编制档案检索工具是档案馆(室)的一项重要业务建设，它是一项长期的繁重的工作，确保其质量是关键。理想的档案检索工具应该是有丰富的信息存贮量和检索迅速准确，方便实用。
1、信息存贮丰富
这是指档案材料收录齐全、项目著录详备，标引有一定深度。为此，在编制时应做到凡本馆、本室有价值的档案材料都应尽量存贮进去；著录档案的外部特征和主题内容要尽量完备；标引要有一定的深度。
2、检索迅速准确
档案检索效率和质量的高低，主要看查找是否迅速和是否具有较高的查全率。所谓迅速，是指面对堆积如山的档案材料，无论利用者以何种方式或角度索要，都能及时查出。这就要求检索工具种类适当，职能划分正确，组织合理，排列有序，结构性能好，方便查找。所谓准确，是指凡利用者要求提供的档案材料，一查就能查到，并能及时提供出来，如果没有，也能肯定答复，做到准确无误，把漏检与误检降至最低限度。这在很大程度上取决于检索工具对档案内容和外形特征的著录与标引的质量。
3、方便实用
使用方便，实用性强，是衡量档案检索工具质量的标准之一。档案检索工具的使用具有高频率和广泛性的特点，它要求项目设置实用、文字简明、结构合理、易于掌握。档案人员和利用者只要把握住
一定的方法就能使用，无论手检与机检都方便。实用是指检索工具的有用性。编制检索工具应把质量放在首位，每编一种就有其独特的功能和能发挥实际效益，切忌盲目追求数量和多样化。
