详说档案数字化前整理项目中整理质检环节

一、前言

档案数字化工作是一项宏伟而浩大的工程，它不仅保护了珍贵的档案原件，更为档案资源的开发和利用做出了巨大的贡献。民国档案数字化前整理则是对已经初步整理过的民国档案进行系统编目，按照卷内文件的历史联系进行顺序排列，并通过编写页码加以固定，以实现档案实体有序化，方便档案数字化的过程。

民国档案数字化前整理的具体内容包括对档案原件进行分卷顺号、拟写标题、重份处理、秩序固定、案卷包装、编制目录等环节，我公司在整理项目现场设置了分卷、整理、编页、录入４ 个小组完成以上操作。案卷标题的拟写坚持实事求是、尊重历史的原则，通过阅读案卷内容进行全面分析和综合概括，以简洁通顺的语言准确地揭示案卷内容。标题拟写的准确与否决定着档案利用的价值与便利，所以在确保档案实体与电子信息安全的前提下，保证拟题质量是我公司一直追求的重中之重，我公司从培训、流程、规范、质检等各个方面加强对质量的把控，下文将重点从档案整理质检环节介绍关于如何保证拟题质量。

二、档案整理质检环节

档案整理质检环节主要分为４ 个部分，第一部分为整理质检组质检，整理质检人员１００％对整理后的案卷进行检查，第二部分为整理组组长对质检后的案卷进行抽检，第三部分为整理组人员进行电子目录检查，第四部分为中国第二历史档案馆(以下简称“二史馆” ) 整理编目处现场老师质检。

(一) 整理质检组质检

整理质检组人员对整理后的案卷进行１００％质检，质检工作内容主要包括: 标题中的责任者、内容、煞尾词、时间项、备注项。对标题中的错误处进行修改及讲解，对典型错误案例进行记录，并汇集至知识库，定期召集整理组和整理质检组培训和学习。

１ 标题中的责任者

标题中的责任者，分为机关责任者、个人责任者。

(１) 机关责任者

对标题中无机关责任者尽可能予以添加，不正确的予以修改，并将修改的问题及时反馈至整理人员，进行讲解和分析。

例１: 二八全宗第４６０９６ 标题为“接收伪资源委员会档案清册留宁部分”，案卷无明确时间。经整理质检人员检查发现卷皮原标题为“解放后接收国民党资源委员会档案清册留宁部分”，“解放后” 字样是带有感情色彩的词语，不能拟写在标题中。在之前的整理工作中从未出现此类问题，故整理质检人员将这一问题汇报整理组长，组长询问现场老师，将标题修改为“人民政权接收旧资源委员会档案清册留宁部分”。因档案内无明确接收时间，无法判断是解放后或建国后，且解放后是带有感情色彩的词语，所以添加“人民政权”字样并将“伪” 字改为“旧” 字，如案卷中有明确时间表示是建国后接收，可拟写为“建国后人民政府接收旧资源委员会档案清册留宁部分”。

例２: 四全宗第２９６８３ 标题中责任者为“经济部全国经济调查委员会”，案卷时间是１９４８ 年３ 月至１９４８ 年１０ 月。整理质检人员在检查时发现经济部在１９４８ 年５ 月改称工商部，而案卷的终止时间为１９４８ 年１０ 月，按照整理规范中对责任者的要求，案卷内机关所属关系有变动时，以终止时间项为准，故改为“工商部全国经济调查委员会”。

(２) 个人责任者

对未添加官职或官职添加不正确的个人责任者予以修改。

例１: 汪伪档案中出现的“通海民众”，通过查找行政地区划分表得知通海县属于云南省，标题中的责任者拟写为“云南省通海县民众”，整理质检人员在工作中发现云南省并不属于汪伪政权管辖范围内，所以结合案卷内容判断此处的“通海民众” 指的是“江苏省南通、海门县民众”。

