档案数字化前处理工作的内容和方法

做好档案数字化前处理工作(以下简称前“处理工作” )，首先要制定前处理工作的标准及规范，确定前处理的工作要求、流程及内容，根据标准及规范，充分利用原案卷的基础，保持文件之间的历史联系，以开放利用为目的，对档案进行整理、目录数据修改与补充、扫描件的选择、分件整理等。对一些专题档案，还需依据档案内容编写加工方案。

前处理工作是为了确保档案实体整理科学规范，数据著录齐全完整，扫描对象具体明确，最终实现数字化成果开放利用。前处理工作的主要内容是完善和规范著录项、档案扫描件的选择、档案分件整理。

 (一) 完善和规范著录项

通过对前处理单的填写，逐页检查原案卷质量，有缺漏页、页数不符、破损等问题，及时在案卷备考表中标注。根据电子目录，逐条检查目录著录项与文件内容是否一致，通过增补修改文件目录，完善和规范档案的文件级目录。档案前处理单的内容包括文件起始页、页数、目录补录、标识符号注解、卷内情况说明等。

档号: 电子目录的档号与纸质档案的档号必须一致且唯一，如电子目录与纸质文件所在页码不符，应立即修改电子目录。页码应以正式文件所在页为准。

页码的检查: 逐页查看页码是否有缺漏，如有漏页，及时补敲页码，如张页号已连续，补敲页应以“. １” 表示，不能采用“－１” 表示。

标识符号: 对原件缺页、破损、内容不全等问题加以说明。在扫描时也应在问题页码前先扫描标识符号，这样用户就可以对这份文件的状况有所了解，检验人员也可以正确认识文件状况。

卷内情况说明: 对文件没有题名的，可以在此自拟题名。卷内如有照片、标签、印章等其他载体的档案，注明载体类别及页码。

目录数据录入、修改与补充: 对需要扫描的档案，应对照电子目录逐条进行检查，查看原著录项的准确性，如题名是否符合标准，责任者、时间、页码、密级等必选项是否填写等。前处理工作是否科学规范，数据著录是否齐全完整，都在这个环节体现。

对文件没有题名或题名不能反映文件内容、原档号有错误或电子目录档号有错误、责任者或时间项缺失或不符合著录要求等错误，都要进行完善和修改。如下图的错误，图１ 是文件没有题名，应照原件著录，如原件无题名，依据其内容拟写题名，自拟题名应加[]，题名必须由发文单位、事由、文种构成，发文单位不能用“本省” “你厅” “通知” “报告” 等代替。图２ 为题名被责任者代替，也应按上述办法录入题名。

缺少其他著录项目: 著录项的著录应按照«档案著录规则» 进行。责任者有多个时，要求著录列居首位和立档单位责任者，其余可省略，责任者之间以“；” 相隔。时间项的著录应视不同著录对象，准确录入。如一般公务文书、信札为发文时间，决议、决定等法规性文件为通过或发布时间，条约合同为签署时间等。历史档案中的朝代纪年、农历等应照原文著录，同时将换算好的公元纪年附后，并加“ () ”。时间项由年月日组成，标准格式为２００１０１０１。文件中没有时间项，内容中也无法考证时间的，以案卷封面的时间或考证前后文件的时间为该文件时间的著录项，一般考证到年，无法考证月日的，用０１ 代替。

题名中的繁、简体字错误: 不同历史时期档案题名有许多是繁、简体字，在著录时必须要确认后才能著录，切忌胡编乱造或自行猜测，对于不认识的繁、简体字，要查看全文或查找字典确认，无法确认的，以“□” 代替。

对有人名的应增补人名，如“关于对ＸＸＸ 等同志的任命通知”，题名中一般只著录一个人名，要求在题名中或“文中所涉人名” 的著录项中录入，如人名超出字节长度，则在“附注” 录入，目的是能够查找到文中所涉人名。

对原来没有目录或需要补录目录的，规定采用双机对录的方式进行，最后在软件中校对。错误的著录项泛红，检查人员可针对这一项进行检查修改。

(二) 档案扫描件的选择

在进行档案数字化前，必须确定是有选择扫描还是全息扫描。确定有选择扫描，应根据不同全宗内容，结合鉴定开放工作，制定«档案扫描选择标准» (如图３)。

确定不扫描档案案卷范围。凡是列入不扫描范围的档案，案卷不出库。如电话记录、密码电报、党组会议记录、二套制重复文件、统计报表、介绍信存根、个人处分问题、政治运动的专题案卷、短期档案等。

确定不扫描档案文件范围。非本单位及其主管部门和下属单位形成的文件(省政府文件除外)；同一案卷内的重复文件；同一文件最后版本以外的其他版本；人事、事故等案卷中，涉及个人隐私的材料；政策、法规、工作报告等规范性文件，在起草过程中形成的各种征求意见稿、反馈意见、情况说明等材料；会议材料中，属于事务性文件，包括会议日程、会议议程、代表证、签到簿、排桌等。选择出来的文件，经数字化后，可以有序、快速、高效地开展开放鉴定工作，及时向电子阅览室、政务外网、互联网提供利用。

(三) 档案分件整理

报告与批复的分件。档案分件整理，必须在保持文件之间历史联系的基础上进行。在前处理中把批复与报告进行分件整理，可以避免在利用中出现问题。有些报告上有领导批示不宜开放，但批复可以提供利用，如果不分件，这份文件将不能提供给用户，造成用户和档案馆之间矛盾。同一问题的多份报告视作一份文件处理；同一问题的一个报告、多个批复分别处理；无批复的报告单独处理。分件后需分别修改或添加相应文件目录。

具体问题分件处理。针对不同全宗的档案内容，及时补充和完善«档案扫描选择标准»，以下为不同全宗内有代表性分件: 提案类档案，同一提案的答复作为一件，其他材料视作一份文件处理；在人事类档案的文件处理单上，有人员调动等问题的正式处理意见，视为批复，作为单独一份文件处理，其他材料为另一份文件；任免、招工、表彰、奖惩等人事类文件，批复与个人履历或名单分别处理，批复作为一件，报告、个人履历或名单等视为一份文件处理。先进个人和先进集体事迹呈报表，按个人或单位名称分别处理，一个人或一个单位的材料，作为一份文件处理。抄告单内容属于批复性质的，单独作为一份文件处理，相对应的其他文件作为另一份文件。