加强档案数字化外包过程管理之我见
作者：中国第二历史档案馆罗娟 来源：中国档案资讯网
档案数字化外包过程中存在各种风险，如档案实体和信息安全风险、外包人员流动风险、外包质量能否达标的风险等，这些风险对档案安全和数字化质量构成威胁，需要通过加强档案数字化外包过程管理加以防控。
一、加强档案数字化外包过程管理的必要性
加强过程管理是确保档案数字化安全的内在要求。档案安全是档案工作的永恒主题，也是档案数字化外包的先决条件。中央领导同志在出席全国档案工作座谈会时强调，要从对党和国家事业负责、对历史负责的高度来认识和做好档案安全工作。杨冬权馆局长指出，严禁外包公司留存、外泄数字化档案信息，一经发现，必须严肃查处。2012年，国家档案局印发《关于切实加强档案数字化和档案信息化服务外包管理的通知》，力图通过加强管理，杜绝外包过程中的失泄密隐患。
加强过程管理是确保档案数字化质量的必由之路。实现数字转型是档案事业适应时代的发展要求，抓质保量是开展数字化外包的目标所在。杨冬权馆局长提出，要下大力气持续地开展传统档案数字化工作，提出“到2020年全国各级综合档案馆纸质档案数字化的数量比2010年翻两番”的工作目标。对档案馆来说，档案数字化时间紧、任务重，抢抓进度的同时对质量提出了挑战。目前，许多档案部门都在以外包方式开展档案数字化工作，依靠外包公司提供的专业服务，加快档案数字化和信息化的工作进程。但档案数字化外包并非十全十美，实践过程中总会出现这样那样的问题。外包质量事关档案事业的科学、可持续发展，档案馆只有加强外包过程管理，少返工甚至不返工、不误工，才能又好又快地完成档案数字化任务。
二、档案数字化外包过程管理的关键环节
实施档案数字化外包是一个科学管理的过程。加强档案数字化外包过程管理，应抓好档案馆自身管理和外包公司规范管理两个关键环节。
（一）加强档案馆自身管理。档案馆实施数字化外包必须树立全新的管理理念，要有战略眼光，完善管理制度，健全评价和监督机制，切实筑牢档案安全和外包质量防线。
一是制度防线——完善规章制度、规范工作细则。业务外包不仅仅是一种技术手段，也是一种管理手段与管理策略。档案数字化外包涉及到人员、安全、财物等方方面面的工作，档案馆应建立健全相应的制度、规范工作细则和操作程序，无则制定、有则完善、有缺漏的尽快补充、需调整的尽快修订、已过时的尽快清理，同时加强监督检查，切实提高制度的执行力。
二是环境防线——使外包过程时时刻刻处在可控状态下。充分考虑档案数字化场所的环境安全，建设标准、规范、安全的工作场所，配备高效、实用的档案安全监控设备，使处于数字化状态各个阶段中的档案始终处于安全、可控、有利的环境中，确保“一件不丢、一件不坏、一件不乱”。
三是人员防线——安全和质量宣传教育时刻不得松懈。要进行经常性的档案“安全第一、质量至上”的宣传教育，对档案馆自身工作人员要加强有针对性的安全技能培训和演练，增强保护档案安全的意识和本领。对数字化业务外包过程中出现的新情况、新问题，馆内人员有责任及时上报、协调配合处理。
四是保密防线——严禁外包涉密档案、加强自查。对档案馆来说，进行数字化外包的档案都是经过严格筛选的，涉密档案严禁外包。同时，档案馆要定期开展对外包档案内容、安全措施、管理手段等方面的自查工作，发现问题及时采取措施加强整改。只有采取安全保密措施，具备安全保密条件后，方可继续外包。
（二）加强对外包公司的规范管理。所谓对外包公司业务行为的规范管理，是指档案馆通过一系列措施和办法，促使外包公司人员以积极、主动的态度支持与配合档案数字化过程中的具体活动。
一是加强外包工作的控制和监督。开展数字化外包合作之前，应明确外包公司工作职责和任务，用合同和制度进行约束。签订保密协议，加强档案安全教育。档案馆要求外包公司遵循的规章制度和规范准则，应在档案数字化加工场所张贴上墙，或设置公告牌、LED显示屏滚动显示，要求外包人员认识到并时刻遵守。对于违犯的人员，档案馆应责令外包公司及时整改教育。
二是加强对外包人员的培训和业务指导。在档案数字化过程中，对外包人员的前期培训和过程中的即时指导都是非常必要的。由于历史变革等原因，档案存在诸如档号复杂、卷内文件混杂等问题，因此在档案数字化过程中，随时都会出现卷内文件排序困难等具体问题，还有可能会出现一些可能无法预料到的特殊情况，因此，在需要时，档案馆专业人员应随时给予耐心的指导和帮助。
三是加强与外包公司的沟通与合作。档案馆与外包公司本质上是合同上的甲方与乙方的关系，双方是各自独立的实体，二者是合作伙伴关系而不是隶属关系。档案馆工作人员与外包公司人员人格平等，不存在因职位或待遇等问题而导致的贵贱、高低之分。双方应学会互相尊重、互相支持，保持友好沟通，共同推动档案数字化与信息化事业繁荣发展。（编辑：李聪）