例２: 二八(１２) 全宗第４４ 卷标题为“资源委员会职员庄前鼎呈报赴上海、杭州各校选拔人才请拨旅费的文书”。案卷内容中无法看出庄前鼎的具体职位，但可以知道隶属于资源委员会职员，所以整理人员直接拟写为“资源委员会职员庄前鼎”，而整理质检人员在查看案卷内容时，发现文件落款处盖有印章，印章上可以看出庄前鼎是机器制造厂筹备委员会主任委员，故将标题中责任者改为“资源委员会机器制造厂筹备委员会主任委员庄前鼎”。

２ 标题内容

阅读案卷内容，用简洁及通顺的语句全面概括及总结案卷内容，拟写标题。

例１: 二八(１６) 全宗第１７０ 卷原标题为“公安部与上海市公检法军事管制委员会档案组等单位关于资源委员会旧档案借调问题的往来函件”，起止时间项是１９６９ 年８ 月至１９７１ 年１２ 月。整理人员在拟写标题时直接参考卷皮上的原标题。原标题带有感情色彩，不能全面概括及表达清楚案卷内容，后经询问现场老师，改为“‘沪公军档材二六九号’ 即中国第二历史档案馆重点全宗二十八类一四二号档案流转过程记录资料”。

例２: 二一全宗档案中出现“新四军侵犯某地”，卷皮上写为痛击某地，整理人员参考了原标题中的“新四军痛击某地”，此写法带有主观的感情色彩，不能拟写在标题中，所以整理质检改为“新四军攻击某地”。

３ 煞尾词

标题中的煞尾词有“的文书” “等文书” “案” “及有关文书” “往来文书” 以及某一特定的文种，如“呈” “函” “快邮代电” 等。案卷内只有一份文件时，需在标题中体现文种。

例如: 八全宗第５４８９ 卷标题为“监察院关于查办广东省台山县第九区横山警察所所长马锡聘贪污渎职给广东广西监察区监察使署的文书”。卷内只有一份训令，但标题中并未体现出文种，根据整理规范中对煞尾词的书写要求及尊重档案的真实内容，将煞尾词“文书” 改为“训令”。

４ 起止时间项

起止时间指的是一卷中收发文时间、制表时间等文件形成时间中最早及最晚的时间。在整理初期由于专业知识薄弱、整理经验较少，整理人员常将档案抽调、归档时间作为起止时间。整理质检人员在检查时发现这个问题，向整理组组长汇报并询问得知，档案提调、归档时间只能说明调阅档案者提调及归还的时间，并不代表卷内文件的形成时间，所以不能作为起止时间。

５ 备注栏

在档案整理过程中需对案卷的破损状况、档案中的实物及重份卷都标注在备注栏中。破损案卷应明确地标明是何种破损，如“霉变” “水浸” “纸张老化” 等，而不能只笼统标注“破损” 字样；档案中出现的实物根据案卷真实内容及整理规范具体标明为何物；重份卷是指文件内容、版本、载体完全一致的案卷。重复卷需在备注栏标注“与第××卷重份” 字样。

例１: 二八全宗第３９８５１ 卷备注栏标注“内有钞票２ 张”，整理质检根据整理规范更改为“内有中央银行发行面值一百元２ 张”。

例２: 四九全宗第１０１４ 卷备注栏中标注“内有白色粉末一包”，虽然已经将实物标注，但白色粉末与档案内容无关，不属于档案附件，无从判断白色粉末是否有可能为有害物质，所以需要标注清楚，改为“内有小信封包裹之白色粉末状实物”。

例３: 六九八全宗第９ 卷标题为“铁道部铁道年鉴编纂委员会编«铁道年鉴» ”，与第８ 卷标题、案卷内容一致，在第９ 卷标题备注栏标注“与第８ 卷重份”。

(二) 整理组组长抽检

整理组组长抽检主要把控整理质检质量，查看整理质检的业务水平，对不一致的整理规则达到统一性。

１ 统一整理规则

整理二二全宗汪伪时期案卷，根据档案整理规则，需体现汉奸政权性质。标题中责任者为国家机关或者政府职员前面需加“汪伪” 二字，例如，“汪伪福建军事特派员张逸舟拥护汪精卫就职的电文”。若标题中责任者没有出现国家机关及政府职员，可添加“汪伪政府”，例如，“南昌市左声培请汪伪政府给予特赦案”。

