陕西省江河水库管理局简称省江河局，多年来形成和保存有大量珍贵的水利科技档案和其他档案，对陕西省渭河流域综合治理以及陕西省水利事业的总体规划和发展提供了重要的技术支撑，其档案工作也受到单位历届领导的重视，一直走在全省水利行业的前列。而信息化时代的到来，对江河局档案信息管理系统和档案信息数字化加工工作也提出了更高的要求。
1档案信息系统建设的必要性和紧迫性
（1）建立全局档案信息管理系统，不仅是档案工作的需要，也是新形势下水利现代化管理工作的需要。随着计算机的普及和网络的发展，各类电子产品和数字化产品的广泛应用，纸质载体的档案终将一步步被数字化载体完全替代，大量的档案文件都需要以电子文件格式产生、存储和提供利用，建立档案信息管理系统，是档案工作发展进步的必然趋势。
（2）建立全局档案信息管理系统，是保护重要档案和提高利用价值的需要。省江河局自成立以来，产生和保存有大量珍贵的水利调查、水利规划、工程建设与管理、水文测验与分析、水利基础研究等多方面的水利文件、材料、图纸、声像等各类载体的档案，随着今后档案室藏数量的日益增加，以及重要档案因保养不善、技术失误或受自然灾害的影响，急需通过专业档案软件和数字化加工技术对重要档案进行全面的规范化数字化加工和管理，以延长档案的保存时间和质量，更好地发挥其作用。
（3）建立全局档案信息管理系统，是档案工作与单位建设同步发展的需要。省江河局近年来在电子政务系统、工程管理系统、防汛会商系统、基础地理信息系统等各方面均已实现信息化管理，但是档案管理还停留在以实物借阅利用为主的旧阶段。档案信息管理系统的建立和应用将大大提高档案利用效率，为做好单位各项中心工作和重点工作提供更加快速、准确、便捷的查询利用服务。
2建设档案信息系统应遵循的原则和要求
建立省江河局档案管理信息系统，是一个系统性工程，必须加强领导，统一思想，统筹规划，协调发展。机关和基层要步调一致，使用统一建设标准，开发出具备功能强大且能够不断升级和完善的操作应用系统，并与单位其他应用软件同步规划，才能逐步在全局建立起可共享的分布式档案信息数据库体系，真正达到资源整合、信息共享的目的。
2.1档案信息系统建设原则
2.1.1标准化原则
省江河局机关和基层单位位置比较分散，分别位于西安、渭南、大荔、华阴等地，如果没有统一的标准作为建设依据，各基层单位档案信息化工作必将是各行其是，类别混乱，互不统一。只有制定出符合省江河局档案管理工作特点和便于操作应用的档案数据库信息系统建设标准并严格按标准统一实施，才能为最终建立全局一体化的档案信息管理系统打下基础。因此，标准化原则是实现档案管理工作现代化、科学化及数字化管理的必要条件。
2.1.2实用性原则
省江河局档案信息管理系统的建立要主要以本单位内部利用者需求为导向，在数据库建立初期，不适合全面铺开，从头来过，而是首先要选择重点档案和常用档案优先进行数字化加工。笔者认为就江河局机关而言，首先应该把2001年以来的所有永久类文书档案统一进行数字化加工，发文部分可以通过档案软件与OA接口程序实现自动转化，收文部分可以通过高端扫描仪进行数字化加工后，批量挂接于档案信息数据库中，便可实现局机关所有按“件”整理的永久类文书档案电子原文的利用。接下来就应该选择重点水利工程建设项目档案中的竣工文件，如建设管理工作报告、财务决算工作报告、水利工程项目合同及竣工图纸等比较重要和利用率高的科技档案进行数字化加工。最后还应该对单位常用资料汇编、机构严格、大事记和基础数据汇编等综合性编研资料进行数字化转换。
2.1.3分步性原则
省江河局档案信息管理系统的总体建设目标是建立集中式的、虚拟化的档案数据中心，实现全局系统档案资源信息数据互联互通，互享互用。但由于受资金、技术、环境等条件的限制，总体目标难以一步完成，应该遵循分步建设、步步推进的原则。首先，应建立起局机关档案信息管理系统，实现机关部门独自立卷，办公室统一管理。然后，在机关档案信息系统应用日益成熟的条件下，通过在每个基层单位安装统一技术参数标准的档案信息管理系统客户端，并根据各个单位的实际情况建立不同的数据库结构体系，实现各单位独立操作，独立应用，局机关统一监控，集中管理，逐步建立起覆盖江河局全局系统的档案信息管理网络体系。
2.2档案信息系统主要功能要求
（1）系统要能够实现对word、excel、adobe、图表图像、多媒体动画、影片以及各类声音文件，图片文件的兼容和基本管理，并可对管理的电子文件作相应的修改和存储；能够支持快速扫描，支持各种海量存储设备，支持各种电子文件的导入导出。
（2）在日常工作中，系统应具备在OA收发文程序流转完成后，对其形成的电子文件通过全文自动采集，自动著录、自动标引，并自动转化保存在档案信息系统中的相关数据库中，达到数据一次录入，永久共享。
（3）能够通过智能、模糊、分库、全库等检索方法或按照文件题名、类别、时间、档号、处室名称等不同查询手段自由结合，保证查准率和查全率达到99%以上。
（4）能够实现档案编研管理和分析统计功能，包括对信息著录、大事记、组织沿革、专题汇编的综合管理和对查询记录、移交接收、统计报表、打印输出等数据的分析汇总，还能够以图像形式直观地反映档案归档与借阅利用的统计情况。
（5）系统在安全保障和权限限制上要具有数据备份、数据恢复、自动查错、安全监控等功能，具备完整的安全保障体系。
2.3与单位其他应用软件有机结合
档案信息管理系统的建设是单位信息化工作的一部分，必须纳入单位信息化建设的整体规划之中，与单位其他各类应用软件的建设同步建设，协调管理，要注意不同应用系统之间数据库标准的统一性、兼容性，能够轻松实现各程序之间各类数据的自动转换和相互调用。只有促进不同应用系统的同步发展，才能真正达到避免浪费，实现各种信息资源共享和稳步推进档案信息化建设的目的。
3加强档案信息系统的管理和应用
3.1重视管理和应用
在档案信息管理系统建设完成后，要重视和加强对档案信息系统数据库的日常应用和管理。从一开始，就要对各项录入工作和操作规范提出明确要求，并制定详细工作计划和工作步骤，可以从简入繁，先从档案目录级数据库建设做起，逐步实现重要档案全文数据库和多媒体档案数据库的建设。从最简单的现有的库存档案的案卷目录和卷内目录录入工作入手，然后再通过购置专业档案数字化加工设备，逐步实现从案卷级向文件级的转移，最终达到档案信息系统的全文检索和全文管理。同时要严格做好档案信息数据的安全保密工作，对档案信息数据进行定期检查、修复和备份。
3.2注重培养跨世纪档案工作人才
加强档案信息系统管理和应用，还应该重视对档案工作人员计算机操作水平的培训，要选择具有真才实学和开拓进取精神的同志参与档案信息系统的建设和应用，要积极组织档案工作人员参加有关信息化技术培训并经常进行互动交流，相互探讨，取长补短，不断进步。档案工作人员只有掌握一定的计算机理论知识和操作技能，具备一定的英语基础和程序编译能力，才能不断提高工作效率，才能根据日常工作实际和需要，对档案信息系统的程序和功能进行不断修改和完善，从而展现高质量的档案信息化建设成果，为单位各项工作提供更加优质高效的服务。
