档案信息数据库建设过程中的宏观管理与大协作分工
在档案信息化建设中，技术与手段的进步要求人的思想同步向前发展。要摆脱与“小农经济意识有千丝万缕联系的，缺乏整体意识，独自追求体系完备，自给自足的古代档案库、藏书楼的收藏观念”。同时，在网络环境下的档案信息数据库建设过程中，必须突破以往单个档案馆自我封闭地进行馆藏建设的局限。有人举过一个很小的例子：甲档案馆和乙档案馆都是国家档案馆网中的重要档案馆，两馆相处很近。甲馆藏有有关乙馆所在城市历史的档案，即便是开放档案政策在我国已实行了十几年，即便是资源共享喊得震天价响，乙馆却非要弄一套甲馆有关档案的复印件进馆才觉踏实。在档案信息数据库建设过程中，必须发挥网络的优势，摆脱这种局面。
所以，在档案信息数据库建设过程中，必须加强国家的宏观调控与管理，在全国范围内统筹规划，突破以往条块分割、各自为政、闭门造车的局限，在各档案部门之间建立起大协作分工。这是由我国国家规模的社会主义档案事业的性质所决定的。我国档案事业的一个显著特征，就是形成了国家规模的行业体系。有自己的管理体制、组织机构、管理办法、乃至行业法。档案信息数据库建设应成为档案信息化建设等档案事业宏观管理工作中的一部分，从全局上进行管理。
在这一点上，可以借鉴全国图书馆文献资源建设的教训。近些年，图书馆界在探讨文献资源共享时，曾尖锐地讽刺、批评图书馆界各自为政、片面追求“小而全”、“大而全”的封闭式现象：一会儿一窝蜂进口美国的《化学文摘》，一会儿一窝蜂争购《四库全书》，连极穷的县级小馆也不落空。因为耗资巨大，得之不易，许多图书馆为这些珍贵的文献资源专门制作了漂亮书橱，将之像菩萨一样供起来。专家认为，如果省下这些经费去投资计算机和网络建设，投资和收益的比例将大大提高，不仅同样可以达到有关内容的利用目的，还可以整体带动图书馆工作。
在档案信息数据库建设乃至档案信息化建设过程中，必须发挥后发优势、吸取相关的经验教训。由国家档案行政管理部门集中统一规划，通盘考虑和协调，分类指导，按不同数据库的特点进行开发利用，本着资源共享的原则，建立大协作分工。打破部门所有，信息垄断的做法，避免关起门来封闭建设以及重复建设等问题，避免一哄而上、低水平重复的局面。使档案信息数据库建设沿着健康、有序的轨道发展。要协同作战，发挥整体优势，努力形成一批质量可靠的档案信息数据库群。