某些机关属于汪伪政府，在机关的名称前加汪伪会产生歧义，就不能带有“汪伪” 或“汪伪政府” 字样，例如，“国父陵园管理委员会”，国父孙中山不带有汪伪性质，所以该机关前不能添加汪伪。汪伪时期案卷中出现的报社、工厂、同业公会、同乡会虽属于汪伪时期，但都不属于国家机关，前面也不加汪伪。

整理组组长在抽检到此类档案时，实时召开整理及整理质检组会议，将此类规范传达至每一位整理及整理质检人员，保证做到整理组与整理质检组规范的实时统一，并且于每周三例会强调规范的统一性原则: 同进同退。

２ 把控案卷质量

整理规则中规定对档案文件的稿本状况需标注，如“铅印件” “油印件”，并未提及“复印件”，所以整理人员碰到此类案卷并未对其进行标注说明。

例如: 二八(２) 全宗第５１０９ 卷内容为“顾树森拟训练农村下级干部人才以建设新农村计划及蒋介石对该计划的批语”，此卷档案为复印件，并没有原件。整理组组长在抽检时发现标题中并未体现案卷内容为复印件，经询问现场老师，为尊重案卷真实内容，“复印件” 字样需在标题中体现出来。我们将这一情况告知整理组及整理质检组人员，并将此问题归纳在整理规范中，以便日后的整理新人培训工作。

在同一卷档案中出现同一机构在不同时期发行的资料且资料具有连贯性的，为了保证档案的完整性，不能单纯地将同一时期的资料挑出单独立卷，这种情况需在备注项内标明。

例如: 二八全宗第４６０９５ 卷内容为“建设事业励进社(一社) 的简介及其出版的期刊等各项资料”，其中有部分资料为新中国成立后发行期刊，整理人员将标题拟写为“建设事业励进社(一社) 各项资料”，起止时间为１９４８年１２ 月至１９５５ 年５ 月。咨询现场老师意见后，为了保证案卷的完整性及连贯性，无须将新中国成立后发行的期刊单独挑出立卷，只需在备注栏中标注“建国前建国后资料都有”。

(三) 电子目录质检

电子目录质检即整理人员对最终形成的电子目录数据进行质检工作，主要工作内容为: 检查语句是否通顺；标题中是否存在的漏字、多字、错字、繁体字等。利用检查工具查找电子目录中是否存在跨多卷、跨全宗的重份案卷。

在检查电子目录的同时，能够从不同角度发现问题，加强自身知识的积累，从而提高整理人员的业务水平。

１ 检查漏字、多字、错字

为了加强质量控制，保证提交馆方的电子目录数据的准确性，我公司在现场增加一道环节: 即电子目录质检。通过安排整理人员对电子目录检查，能够很好地避免语句不通顺、漏字、多字、错字、繁体字等硬性错误，从而提高整体质量。

２ 检查重份卷

尽管分卷人员在分卷的过程中将重份卷分置在相邻的案卷中，但有些重复卷相隔数十、数百、甚至数千卷，根本无法通过分卷及查看纸质目录检查出来。我公司在现场管理老师的建议下通过电子目录质检的方式进行查找重份卷，能够更加简便、快捷查找重份卷，保证了整理质量、优化了工作程序、提高了工作效率。

例１: 二八全宗第４０６３５ 卷标题为“资源委员会经济研究室曹立瀛、陈锡嘏拟具«云南会泽矿山厂之铅锌矿业» (该室云南工矿调查报告之四) ”，与第３２４６３ 卷标题一致，在第４０６３５ 卷的备考表及标题备注栏中须标注: 与第３２４６３ 卷重份。

