纸质档案数字化的概念
采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程（DAT/31-2005)。
采用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工，使其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像，并按照纸质档案的内在联系，建立起目录数据与数字图像关联关系的处理过程。
纸质档案数字化的意义
一、确保传统载体档案实体安全
档案数字化后，档案利用以数字资源（电子目录+扫描图像）为主，档案实体可以少动或者不动，从而大大减少对档案实体的各种人为损害或自然侵害。
二、提高档案现代化管理水平
档案数字化前，必须进行手工检索纸质目录，逐卷逐件查找档案内容，数字化后，利用档案管理软件，可以实时检索档案电子目录，通过OCR技术，可以实现档案的全文检索，档案的查全率查准率得到极大的提升。同时档案数字化也可以带动档案基础工作的全面完成，使档案管理状况得到全面改善，是档案管理水平得到全面提升。
三、降低工作强度，提升工作效率
档案数字化后，阅览、编研、举办展览等利用档案实体的工作，都不需要到库房提调档案，也不用档案归还入库时逐件逐页清点，降低了档案管理工作的强度，避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。档案实体封存后，节省很多档案的日常管理工作，提升了工作效率，同时档案由于年代久远，表面附着大量有毒有害灰尘，越老的档案有毒有害灰尘越多，档案封存减少了与档案实体的接触，侧面保护了档案工作者的健康。
