科技档案统计分析方法

科技档案统计分析离不开科学的方法，只有全面掌握、灵活运用这些科学的方法，统计分析才能得到正确的结论，统计工作也才能达到预期的目的。对科技档案及其工作进行统计分析，往往涉及到三个基本的“部件”：总量指标、相对指标和平均指标，这三种指标统称为综合指标。运用综合指标对科技档案工作进行分析的方法，称为综合指标法。这种方法是科技档案统计分析中最基本、最常用的方法。

1 总量指标

这是反映在一定时间、地点和条件下，科技档案工作总体规模或水平的统计指标。这类指标是通过全面调查的方法，对总体各单位进行调查登记，逐步汇总得出的总体单位总数或某种标志总量，所以称为总量指标。其表现形式为绝对数。

总量指标可根据其内容性质的不同，划分为总体总量指标和标志总量指标两种。总体总量指标是指总体内各总体单位数的总和；标志总量指标是指总体内各总体单位某一数量标志的总和。比如，在对某地区科技档案机构进行统计时，科技档案机构总数是总体总量指标，科技档案机构人员总数则是标志总量指标。

总量指标也可按其所反映的时间状态的不同，分为时期指标和时点指标两种。时期指标是反映总体在一段时间内活动过程的总量，如科技档案收进量、利用人次等；时点指标是反映总体在某一特定时刻（瞬间）上的总量，如科技档案库藏量、某个时刻的温湿度等。

总量指标必须具有计量单位，其准确与否直接影响总量指标的准确程度。根据总量指标所反映对象的性质不同，计量单位一般有实物单位、劳动单位和货币单位三种形式。

1.实物单位

根据事物的自然属性和特点而采用的自然、物理计量单位。科技档案统计常用的实物单位有：卷、张、台、套、米、平方米等。

2.劳动单位

这是以劳动时间表示的计量单位，也称时间单位。如天、小时等。

3.货币单位

这是根据科技档案工作的社会属性而采用以货币作为价值尺度的计量单位。如利用效益、年度经费总额等指标就是以“元”或“万元”作为单位。

2 相对指标

相对指标就是在科技档案工作中，两个相互联系的指标数值之比，用来反映科技档案工作的质量。相对指标常用百分数来表示。我们评估科技档案工作时常用的“五率”：归档率、完整率、准确率、查全率、查准率，都属于相对指标。

1.归档率

归档率是用来检查科技文件归档齐全程度的，它也是考核科技档案收集工作的一项重要指标。具体说来，科技文件归档率，就是用来说明并验证各个产品、课题、工程等活动项目形成的科技文件是否按照有关的规定归档。故又称项目归档率。计算方法是：实际归档项目数除以应该归档项目数，再乘以100%，用公式表示为：

U=V1/V2*100%

式中：U——科技文件归档率；

V1——实际归档项目数；

V2——应该归档项目数。

在实际工作中，实际归档的项目数容易确定，而应该归档项目数的确定，则是计算科技文件归档率的关键。一般可按以下标准进行：科研类项目，经过正式鉴定或社会检验，并有正式成果的课题；设备类项目，购买经费在2万元以上的单项工程；产品类项目，定型产品、批量生产产品、重要的一次产品。

2.完整率

完整率指标是检查已收集的科技档案是否齐全的一项指标。具体地说，就是已收集的科技文件数与应收集的科技文件数之比。用公式可表示为：

V=R1/R2*100%

式中：V——科技档案完整率；

R1——已归档的科技文件数；

R2——应归档的科技文件数。

与归档率相类似的是，计算完整率关键也在于确定应归档的科技文件数。一般情况下，应归档的科技文件数是依据科技生产活动的程序结合项目的实际情况来确定。由于一个单位的科技生产活动项目比较多，因此一一计算每个项目的科技档案完整率，往往工作量很大甚至是不可能的。在实际工作中，一般可抽查一定数量的项目，分别计算各个项目的科技档案完整率，最后取其平均数，即可表示整个单位科技档案的完整率。

3.准确率

科技档案准确率指标一般是用来考查科技档案内容准确程度的。计算公式为：

W=W1/W2*100%

式中：W——科技档案准确率；

W1——准确的科技文件份数；

W2——一归档的科技文件份数。

在实际工作中，常常也是抽查若干个项目的科技档案，然后计算每一项目的准确率，最后取其平均数，得到整个单位科技档案的准确率。

4.查全率

科技档案查全率是指用户利用的科技档案数量与库藏范围内相关科技档案数量的百分比。计算公式为：

Q=Q1/Q2*100%

式中：Q——科技档案查全率；

Q1——利用科技档案数量；

Q2——相关科技档案数量。

计算科技档案查全率，有两个问题必须解决。一是相关科技档案数量如何确定。具体方法是检查小组抽出一份利用申请单，然后由检查小组的专家根据申请单上的利用需求，结合库藏实际，多次反复验证，确定相关档案数量。二是统计期内所有科技档案利用的查全率如何计算。其方法是抽查统计期内多份利用申请单，然后将所确定的利用档案数量和相关档案数量分别累加，求得查全率。

比如，某抽查小组抽查了某档案部门的4份利用申请单，在这4次利用过程中用户实际利用科技档案数量以及由抽查小组经分析确定的相关科技档案数量，如表15-7所示。                                               

根据表15-4的有关数据，可知：

4次实际利用档案的数量为：3+2+5+1=11（卷次）

4次相关档案数量为：3+4+8+1=16（卷次）

查全率Q=11/16*100%=68.78%

这里需说明的是，每次科技档案利用的实际数量和相关数量单位为“卷”，但多次科技档案利用累计后单位就变成“卷次”。

5.查准率

该指标是指在统计期内，用户利用科技档案数量与调卷数之比，其数值用百分数表示，计算公式为：

Z=Z1/Z2*100%

式中：Z——科技档案查准率；

Z1——利用的科技档案数量；

Z2——调卷数。

3 平均指标

平均指标就是表明科技档案工作中同类现象在一定时间、地点条件下所达到的一般水平，它的数值表现为平均数。在科技档案统计中，常用的是算数平均数，具体包括简单算术平均数（公式15-6）和加权算术平均数（公式）两种。

在科技档案统计分析中，平均指标有着比较广泛的应用，如科技档案工作者的平均年龄、平均日整理档案数等。