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电子公文等当前文书档案归档整理的几个问题

放大字体  缩小字体 发布日期:2019-01-19 20:00:22    来源:网络    浏览次数:928    评论:0
导读

电子公文等当前文书档案归档整理的几个问题 作者:杭州市余杭区档案学会高建华来源:中国档案资讯网有了电子公文系统,还有必要一五一十地贯彻《公文处理办法》吗?我认为可以研究。以下讲的可能不符合某些“标准”或“规范”,但更接地气。只要在区委办公室协调下,区档案局与信息化管理中心达成共识,就合法了。1.电子公文系统产生的公文如何归档与整理1.1要落实“出处生根”的归档理念,也即谁发文谁归档。不是本单位的发

电子公文等当前文书档案归档整理的几个问题

   

作者:杭州市余杭区档案学会高建华来源:中国档案资讯网

    有了电子公文系统,还有必要一五一十地贯彻《公文处理办法》吗?我认为可以研究。以下讲的可能不符合某些“标准”或“规范”,但更接地气。只要在区委办公室协调下,区档案局与信息化管理中心达成共识,就合法了。

    1.电子公文系统产生的公文如何归档与整理 

   1.1要落实“出处生根”的归档理念,也即谁发文谁归档。不是本单位的发文,即以区委区政府或两办名义发的文件,也不再作为永久性文件归入职能部门的文件中。当然,以本单位为主办的联合发文还有必要由本单位归档。

    1.2要树立“电子公文的纸质归档是异质备份”的思想,这类文件既然有了电子备份(当然,电子备份库内文件要尽快实现共享),那么,纸质归档也只是一个异质备份,这样的纸质备份可以简化整理。如何简化?比如,区档案局即将“余党组”“余档”“余档学”等几个发文系列的文件下载到后打包由印刷厂印制成“发文汇集”就可以了。

    1.3要抓好“落实性文件材料”的归档。电子公文的归档简化后不是没有事情可做了,而是要把重点放在往往由职能部门经办的落实性文件材料的归档上,扭转“红头文件”反映情况有始无终的尴尬局面。以下“群众路线教育活动”为例说明。为开展“群众路线教育活动”,第1个文件是一般均为实施意见,它规定了活动开展的几个阶段,具体做法,考核要求等。这第1个文件是版式文件,也即我们通常说的红头文件。活动中会形成个人剖析材料,单位阶段性工作总结,考核时本单位领导的汇报材料,或典型发言材料,简报等。现实情况是:“红头文件”肯定归档了,其它的形成主体多元,不便收集,分散在各职能部门或个人手中。如果真是这样,那么,凭一个“红头文件”是反映不了“群众路线教育活动”的全貌的。我这里没有提到,实际活动中还会形成照片、声像、光盘等特种载体档案呢。所以,落实性文件材料是我们收集的重点。 

   1.4整理可以简化。因为,版式文件只是个纸质备份了,实际查找、利用率下降了,所以,把“发文汇集”作为第1件,盖上件号章并且填写好档号信息就可以了。“落实性文件材料”划分一下保管期限,简单地分一下类,盖上件号章,跟在第1件后依次排列就行。

    2.历次修改稿如何处理    笔者历来认为,文件起草稿在档案馆利用中极少查阅利用,这里其一;其二,区(县)以下的党政机关没有制订规章之类有高度法律效力的文件,可以说,我们的党政机关70%的文件是具体的办事办文办会的,至多出台几个规范性文件(一年之中很少),转发的倒多点。因此,这类文件的历次修改稿没有保存价值。有保存价值的,我认为必须是思想形成复杂的文件,历次修改稿反映文件出台的曲折过程,比如说《档案法》,要修改,已说了五、六年了,想必也形成了多稿,它的历次修改稿有保管价值了。而以此比对,我们的党政机关碰不上这样的事。因此,历次修改稿不必归档。建议,各单位起草文件者务必定了稿的文件再上传电子公文系统,这样可以减小电子文件的容量。

    3.发文稿如何处理    发文稿纸上面主要有拟发文的各种信息,如题目、主送单位、抄送单位、拟稿、核稿、校对、主题词等,领导签发也是在发文稿纸上。可以从电子公文系统中打印,并以盖章代替领导手签,解放劳动量,提高工作效率。还可以打破文书四处逮(候)领导签字的尴尬局面。    4.关于成立文件中心问题    文件中心是一种社会化、集约化和专业化的档案管理机构,它的设置一般不像档案室一样隶属于一个文件形成单位,而是按地区、按系统建立的介于文件形成单位和地方综合档案馆之间、一种过渡性档案管理机构。文件中心所保管的文件属原形成单位所有,保持原来的顺序和标记,只供原形成单位使用,其他单位未征得原形成单位同意不得利用。文件一旦从文件中心移交到档案馆,就成为公共财产,可在解密后向公众开放。 

   据了解,江苏太仓“文档管理中心”的工作在设计理念、功能定位、管理方式、运行模式等方面都比较超前,而且档案基础业务扎实、现代化管理程度高,为政府集中办公后节约政府资源,有利于政府信息公开查阅,档案信息资源的共建共享等方面提供了优质高效的服务,实现了“文档管理中心”的社会价值。笔者认为,我区建文件中心,不必另起炉灶,放在已经由区编制办公室批准成立的电子文件登记备份中心,一个机构同管纸质与电子两种形式的文件即可。而建立文档在我区很有意义:一是建立文档中心提前介入机关(纸质)档案管理,可提高工作质量和效率;二是要积极创新档案管理模式和集约化管理形式,减少行政成本,解放兼职档案员的劳动强度。三是要统一认识,因地制宜,积极稳妥地规划我区今后机关文档中心建设蓝图,使我区档案工作能更快更好地走上规范化、标准化、现代化的轨道。    


 
(文/小编)
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