归档电子文件的整理
归档电子文件的整理，是指按照一定原则和方法，将电子文件分门别类组成电子档案的一项工作。电子文件整理工作贯穿着以下三个方面的内容：
一是对分类、排序的组织；
二是对建立数据库的组织；
三是对数据存储安全的组织。
电子档案形成的方式：
电子档案管理的状态：（一）未使用档案管理系统管理的电子文件（二）使用档案管理系统管理的电子文件
（一）未使用档案管理系统管理的电子文件按本方法进行整理。
对存量档案的消化，纸质档案要按《纸质档案数字化数据质量规范》（DBJ440100/T77-2010）要求进行数字化,形成的数据包括目录数据、图像文件数据和数据挂接。
增量档案，一定是先形成有电子文件，对于这些电子文件中能印成纸质的，最好是在提交电子文件时印成纸质的同步归档，只是这里要优化需加盖学校印章的文件的处置流程。
纸质档案数字化数据的总体质量，包括数据的真实性、可靠性和自洽性。
数据真实性是指纸质档案数字化数据的内容、结构及其他相关信息与纸质档案的原始状况一致。
数据可靠性是指纸质档案数字化数据的内容、结构、背景信息等无缺损，可理解并可被利用。
数据自洽性是指纸质档案数字化数据之间存在约束关联性，互相之间不应矛盾。
1.分类。
同一全宗内，归档电子文件的分类与学校档案综合管理分类规范的类目相同。
2.存储载体的信息组织结构。
排列与编号。
（1）归档电子文件排列。
归档电子文件应在分类的最低一级类目与纸质文件排列一致。这个排列主要是从与纸质目录一致的角度来讲的。在文件夹电子文件本身没有排列的问题。
2）归档电子文件编号。
归档电子文件编号，由4位数字组成，从“0001”编起，不足四位的在前补“0”或在捕获前将设备设置为“0001”的原文件名流水号。
注意：不能将“编号”理解为“重命名”。电子文件一般不需要重命名，“编号”用于填写“归档电子文件目录”或用于档案管理软件给定归档电子文件的唯一代号。
3）文件夹编号。
最多设置到三级文件夹，下述一至三级文件夹可根据实际（归档电子文件量的大小或有划分校区等）需要组合为一级或二级文件夹。
主要有以下 3 种情形：
①以件整理归档的文件夹编号由分类号、年度号、保管期限构成。编号模式如下：
②按年度立卷整理归档的文件夹编号由分类号、年度号、案卷号构成。不按年度立卷整理归档的文件夹编号由分类号、案卷号构成。
按年度立卷整理归档的文件夹编号模式如下：
不按年度立卷整理归档的文件夹编号模式如下：
（3）载体编号。
①载体代号:1.光盘 2.磁盘 3.磁带，其他载体代号另行规定。
②归档电子文件载体编号由载体代号、载体序号组成，载体代号与载体序号之间用“.”分隔。
载体编号模式如下：
4.编制目录。
（1）编制归档电子文件目录。《归档电子文件目录》填写的对象是一份一份的电子文件。
（1）编制归档电子文件目录。
①载体编号，脱机存储载体编号。不标套别。
②文件夹号，各级文件夹组成的编号，与文件夹编号模式一致。
③件号/序号，归档电子文件编号。（4位数字）
④责任者，制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。使用全称或通用简称。
文号，文件的发文字号。（也可以填写型号或图号或代字、代号等）
题名，文件标题。没有标题或标题不规范的，不能揭示文件内容的，要自拟标题。题名要能反映该份电子文件的内容，符合精确检索的要求，有纸质的应与纸质的题名一致。
注意：自拟标题是用方括号“[ ]”，如果是补充说明用圆括号“（）”。
日期，文件形成时间，以8位数字标注年月日，如2015年8月12日，填写20150812 。
页数，每一件归档文件的总页数。文件中有图文的页面为一页。
备注，注释文件需说明的情况。内容较多、难以填写时，可在备注中加注“*”号，将具体内容填入卷内备考表中。
⑤文件格式，归档电子文件存储的格式。即说明归档电子文件实际存储的格式（查看属性）。
⑥保管期限仅限于立卷整理归档时填写。
因为立卷的分类号不反映保管期限，需另外找地方展示，所以这里需填写保管期限。
（2）编制归档载体目录。
《归档载体目录》填写的对象是光盘，一栏一张光盘。
①载体编号，脱机存储载体编号。
②题名，载体存储内容。
注意：这里的题名要总括载体的内容。
③存入日期，归档电子文件首次存入载体的时间，以8位数字标注年月日。
④备注，注释本载体需说明的情况。
如：“共2套”或“第一次数据迁移”等。
（3）电子档案目录本的构成与装订。
电子档案目录本内有“三孔一线”装订的归档载体目录。
填写档案目录夹封面、脊背标签 。如图例。
5.载体标签的填写。
(1)归档载体的标签 归档电子文件存入载体后，必须在载体适当位置书写或粘贴载体编号标签。粘贴式载体编号标签适用于磁带、硬磁盘等。示例：
注意目录里无（A）、（B）标识，而在此有？
载体为光盘的，须使用黑色油性软笔（非溶剂基墨水的软性标签笔）在归档光盘的标签面写上光盘编号，归档光盘禁止使用粘贴式标签。
如图例：
光盘应放在光盘盒内垂直置于光盘架内存放。
(2)归档载体盒的标签。
①全宗号：需向档案馆移交的档案，其全宗号由负责接收的档案馆给定。
②年度：该载体内档案起止年度号，中间用“—”分隔。
③载体编号：脱机存储载体编号。
④数据量：是载体内档案存储数据大小。
⑤套别：指存储电子档案载体的套别号。归档电子文件套别号用大写英文字母A、B表示：A代表封存保管；B代表查阅利用。
⑥保管期限：归档电子文件保管期限的名称，采用全称。
⑦存入日期：将电子档案首次拷贝至载体的日期，以8位数字标注年月日。
⑧阅读软件：帮助阅读本载体内容的非通用格式的软件名称。
⑨运行环境：识别或操作电子档案的软、硬件平台。
光盘盒的标签示例一：
光盘盒的标签示例二：
二）使用档案管理系统管理的电子文件脱机备份的载体应编制载体编号、载体目录、载体标签。
编制要求与前述的一致。注意这里没有对归档电子文件的编号、存储载体信息组织结构作出要求，为什么？
载体编号模式如下：
载体标签：
载体盒的标签。
载体目录。
