纸质档案数字化前整理工作中的现状及探索

随着经济与技术的发展，我国的档案管理已经逐渐由纸质时代向数字化时代迈进。由于电子档案在利用方式、利用效率上的优越性，档案数字化工作的客观需要日益增加，我国纸质档案数字化工作在全国普遍开展起来，档案数字化前整理工作作为档案数字化加工的准备工作，直接决定了数字化加工成果的质量。

本文就档案数字化的现实意义和工作现状，以及纸质档案数字化前整理工作存在的问题进行了论述和分析，并对解决措施提出了想法，以供大家探讨。

一、档案数字化的现实意义

档案数字化是利用智能信息处理技术，将传统的以纸张、录音带、录像带为存贮介质的各种原始档案资料，通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件，再运用各种存储管理技术将它们存贮于各种介质上，并可通过各种方便的查询手段迅速检索出所需要的档案资料。数字化的档案具有资源数字化、管理网络化、智能化、用户使用方便化等优点。对于档案的自身管理和社会服务有着诸多现实意义。

(一) 档案数字化是实现档案信息化的重要内容

新形势下，信息化已然成为社会发展的醒目标志，进入一个全方位、多层次推进的新阶段。档案作为信息的重要载体，在客观发展环境的驱动下，也必然要主动适应新常态下的信息化模式，切实增强档案的社会服务能力。这是“互联网＋” 时代档案工作的必然选择，也是信息化社会给予档案事业的新挑战和新契机。因此，可以说，档案信息化必然成为档案工作发展的重要内容。而档案数字化的实现，使档案的载体从传统的纸质转变为电子化载体、网络化载体、数字化载体，有效地实现了档案信息内容的需求更加趋向于综合化，确保了档案信息内容的利用更加准确、高效。

(二) 档案数字化是实现档案信息资源充分利用的重要条件

档案数字化工作改变了过去档案工作单一、局限的管理模式，逐渐转变为多元化模式，也由传统利用方式向现代利用方式转变。进而可以全面、便捷地提供档案信息，也尽可能地避免了档案原件被损坏，确保了档案实体安全。经过数字化的档案，可以通过信息技术平台进行积累和储备，从而实现资源保护和共享。同时，利用网络服务平台，将数字化档案有选择、有类别地提供于社会、服务于群众，切实实现社会公众查阅、利用档案的高效、便捷模式，从而提高档案利用效率，丰富数据服务功能，使档案工作进入一个崭新的发展模式。

(三) 档案数字化是实现档案管理、利用模式转变的重要手段

办公自动化技术和网络技术的快速发展，产生了越来越多的电子文件，而传统的纸制档案存储空间大、查阅不便、维护成本高，难以适应数字化时代的飞速发展。因而，各单位逐步改变原有的档案管理方式，引入了档案计算机管理系统，科学有效地管理利用本单位的档案。通过纸质档案数字化工作，真正实现了纸质档案的信息化管理和利用，从根本上改变了档案的管理利用模式。

二、纸质档案数字化的现状

随着国家信息化建设的推进，各级档案馆引入了档案计算机管理系统，为纸质档案数字化提供了技术上的保障。同时，由于电子档案与纸质档案相比在利用方式上具有的明显优势，以及电子档案对纸质档案的备份作用，客观上促进了纸质档案数字化工作的开展。通过纸质档案数字化，丰富了电子档案资源，扩大了档案利用范围，有效提高了档案利用效率。同时，借助档案计算机管理系统，对有关数据可以进行快捷方便的统计分析，提高了工作效率。

但是，从现有的档案数字化成果来看，数字化工作中也存在一些问题，例如数字化质量堪忧，数字化成果无法得到有效利用等，导致这些问题的直接原因就是未做好档案数字化前整理工作。

三、纸质档案数字化前整理工作的重要性

纸质档案数字化前整理工作，是在对纸质档案进行数字化转换前所作的准备工作，是在充分尊重前人劳动成果的基础上，以适应纸质档案数字化要求为目标而开展的兼具回顾性和开创性双重特征的一项重要基础业务工作，其内容涵盖档案鉴定、整理、著录等多个方面。只有做好纸质档案数字化前整理工作，才能保证数字化工作高效有序的开展。

目前，我国的综合性档案馆多数馆藏内容庞杂，案卷数量繁多，时间跨度长。由于各个历史时期档案的整理规范各不相同，整理规格各异，导致馆藏纸质档案存在着一些问题，需要在档案数字化加工之前进行解决。首先，馆藏纸质档案中，可能存在大量的重复甚至是无用的档案；其次，由于时间久远或保存不当，可能存在档案破损、霉变等问题；第三，由于不同时期档案整理规范不同，导致档案整理质量可能存在不符合数字化要求的情况；第四，由于部分档案著录不规范，可能存在案卷缺少卷内目录的情况，以致无法检索而难以进行利用。

