立足地方服务, 突显地方特色——论地方高校档案工作的深层改革

高校档案是高等学校在招生、教学、科研和管理等活动中形成的历史记录。高校档案工作是高等学校重要的基础性工作,为高校的改革、发展和稳定发挥着积极的作用。随着２００８年教育部和国家档案局２７号令«高等学校档案管理办法»的颁布实施,高校档案工作迎来了大发展的春天。高校的领导对档案工作越来越重视,在馆舍建设、机构设置、经费投入和人员配备等方面都给予大力支持,使高校档案工作呈现出欣欣向荣的景象。然而,由于受客观条件以及其他因素的制约,地方高校较之老牌本科院校来说,其档案工作发展速度缓慢,管理质量和水平偏低,存在着诸多问题,面临与学校发展不相适应的困境。探讨和研究解决困境的对策和改革思路十分必要。

地方高校是指隶属各省、市、自治区、直辖市、港澳特区,大多数是由省市共管以地方财政供养为主的普通高等学校,目前全国约有２５００多所。作为我国高等教育体系的主体部分,以服务区域经济社会发展为目标,着力为地方培养高素质人才。从高等学校构成比例来看,地方高校占有最大比例。但是,获得经费数、得到政府重视程度都不太令人满意,是高等教育群落中的“弱势群体”。

１　新建地方高校档案工作的现状分析

１.１　档案工作基础薄弱。

地方高校大多数创办于２０世纪５０年代至８０年代期间,于２０世纪末至本世纪初,由师范专科学校、教育学院和高等职业专科学校等合并升格为现在的本科院校,也有由原来的中等职业学校升格为现在的专科学校。由于建校时间短,加之受高(中)职、大(中)专体制办学模式和财力欠缺的影响,学校各项基础性工作的建设因此而受到了限制,也严重影响了档案的各项基础建设工作。特别是各院(系)、部门的档案工作,基本上只停留在对资料的简单收集和整理上,致使整个学校的档案工作基础普遍比较薄弱。

１.１.１ 档案意识不强,重视程度不够,管理理念陈旧　在教学工作水平评估以前,许多地方高校认识不到档案工作的重要性,认为档案工作不能直接产生经济效益,是可有可无的一项辅助性工作,档案工作处于“说起来重要,做起来次要,忙起来不要”的尴尬地位。特别是学校有些教学院(系)、行政管理部门平时不注重教学档案、科研档案和文书档案的收集整理。有些学校未把档案工作纳入学校整体发展规划,大部分高校未把档案工作纳入各院(系)、部门目标管理考核体系或工作计划当中。档案管理人员管理的目的性、计划性不强,管理的手段落后,缺乏开拓创新精神等。当然,随着国家、省教育相关部门对各高校实施评估制度以来,这一现象已大大改善。

１.１.２ 制度建设不成体系,不够完善　到目前为止,许多地方高校档案馆(室)虽然制定了学校档案综合管理办法及岗位职责,但很少建立起学校及院(系)、部门档案工作应急预案,以及有关档案收集、整理、保管、检索、利用、鉴定销毁、编研、保密、统计、检查、考核、评估等一系列规章制度。即使建立了,也不成体系,不够完善。

１.１.３ 库房面积偏小,馆藏档案数量偏少　截至２０１３年年底,广东省地方高校档案库房面积普遍偏小,在统计到的２８所地方高校(含地方职业技术学院)中,平均面积为３００.１平方米,面积最小的只有６０平方米,最大的也只有１１４０平方米。馆藏档案数量普遍偏少,平均只有２１９３１卷,最少的只有１０００卷,最多的有１４４４５２卷。

１.２　档案机构建制改革进展缓慢

由于地方高校在升格为大专或本科院校后,学校的主要精力都花在了夯实学校教学、科研和后勤管理等基础建设上,对档案工作的认识和重视程度各高校存在着差异。虽然２７号令颁布实施已达５年,但是,许多地方院校不论在建校历史、在校生规模和馆藏档案数量都达到独立建馆标准和要求的情况下,却仍然沿袭了以往的档案管理机构———档案室,隶属于学校某一部门(一般是学校办公室)。截至２０１３年年底,在统计到的２８所地方高校中,只有５所高校,已经将综合档案室升格成为学校独立的中层部门———档案馆(或档案管理中心),其中１家是正处级建制,４家是副处级建制。

在实际工作中,我们发现,高校科室建制的档案机构弊端时时凸显:以档案室作为高校档案机构的这种行政管理体制、运作模式(管辖隶属校内某一部门,科级行政机构),极大地限制了档案管理的顺利开展,束缚和制约着档案工作的进一步发展。

