关于民国数字化档案文件级著录的几点认识

随着全国性的档案数字化工作的逐步开展，民国档案的基础整理工作不断得到完善和加强，按照国家档案局的要求，今后民国档案整理工作的重心将逐步向文件级目录数据库的建设转变。

一、民国档案电子目录数据库的现状

在新中国成立后的６０ 多年里，档案工作者在民国档案整理工作中，遵循档案形成的客观规律，依据全宗原则、尊重原整理基础原则，对民国档案进行了案卷级的整理工作，逐步建立了包括全宗目录、案卷目录、人名目录、地名目录等在内的民国档案目录体系。

２０ 世纪８０ 年代初，为进一步开发历史档案信息资源，为利用者提供系统、准确、全面的档案信息，满足社会各方面利用者的需求，国家档案局于１９８３ 年制定的“档案事业发展规划” 中正式提出: “到１９９０ 年建立起全国和省级历史档案资料目录中心。” 并在“档案事业七五计划” 中提出以中国第二历史档案馆为主筹建全国民国档案资料目录中心的任务。１９９２ 年４ 月，全国民国档案资料目录中心正式成立，由中国第二历史档案馆具体进行管理。

民国档案作为目前国内历史档案的主体部分，数量浩大，全国约有１ ４万个全宗，１４００ 万卷。国家档案局中央档案馆于１９９９ 年９ 月通知要求: “各省在以省馆为依托建设本省民国档案案卷级目录数据库的同时，将数据备份报送全国民国档案目录中心。” 根据国家档案局的要求，全国各省、自治区、直辖市基本完成了本地区各级档案馆的民国档案案卷级电子目录数据的采集及报送工作。

随着民国档案案卷级电子目录数据库的建立与完善，有的档案馆对部分民国档案形成了重要文件、文件组及案卷级混合目录，一些重要全宗档案形成了文件级或文件组级电子目录。有的档案馆为了更好地开展民国档案数字化工作，在数字化的同时对民国档案进行文件级著录。

二、民国档案文件级目录著录标准

文件级著录，顾名思义，即一份文件著录出一个条目。按照国家档案局档办函〔２０１６〕１１１ 号«国家档案局办公室关于做好国家重点档案文件级目录报送工作的通知»，需要报送的民国档案文件级目录著录项有:

必要项: 档案馆代码、档案馆名称、全宗名称、档号(全宗号、目录号、案卷号、文件号)、文件题名、责任者、形成时间、页数、控制使用标识、语种、载体形态、政权标识、文件附注。

选择项有: 受文者、文种、起止页码、文本、分类号、缩微号、电子文档号、关键词或主题词(人物、机构、会议、事件等)、电子画幅数。

按照国家档案局的这个最新要求，现在对民国档案进行文件级著录，除了必要项之外，选择项每个档案馆应该按照自己单位的工作需要进行选择，其中受文者与文种在文件题名中已经概括在内，单独著录意义不大。而起止页码对于文件级著录非常关键，因为不填文件的起止页码，电子档案管理系统既无法自动对电子档案进行分夹，也无法进行电子文件的目录挂接。必须完全准确著录起止页码，电子档案管理系统才能对电子档案进行正确的管理并准确提供利用。

民国档案进行数字化的方式目前主要有两种: 一种是直接利用电子扫描仪进行纸质档案数字化，一种是首先对民国档案进行缩微，再利用胶片扫描仪进行数字化转换。前者形成的电子档案页码与原档案页码完全相符。而后者因为档案幅面的大小关系，档案原页码与缩微画幅起止序号不同，而胶片自动转换后的电子档案页码使用的是缩微画幅号。

现行档案进行数字化，所编页码与电子全文信息均是一一对应的。而民国档案由于档案载体与装订形式的复杂性，装订及使用的公文纸张大小不规范，为了防止数字化过程中档案实体的丢失或全文信息的遗漏，其编页码原则均是每张纸编一个页号，折子档案有的一页很长，有的很短，而且间或有很多粘贴的小纸条，这样缩微拍摄后进行数字化转换，其数字化全文信息的幅面数量与页码数量会有很大的差距。因此，对这部分电子档案进行文件级著录时的起止页码，应填写该件档案在电子图像中画幅序号的起始号和终止号。

三、档案的分件

现存历史档案的实体多为案卷，因同一主题或相关联事件被收存于一起，由若干件文件共同组成。民国档案文件级目录著录要遵循“一事一条” 的原则，因此进行文件级著录首先要解决分件的问题。

所谓一份文件，包括:

１ 正文与底稿；

２ 正文与附件；

３ 批复与请示(包括指令与呈、批与呈