例２: 二八(１８) 全宗第２２ 卷标题为“资源委员会经济研究室曹立瀛、王乃梁拟具«云南之铁» (云南经济研究报告之四) ”，在质检电子目录时发现与二八全宗第１９２９ 卷标题一致，整理人员通过调卷查看，对比案卷内容一致，判定为重份卷，须在二八(１８) 全宗第２２ 卷的备考表及标题备注栏同时标注: 与二八全宗第１９２９ 卷重份。

(四) 馆方老师抽检

二史馆整理编目处现场管理老师抽检比率为３０％，即每１００ 卷检查３０ 卷的标题、编页、时间项及备注项。虽然整理组人员在拟写标题的过程中按照馆方要求及整理规范严格执行，但由于历史专业水平低、知识面窄等原因，不免会产生疏漏。

例１: 二八全宗第１９２７ 案卷内容为“曹立瀛、范金台拟具«云南之电力» (云南经济研究报告之二) ”，整理人员通过查找«民国人物大辞典» 发现曹立瀛曾任众多职务，其中行政院资源委员会经济研究所所长与档案内容最为接近，故将其作为曹立瀛的职务。现场老师在质检目录时发现案卷时间为１９４０ 年，而１９４０ 年资源委员会属于经济部，并未设立经济研究所。之后通过调卷查阅，案卷内容为资源委员会经济研究室的参考资料，故将曹立瀛职务改为资源委员会经济研究室。

例２: 二八第３４００５ 卷标题为“资源委员会河北井陉煤矿有限公司创立会与第一次董监联席会议议程、会议记录”，起止时间项为１９４６ 年１２ 月。现场老师根据第３４００６ 卷判断得知河北井陉煤矿有限公司属于日本矿业，在１９４６年１２ 月由经济部接收归为资源委员会管理，加之在原标题中出现“经济部冀热察绥区特派员办事处” 这一机关，得知该处主接收日伪产业，所以第３４００５卷责任者直接书写河北井陉煤矿有限公司。

例３: 四五第３１９ 卷标题为“资源委员会购料室代购云南锡矿工程处所需动力、钻机设备的文书及华东工业部办公室秘书科接收由香港运沪卷宗五箱节略”，时间项为１９３７ 年４ 月至１９５２ 年１２ 月。为了更清晰地体现新中国成立后的档案，并与民国档案区分开来，现场老师要求将新中国成立的档案单独成卷。故我公司将华东工业部办公室秘书科接收由香港运沪卷宗五箱节略单独成卷给号，重新拟写标题，并放置全宗最后。第３１９ 卷标题改为“资源委员会购料室代购云南锡矿工程处所需动力、钻机设备的文书”，时间项改为１９３７ 年４ 月至１９３８ 年４ 月。我公司将这一问题做好记录，并告知分卷组及整理组人员，在日后的工作中，凡是在民国档案中出现新中国成立后档案，都需将建国后档案在标题中体现出来，不能在标题中体现出来的案卷需单独成卷。

(五) 质检问题反馈

问题反馈分为３ 个方面，分别为整理质检组质检人员问题反馈、整理组组长问题反馈及现场管理老师问题反馈。整理质检组质检人员在质检工作完毕后实时地将问题反馈给整理人员，做到及时修改、讲解分析。整理组组长抽检发现问题时，召集整理组及整理质检组人员统一说明有问题的案卷，给每位人员传阅，整理及整理质检人员做好相应的问题记录。现场管理老师发现问题反馈给整理组组长，组长做好相应的问题记录后将问题传达给整理组及整理质检组人员。

问题总结。整理组组长每周一汇总上一周内所有质检问题，并做好相应的记录。每周三组织整理组及整理质检组人员进行讨论，整理组组长做好全面的讲解分析及总结工作，加强巩固以保证每位人员的工作业务掌握程度。定期开展业务水平培训工作，并对每位人员进行考核，实行业务考核制度。