数字化前档案整理的实施方式

(一) 数字化前档案整理的实施方式

根据社会化程度不同，数字化前档案整理可分为单位内部组织、市场化方式和与高校、研究所合作整理。其中，市场化方式的社会化程度最高，也是现在档案部门采用最多的一种实施方式。

(二) 市场化方式

市场化方式是一种业务外包方式，由档案部门提出具体要求，经由政府采购(公开招标、单一来源、竞争性谈判等)，借助社会力量整理馆藏档案。市场化下的档案整理实施方式如图３ 所示。

市场化方式减轻了档案部门的工作强度，加快了档案整理的速度，促进档案数字化进程。它是档案工作顺应全社会分工合作的时代趋势下发展出的实施方式。

但是由于档案本身的安全保密的要求和档案外包服务商良莠不齐等多种因素，市场化方式也存在诸多问题:

一是档案外包业务是一个新兴产业，市场还不是很成熟，档案外包服务商专业程度差别很大，工作人员流动较大。以保密为例，陕西只有较少的外包服务商获得了由保密部门颁发的针对档案方面的资格证书，部分外包服务商有完整的保密规范和内部保密协议，而部分外包服务商甚至在保密方面的规定规范空缺。

二是不同的政府采购方式招标到的档案外包服务商的侧重点不同。单一来源能保持档案整理工作的延续性，不会每年更换不同的服务商，工作配合度比较好，工作衔接方便，但是随着合作时间的增长，外包服务商对项目重视度下降，提价的诉求增加，工作人员熟练度高但是与档案部门人员在业务方面沟通减少。公开招标和竞争性谈判会导致档案外包服务商流动性比较高，每年都要重新从零沟通，工作衔接麻烦，对项目收尾阶段调卷数量掌握要求高，但是外包服务商重视度高，价格控制比较好。公开招标和竞争性谈判也存在区别。公开招标对外包服务商的服务、价格等多方面评判，中标服务商综合水平较高，价格中等。竞争性谈判中标服务商价格最低，但是由于入门门槛较低，有可能中标公司在专业素质和保密方面不尽如人意。

三是政府采购方式需要跟财政部门或者采购中介部门进行沟通，但是由于国家采购政策的要求，可能招不到合适的中标公司或不符合档案部门的相关条例和规定。以保密为例，政府档案有比较高的保密和安全诉求，而且近年来国家档案局也多次就档案安全发文(如档办发[２０１４] ７ 号、档发[２０１６] ６ 号等)，但是未对档案整理外包服务商明确提出需要获得相关保密资质，只是要优先选用。而采购工作中，如果硬性要求必须有保密资质的服务商才可进入招投标范围，可能会被财政部门、采购中介部门或者无保密资质的服务商质疑；如果不硬性规定，只做公司保密和安全措施的要求，对有保密资质的提出优先选用，由于属于资格条件，在竞争性谈判中不能体现，在公开招标中又不能作为评分标准，可操作性太差，有可能导致中标公司没有国家认证的保密方面的相关资质，保密部门可能会对此提出质疑，而且档案的保密安全也得不到最大限度的保证。

四是外包服务商中断合作。外包服务商由于自身的经营状况发生重大变化或者其他各种原因，外包服务商中断履行外包合同，会给档案部门带来不可估量的损失，拖慢数字化进程。