科技文件材料的归档

（一）科技文件材料归档前的检查

     科技文件材料的归档是指将企事业单位内部各职能部门和所属单位在各项工作和活动中产生和形成的、具有保存价值的文件材料，按照归档制度移交给企事业单位档案部门集中保存的过程。

           对归档的文件材料进行检查，主要包括以下三个方面：

           1.检查归档文件材料的质量是否符合要求

           2.检查归档文件材料是否完整齐全

           3.检查归档文件材料是否经过系统整理

（二）科技文件材料归档制度

    归档制度中的有关归档要求，既要体现在相关管理制度中，又要体现在档案管理制度中，并做到彼此衔接。

1.归档范围　　

    确定归档范围的标准：

    确定归档范围，就是确定一个单位内哪些科技文件材料应该归档。确定归档范围的标准是：科技文件材料是否具有保存价值。凡是直接记录和反映本单位科技、生产活动的，具有现实和长远保存价值的科技文件材料，都应列入归档范围。

    确定归档范围的基本方法：

          （1）研究和分析本单位科技、生产活动的范围，从而掌握本单位在科技、生产活动中形成的科技文件材料的种类和成分，确定归档范围中应包括哪些方面的科技文件材料。

          （2）掌握本单位基本职能活动，将本单位在基本职能活动中形成的科技文件材料作为归档范围的主体，并研究和分析围绕其基本职能活动进行的其他科技、生产活动中形成的科技文件材料，从而确定这些科技文件材料的归档范围。

          （3）正确划定本单位科技文件材料与科技资料、科技文件材料与文书材料的界限。

          （4）根据国家及专业主管部门确定的科技文件归档范围，结合本单位实际，确定具体的科技文件材料的归档范围。

    几种主要科技文件材料的归档范围：

          （1）科研项目文件材料的归档范围。

          （2）基建项目文件材料的归档范围。

          （3）产品生产和设备仪器文件材料的归档范围。

2.归档时间

    科技文件材料何时归档为宜，应以科技生产活动的特点与规律合理确定。

    （1）项目结束后归档。

（2）按文件单元归档。科技文件材料具体归档形式有两种：

①按项目阶段归档。

②子项结束后归档。

    （3） 按年度归档。

（4）随时归档。

3.归档份数

    归档份数是指同一项科技文件应归档几份。需要确定科技文件归档份数时，要考虑以下几方面:

    （1）要考虑归档材料的重要程度。尤其是永久文件，要视情况，应归档若干份副本供日常使用。

    （2）要考虑开架阅览的需要。对利用频繁的、不保密的科技文件材料应多复制一份副本供开架阅览使用。

（3）根据国家有关规定，凡需要上报上级有关部门或科技专业档案馆的文件材料，应对归档的份数做出相应规定。

4.归档要求

（1）归档工作的主体。

（2）归档文件的质量。

（3）建立科技文件材料归档审批制度。

5.归档手续

    科技文件材料履行归档手续有两层含义：

    一是由科技人员编制项目归档说明书，对项目来源、技术水平、实施过程及归档文件质量等作简介，其作用是便于归档验收，同时能为以后编制项目级检索工具提供依据，这对于利用者是十分重要的参考。

    二是填写移交清单。这是对科技文件材料进行接收和归档的凭证，便于交接双方分清责任。