１.３　档案信息化程度不高,开发利用工作质量和水平偏低

随着信息技术的深入发展,档案的形态也随之发生变化。过去的采集、分类、存储、查阅、应用的一整套相对稳定的、相对成熟的工作模式,其各个工作环节均不同程度地受到信息技术应用的冲击,从而或主动或被动,或急促或缓慢地进行着相应的调整。

笔者采用会议交流、网络查询、电话咨询、实地考察等方式对广东部分地方高校档案信息化建设情况进行了调研与分析,得到了一些基本情况。一是大部分地方高校档案信息化建设起步较晚(于本世纪初),但学校普遍都比较重视。绝大部分地方高校已将档案信息化建设纳入学校信息化整体规划,与学校数字化校园建设同步进行。二是学校为档案馆(室)配备了计算机,并接入了学校局域网和互联网(涉密计算机除外),但配置较低、数量偏少。部分地方高校还为档案馆(室)配备了服务器、扫描仪、刻录机、移动硬盘、数码相机等信息设备。三是几乎所有档案馆(室)都引进了档案管理系统,建立了各自的网站等。经过广大档案工作者的不断努力,信息化建设步伐逐渐加大。但档案信息化程度不高,档案信息化建设基本处于档案内容信息的网络化管理与初级应用阶段。

１.４　档案馆(室)人员编制数少

根据广东省档案学会高校系统委员会提供的２０１３年数据显示,在统计到的２８所地方高校中,档案馆(室)的总编制数和现有工作人员数为１０１人,平均每馆(室)只有３.６人,低于全省平均数的学校达１９所,占６７.９％。编制数和工作人员只有２人以下的地方高校就达１３所,差不多占去半壁江山,占４６％。

１.５　业务建设经费匮乏

在统计到的２８所地方高校中,截至２０１３年年底,档案馆(室)的业务建设经费年平均为５.１万元,但各高校很不平衡,低于平均数的馆(室)达１８间,占６４.３％。业务建设经费每年２万元以下的馆(室)达１０间。

２　地方高校档案工作的困境

２.１　机构建制难

虽然«高等学校档案管理办法»第六条规定,凡符合建校历史在５０年以上,或全日制在校生规模在１万人以上,或已集中保管的档案、资料在３万卷(长度３００延长米)以上的高等学校可设立档案馆,但迄今为止,绝大部分地方高校仍然沿袭传统的档案室挂靠学校某一中层部门的管理模式。许多地方高校档案部门已经达到第六条规定标准,也已向学校提出过独立建馆申请,但是,大部分申请还没有被获得批准。

２.２　增加编制难和引进人才难

目前,除了１９８５年由原国家劳动人事部和国家档案局颁布过一个«地方各级档案馆人员编制标准» (试行)以外,我国高校档案界还没有统一的关于人员编制的行业国家标准,没有具体的指标依据,致使各高校档案馆(室)在人员编制配备上很难满足实际工作需要,申请编制的增加十分困难。

由于有些高校领导对档案工作认识不足,认为档案工作是一项简单的业务工作,有的高校甚至随意安排低学历人员从事档案管理工作,致使在地方高校档案馆(室)里高职称、高学历人员比例偏小,尤其是信息化技术和档案学专业人才更加奇缺。由于大多数高校都把档案馆(室)纳入教辅业务部门,受整个学校编制数的影响,教辅部门编制数处在压缩再压缩的尴尬局面。以致于档案馆(室)要引进高职称、高学历人才难上加难。

２.３　增加经费难

“省市共管,以市为主管理模式”的地方院校,办学所需的经费主要由地方政府负责,受地方区域经济发展不平衡的影响和制约,地方政府对地方高校的投入差距较大。广东的珠三角及粤东地区各地方政府对地方高校的投入普遍较大,而广大的粤西、粤北等贫困地区则对当地高校的投入普遍偏小。地方高校经费“捉襟见肘”的状况,势必影响学校对档案工作的经费投入。档案馆(室)要想增加业务建设经费比较困难。

２.４　部门立卷难

«高等学校档案管理办法»第十六条明确规定:“学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求,组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。”但是,实际上大部分地方高校很难做到。由于地方高校的教学或行政管理部门负责档案工作的人员大多数是由办公室主任或教务员兼任,这些兼职档案员本身工作特忙,加上大部分人认为档案的归档立卷是档案馆(室)的份内事,因此,几乎所有的地方高校很难做到部门立卷。

２.５　编研工作不到位,科研能力和水平较弱

与老牌本科院校相比,许多地方高校受人力资源不足和人员素质的影响,其编研工作没有很好地开展起来,未能对档案资源进行二次以上开发和利用,为高校管理决策提供服务少,为地方经济社会提供特色服务更少。工作人员忙于基础性档案工作,很少对新形势下高校档案工作的最新理念、服务特色及发展动态进行研究,科研成果稀缺。

