若该指标针对某一整理小组，单位则为“卷/（人*天）”。

2.鉴定统计

与科技档案整理统计相类似，鉴定统计指标体系所包括的统计指标也有三个：已鉴定科技档案数量、未鉴定科技档案数量和平均日鉴定科技档案数。其含义不再赘述。

3.保管统计

科技档案保管统计由三个指标构成：科技档案遗失数量、科技档案损坏数量、失泄密科技档案数量。这三个指标分别统计科技档案遗失、损坏、失泄密的数量，其性质皆为时期指标，计量单位同科技档案数量统计。

3 科技档案利用统计

科技档案利用工作是广大用户利用科技档案并辅以科技档案工作者服务的一项工作。根据科技档案利用工作涉及到的因素：利用的主体——用户，利用的客体——科技档案，利用的条件 ——科技档案工作者的服务，科技档案利用统计应由三方面的统计指标构成。

1.用户统计

对科技档案用户的统计，由利用人次、利用单位次与利用效益三个指标组成。

（1）利用人次。该指标是指在统计期内来档案部门利用科技档案的人次数。单位：人次，属时期指标。

（2）利用单位次。该指标是指统计期内来档案部门利用科技档案的单位次数。计量单位为单位次，属时期指标。利用单位次与利用人次之所以要分开统计，是因为单位与个人利用不仅有量的差异，而且有质的区别。

对利用人次和利用单位次都可在上述综合统计的基础上，再进行分类统计。利用人次可分别按来源、文化程度、利用目的等分类统计，利用单位次可分别按单位、部门的性质、利用目的等分类统计。

（3）利用效益。用户利用科技档案会产生社会效益和经济效益。社会效益只能用文字表述，而经济效益则必须量化。因此，利用效益一般主要是指用户利用科技档案后所产生的经济效益，单位：元，属时期指标。其计算方法在第二十章将做专门介绍。

2.利用科技档案统计

利用科技档案统计是以用户利用的科技档案为统计对象，用来反映用户的利用情况和利用规律。具体统计指标如下：

（1）利用档案数量。该指标是指在统计期内，用户所利用的科技档案数量。单位有“卷”和“卷次”两种，属时期指标。

（2）利用资料数量。这是指在统计期内，用户所利用的资料数量。单位有“册”和“册次”两种，属时期指标。

（3）档案利用次数。又称档案利用频率，是指在统计期内，各卷科技档案被用户利用的次数。单位为“次”，属时期指标。

（4）复制档案资料数量。在科技档案利用工作中，经常需要复制或配套各种材料。复制档案资料数量就是指统计期内，复制的档案资料张数。单位为“自然张”和“标准张”，属时期指标。

（5）制发档案证明数量。该指标是指在统计期内制发科技档案证明的数量。单位为“份”，属时期指标。

3.利用服务统计

为了使科技档案利用工作能够顺利开展，科技档案工作者必须进行利用服务，不仅包括调卷和咨询在内的直接服务，而且还包括编目和编研在内的间接服务。

（1）调卷、咨询服务统计。此项统计包括库内查卷数、调卷数和咨询服务时间三个指标。库内查卷数是指在统计期内，档案工作者按用户的利用需求在库房内查找科技档案的总数，单位：卷次，属时期指标。调卷数是指在统计期内，档案工作者所调出库外的案卷数量，单位同样为“卷次”，属时期指标。

调卷数不同于库内查卷数，因为科技档案工作者根据用户的需求在库内查找的科技档案，不一定全部调出库外。调卷数也不同于前述的利用档案数量，因为用户利用的科技档案是在科技档案工作者调出库外的基础上，对用户有用并被利用的科技档案数量。显然，上述三者之间应满足下列关系式：

库内查卷数≥调卷数≥利用档案数量（卷次）

（2）编目工作统计。此项统计主要围绕档案部门所编制的各种目录来进行，如案卷目录数量、分类目录数量、专题目录数量等。因这些目录的表现形式不同，计量单位也有所区别，有“本”、“条”、“张”等。

（3）编研工作统计。反映科技档案部门编研成果的统计指标有两个：一是编研成果种数，指科技档案部门利用科技档案自编或与其它部门合编的各类参考资料，一个书名为一种；二是编研成果字数，指科技档案部门在统计期内所有编研成果的累计字数之和，单位为“千字”。

4 科技档案辅助统计

科技档案统计除了上述三大统计外，还包括一系列的辅助统计，如人员统计、设备统计、环境统计、财务统计。

1.人员统计

科技档案部门在进行人员统计时，人员数是最基本的统计指标，其性质为时点指标。此外，还需进行科技档案人员的分类统计。

（1）按人员的年龄结构统计，可分为三档：老年（50岁以上）、中年（ 介于35岁和 50岁之间）、青年（35以下）。

（2）按人员的性别统计，分为男、女两类。

（3）按人员的文化程度统计，一般可划分为大学、高中、初中及初中以下。其中， “大学”文化程度中含“大专”文化程度； “高中”文化程度包括“中专”和“普通高中”。

（4）按人员接受档案专业教育的程度统计，有大学、中专、职业高中、训练班、其它五类。

（5）按人员技术或业务职称统计，具体可分为：研究馆员、副研究馆员、馆员、助理馆员、管理员五类。

（6）按人员的工作性质统计，分为档案业务人员、档案技术人员、党政管理人员和其他四类。

2.设备统计

设备数量是科技档案设备统计的基本指标，属时点性质。由于科技档案设备的类型很多，因此该项统计常分类进行。如表15-6所示。

3.环境统计

科技档案环境统计包括建筑面积统计和温湿度统计。

（1）建筑面积统计。包括档案馆（室）建筑总面积、使用面积和库房面积三个统计指标，其性质皆为时点指标，单位：平方米。

（2）温湿度统计。档案馆（室）进行温湿度统计，一般采用日定点温度和日定点湿度两个指标，前者单位为：℃，后者用相对湿度（%）表示。两者皆为时点指标。

4.财务统计

科技档案财务统计，一般设置年度经费总额和实际使用经费两个指标，两者都属时期指标，单位都为“元”。