通过数字化前整理工作，可以剔除无价值的档案，去除大量冗余信息，节省数字化加工费用。通过数字化前整理工作，可以系统地解决纸质档案实体存在的问题，从而有效地提高纸质档案数字化资源的质量，为纸质档案数字化成果的质量提供基本保障。通过数字化前整理工作，可以对纸质档案目录进行重新梳理，保证纸质档案数字化成果著录工作有效准确的开展，有助于提高数字档案信息的检索成功率，提升数字档案馆建设效果，发挥档案数字化资源的运行效益。

四、纸质档案数字化前整理工作中存在的问题

(一) 涉密档案的数字化加工过程中可能发生失泄密

档案是历史的原始记录，在资政育人、科研生产以及维护国家、集体、个人合法权益、还原历史真实面貌等方面发挥着重要的凭证作用，其中有些涉及国家秘密、商业秘密或个人隐私，具有保密性，一旦泄密，会给个人、集体、国家利益甚至国家安全造成极大危害和难以弥补的损失。在纸质档案数字化加工过程中，涉及档案鉴定、整理、著录、扫描、图像处理、数据挂接、校验、还原入库等众多环节，每个环节都可能引发档案的泄密安全风险。

(二) 纸质档案数字化前整理工作缺少统一的规范标准

目前，纸质档案数字化的直接标准就是«纸质档案数字化技术规范»，规范对纸质档案数字化工作的指导思想和技术规范进行了说明，也涉及了数字化前整理工作的内容，但是对数字化前整理工作中的工作流程、工作环节、技术指标等内容并未作出具体的规定和说明。由于各个单位档案整理的质量、保管情况、管理方式、设备条件、技术水平等各不相同，数字化前整理工作的开展情况良莠不齐，导致数字化后的电子档案质量参差不齐，给之后电子档案的提供利用工作造成了困难。以扫描分辨率为例，由于不同单位使用的扫描设备型号不一，使用的分辨率也不尽相同，数字化后得到的纸质档案扫描图片的清晰度及存储空间等都会有明显差异。

(三) 现行著录规则并未对电子档案著录作出明确规定

当前对于档案的著录工作的主要依据是国家标准«档案著录规则» (ＤＡ/Ｔ １８—１９９９)，该标准自发布以来有效地指导了我国档案著录工作实践，很好地适应了纸质档案时代著录的要求。但是随着新型载体档案文件的出现，尤其是电子文件的增多，«档案著录规则» 在指导电子档案著录工作时表现出了一定的局限性。«档案著录规则» 中规定的著录项已无法完整地反映出电子档案的特征。例如，电子档案具有设备依赖性: 电子文件从本质上来看是存储在各类存储载体上的数据代码，电子文件的生成、检索、查阅的过程中都要借助一定的硬件设备、操作系统和应用软件，没有相应的软硬件平台，这些操作就无法进行。所以对其著录时，必须包括其生成、管理、利用、保存、迁移整个生命周期中所在的软硬件平台信息。这样在纸质档案数字化前整理工作中存在一定盲目性，导致电子档案著录过程中可能缺少一些重要的属性信息。

五、关于有效开展纸质档案数字化前整理工作的对策探讨

(一) 建立完善安全保密制度，确保档案信息安全

在开展档案数字化工作之前，首先，要建立完善的安全保密制度并严格执行，同时加强保密宣传，增强本单位全员的保密意识；其次，要对数字化加工人员的保密素养进行审查，保证其严格执行工作流程，防止在工作环节中失泄密；第三，要加强档案数字化硬件设施管理，确保数字化过程中的档案信息安全；第四，要加强档案计算机管理系统的安全管理，保证涉密网络与互联网物理隔离，防止数字化成果泄密的发生。涉密档案的安全保密问题贯穿数字化加工的全过程，在档案数字化工作中我们要始终把档案安全保密工作放到工作的首位，杜绝失泄密，保证档案信息的安全。

(二) 完善纸质档案数字化标准，保证档案整理质量

国家应尽快对现有纸质档案数字化标准进行修订与完善，细化纸质档案数字化的有关规定，建立健全档案数字化管理体系，确保纸质档案数字化工作的规范化。明确数字化前整理工作的规范标准，使数字化前整理工作有据可依，有效地提高纸质档案数字化成果的质量，为纸质档案数字化成果的质量提供基本保障。各级档案部门应努力总结档案数字化前整理工作的实践经验，在遵循国家统一规定标准的前提下，结合各地区各档案馆的实际情况，制定统一的纸质档案数字化前整理工作规范和数字化前整理工作评价标准，为后续纸质档案数字化工作高效有序地开展提供保障，进一步保证数字化成果的质量。

(三) 建立电子档案著录规则，明确数字化成果著录项由于«档案著录规则» (ＤＡ/ Ｔ １８—１９９９) 在电子档案著录工作上存在很大的局限性，随着档案信息化的不断推进，电子档案著录工作也将不断深入，为了满足电子档案著录工作的实际需要，加强电子档案的管理，国家应尽快制定电子档案著录规则，明确电子档案著录项。明确电子档案著录项可以对数字化前整理的著录环节进行规范，准确地对纸质档案数字化成果进行著录，不仅可以有效提高纸质档案数字化成果的检索成功率，增加档案的利用率，同时还能够保证电子档案的真实性、有效性、完整性，从而发挥档案的凭证作用。