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科技文件材料的鉴定、整理

放大字体  缩小字体 发布日期:2019-02-15 14:36:12    浏览次数:534    评论:0
导读

科技文件材料鉴定与整理,是指归档科技文件材料的鉴定、组卷与案卷编目。在科技文件材料整理工作中,首先应对科技文件材料进行鉴定工作,其内容主要包括:1.完整性鉴定 2.准确性鉴定。卷内文件材料的排列:1.图样材料的排列 2.文字材料的排列。案卷编目是对科技文件材料组卷以后进行的一项工作,基层档案部门应予以协助指导。 案卷是否要装订,国家有关部门没有统一要求,可以装订,也可以不装订,两者各有利弊。装订可采用卷夹的形式,不装订可采用卷盒的形式,各单位可自行选择。

科技文件材料的鉴定、整理

   

科技文件材料鉴定与整理,是指归档科技文件材料的鉴定、组卷与案卷编目。

 

(一)科技文件材料的鉴定工作

    在科技文件材料整理工作中,首先应对科技文件材料进行鉴定工作,其内容主要包括:

          1.完整性鉴定

          2.准确性鉴定

 

(二)科技文件材料组卷

     案卷是科技档案管理和利用的基本单元。

 

1.组卷要求

          按GB/T11822-2000《科学技术档案案卷构成一般要求》术语定义:

          案卷:由相互联系的若干文件组合而成的档案保管单位。

          组卷原则:组卷要遵循科技文件材料的形成规律,保持案卷内科技文件材料的有机联系,便于档案的保管和利用。

          组卷原则的具体含义有以下几个方面:

        (1) 遵循科技文件材料的形成规律。

        (2)保持卷内文件的有机联系。

        (3)便于档案的保管与利用。

 

2.组卷方法

(1)按项目组卷。  

(2)按子项组卷。  

(3)按阶段或工序组卷。  

(4)按结构组卷  

(5)按专业组卷。  

(6)按地区组卷。

(7)按时间组卷。  

(8)按问题组卷。  

(9)按文件名称或性质组卷。  

(10)按作者组卷。

 

对科技文件材料进行组卷的方法有相当大的灵活性,不同组卷者面对同一对象,由于对文件形成规律与有机联系认识的不同或表现方法不同,会选择不同的组卷方法。

 

(三)卷内文件材料的排列

1.图样材料的排列

2.文字材料的排列

 

文字材料的排列,最基本的有以下几种方法:

(1)按重要程度排列。    

(2)按时间顺序排列。  

(3)按逻辑关系排列。

(4)如果有译文的外文资料,一般要求译文材料在前,其相对应的原文材料在后。

 3.图文混合材料的排列

   案卷内既有图样,又有文字材料,一般要求文字材料在前,图样材料在后。

 

(四)科技文件材料案卷编目

    案卷编目是对科技文件材料组卷以后进行的一项工作,基层档案部门应予以协助指导。

 

1.编目的含义与要求

    案卷编目,是以案卷为对象,采取一定的方法固定系统整理成果,揭示案卷内容和成分的一项工作。

           案卷编目应符合以下要求:一是能固定对科技文件材料系统整理的成果,正确揭示案卷文件的内容与成分,为保管和利用工作提供方便。二是编目应规范、标准,要求文字简明,字迹清楚,书写工整。

 

2.编目工作的内容与方法

(1) 编写页号。

(2) 编制卷内目录。     

          编写项目的含义与方法:

          ①顺序号:按卷内文件排列顺序编写的流水号。从1起依次标注。

          ②文件题名:又称文件标题,填写科技文件材料标题的全称。

          ③文件编号:填写文件的文号或图样的图号。

          ④责任者:指科技文件材料的直接编制部门或主要责任者。

          ⑤日期:指文件的编制日期。

          ⑥页号:填写每份科技文件材料页面上标注的页号。

(3)填写备考表。

(4)编制案卷封面。

         编制案卷封面工作的内容有:

         ①案卷题名。

         ②立卷单位。

         ③编制日期。

         ④保管期限。

         ⑤密级。

         ⑥档号。

 

(五)复制图折叠与案卷装订的要求

1.复制图的折叠

(1)需装订成册的复制图。

(2)不装订成册的复制图的折叠方法有以下两种。

     第一种折叠方法。首先沿标题栏的长边方向折叠,然后再沿标题栏的短边方向折叠成A4的规格,使标题栏露在外面。

     第二种折叠方法。首先沿标题栏的短边方向折叠,然后再沿标题栏的长边方向折叠成A4的规格,使标题栏露在外面。

 

2.案卷装订的要求

    案卷是否要装订,国家有关部门没有统一要求,可以装订,也可以不装订,两者各有利弊。装订可采用卷夹的形式,不装订可采用卷盒的形式,各单位可自行选择。

    若案卷不装订,卷内文件应编件号,且每份文件上要加盖“档号章”。

    装订的案卷应注意下列问题:

        一是图纸折叠时应留出装订线,避免以后装订时再重新折叠。

        二是长期保存的,装订时应取掉金属物,并且不要用易生锈的金属材料装订。装订时左侧三眼装订,装订长度占卷长度的1/2。

        三是因折叠案卷左右厚度不均,装订前左侧装订处应填纸板,以保证案卷的平整。

        四是图样折叠时可采用不同折叠方法,避免案卷上厚下薄或下厚上薄现象。

 
(文/小编)
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