做好前期准备工作　提高数字化扫描质量

在信息化社会的今天，电子政务等应用技术的不断发展，各级政府对档案数字化建设提出了迫切的需求，档案数字化建设是档案工作随着政务工作现代化管理发展到一定阶段而出现的一种必然结果，是“无纸办公” 建设的重要组成部分。国家档案局在«全国档案事业发展“十二五” 规划» 明确提出: 加强档案安全体系建设，提高档案的容灾及灾备能力，确保档案安全，是档案数字化建设的主要目标。全国数字档案馆(室) 建设推进会提出了“存量档案数字休，增量档案电子化” 的要求，这足以表明数字化工作是当前我们档案工作的重中之重。

档案信息数字化是随着计算机技术、扫描技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，从而方便提供利用，实现资源共享。

２０１３ 年召开的全国数字档案馆(室) 建设推进会要求，１５ 年内，全国县直机关以上的档案室传统载体档案基本数字化，即实现档案存量数字化并实现数字化利用。这是一个艰巨的任务，需要档案工作者认真筹划，借力实现。

如何提高数字化扫描质量我认为首先要重视前期档案整理准备工作，具体从以下几方面着手:

一、确定有效档案全文数字化的范围

档案数字化工作是一项投资巨大的系统工程，需要有相当的财力、物力、人力和技术支撑，所以在开展前应根据馆藏档案的内容，存储价值，利用需求等因素来确定馆藏档案数字化的策略。明确合理范围、有计划、有选择的开展档案数字化建设。可通过下面的几点来确定数字化的范围。

馆藏珍贵档案和历史档案，此类档案有存储和留存价值，应优先数字化有利于保护档案原件。

利用率较高的档案，多是泛指与民生最相关与百姓最贴近的招工、调动、人事安排等最接地气的人文档案等，能够提高档案的使用率从而实现资源共享。

二、确定档案全文数字化的实物整理规范标准

我们选定要进行数字化的档案范围后必须对档案实体进行有序整理，避免数字化中出现以下问题，如归档文件不齐全，案卷题名不准确，卷内文件目录短缺，分件页码不准确、题文不对应等。具体做法有:

重新编页，要与扫描电子档案格式一一对应。

著录要符合电子文件格式，严格按照著录标准著录，确保完成挂接。

对于实体档案进行数字化前应选用专职档案人员对存在问题进行整理，也可现场指导公司人员整理并检查验收，以确保档案实体具备合格的数字化条件。

对于破损、折皱较严重的历史档案。要在数字化前采用裱糊或熨烫的方法进行处理，保证纸制档案符合数字化要求。

确定档案分类，进行数字化扫描要符合档案利用要求。(如有正本、定稿、草稿等如何进行扫描)。

三、购买合适设备、方便使用

应选用适合自身馆藏档案条件的扫描仪器以及与网络系统、档案管理软件、保密软件容易兼容的ＰＣ 设备等。

四、确定规范管理，明确标准

数字化扫描前要对整理出的实体档案严格把关。

严格参照国家«纸质档案数字化规范» 执行标准进行数字化扫描，如果没有标准会严重影响数字化扫描质量。

五、确定档案数字化协调小组

数字化工作是一个系统工程，不单是有了人、设备、档案就可以顺利开展了，会有很多需要协调的工作。前期要制定数字化范围、标准、规范，实施过程中要建设档案案卷级、文件级目录数据库及档案全文数据库，目录数据库与全文数据库的对接，临时需要优先数字化内容，人员调配等。它涉及众多部门，因此有必要成立专门的工作小组来统筹规划数字化工作，并解在工作过程中遇到的一系列问题(有些问题在工作过程中才能发现)，小组成员应须熟悉馆藏和利用情况的工作人员及相关技术人员。以确保档案数字化工作稳步有序的推进。

六、确定人员培训内容

首先需要培训对档案的认识，以对数字化前处理的要求为重点，数字化扫描全套流程标准、方法、技术规范。(包括调卷、编页、案卷前处理、扫描、图像纠偏、去污等技术处理、检测、著录、备份、挂接)安全保密培训: 从对档案的失密、泄密、丢失、损毁，对档案的安全保护、爱护，遵守档案馆各项制度要求等方面进行培训。安全保密是一项长期的重要内容、必须强化重视。