３　对策建议

３.１　制定高校档案业务建设国家标准

档案工作标准与档案工作标准化密切联系。自«高等学校档案管理办法»实施以来,大部分高校档案馆将«办法»作为规范和标准,不断完善、优化日常档案管理和建设工作。建议组织相关专家,尽快制定和颁布具有前瞻性又切实可行的我国高等学校档案建设的行业国家标准,包括具体的馆舍面积、人员编制、业务建设经费、信息化建设要求等指导性国家行业标准。

３.２　建立档案工作评价机制,健全完善考评体系

档案评估工作,是对«办法»颁布实施以来,对档案工作执行情况的一种检阅。档案馆一方面可以通过此次评估更规范、更高标准的严格要求自己,做到规范管理;另一方面,通过评估标准的自查方式,积极调整软、硬件不足,有助于促进档案工作进一步建设,利于档案工作长远发展。同时定期开展评估检查,也有助于档案馆扩大影响力和宣传力。目前,广东省颁发了«高等学校档案工作水平评定办法»和«高等学校档案工作水平评定标准»,成为全国率先制定高校档案工作评价机制的省份。但是,广东省颁发的评价体系里却对各高校档案馆(室)的人员编制数、馆舍面积要求等指导性指标没有明确的规定,建议组织专家开展调查研究,并与相关政府职能部门协商,尽快完善考评指标体系。

３.３　创新管理模式,破解人力资源短缺难题

随着高等教育事业的蓬勃发展,高校招生规模的不断扩大,高校档案馆(室)存档数量越来越多,受人员编制数的局限,高校档案馆(室)如何破解人力资源短缺难题就成了档案管理工作的重点,许多高校档案馆(室)在管理上勇于开拓创新,进行了很多有益的尝试,并取得了很好的效果。比如,韶关学院档案馆走出了一条值得借鉴的新路,构建了一种“勤工助学＋学生实践基地”模式。他们的做法是:一方面向学校勤工助学中心申请一定职数的勤工助学岗位,为在校贫困生提供经济资助和就业锻炼的平台;另一方面与某一教学院系(特别是开设了档案管理学课程的院系)签订合作协议,共建“学生实践基地”。这些学生利用无课时间到档案馆(室)上班,参与档案的收集整理、立卷归档、数据录入、鉴定保管、编研利用等具体工作,在档案馆(室)工作人员的带领和指导下,学生们掌握了基本的档案业务和办公室工作技能,提高了综合实践的能力水平。另外,档案工作的严谨性和服务性也使得这些学生在工作过程中培养了认真负责的工作态度和耐心细心的服务意识,为他们将来走出校门,较快适应社会工作奠定了良好的基础。

３.４　想方设法,缓解经费少和库房小之困境

３.４.１做年度经费预算时胃口要适度加大　每年年底做档案业务经费预算时,档案馆(室)要加大经费预算额度(３０％－５０％为宜),尽量多设项目,可设档案保护费、档案业务培训费、档案编研印刷费、档案装具设备费、实物档案装裱加工费等项目。档案保护经费的预算最好按国家或地方标准来测算,即:馆藏档案数×每卷年均档案保护经费(广东标准是:３元/卷)。

３.４.２多向校领导汇报,多与职能部门沟通　每学期初,档案馆(室)的领导要积极向学校分管档案工作的领导和学校主要领导汇报本部门上学期的工作和新学期的主要工作思路,并勇于摆出要完成工作计划所遇到的实际困难,力争校领导和相关职能部门(如人事处、财务处、资产管理处、后勤处等)的重视和支持。力争把档案工作纳入院(系)、部门目标管理考核体系当中。

３.４.３通过申报项目来增加建设经费　可通过申报校级以上科研课题(项目)、档案数字化、部门网站建设、档案管理系统维护、编印出版为学校服务的编研材料、购置档案保管保护等设备和举办专题活动等项目增加建设经费。

３.５　加强档案宣传与培训

要把档案法的宣传和兼职档案员的业务培训纳入档案馆(室)每年度的工作计划中。通过宣传和培训,增强兼职档案员的档案意识,提高兼职档案员的档案业务水平,打破传统观念,逐步实现部门立卷的目标。让档案馆(室)有更多的时间和精力投入到档案编研和提高利用服务水平上来。

３.６　服务地方协同发展

为地方服务,是地方档案馆与地方高校的共同使命,双方需要搭建桥梁和平台,进行深层次的合作与交流。地方档案馆的档案资源门类齐全、内容丰富、具有地方特色;高校档案馆专业人才荟萃,具有专业能力强、学术科研水平高等特点。因此,高校档案馆应发挥高校人力资源的优势,除积极为学校教学、科研和管理服务外,还应与地方档案馆积极开展协同创新服务,充分利用好地方档案馆的档案资源,结合地方特色,多出一些为地方党委、政府决策参考用的编研产品,最大限度地为地方经济和社会发展服务。