一、什么是干部人事档案提供利用工作
干部人事档案提供利用是指干部人事档案管理部门～根据借阅、查阅干部人事档案的规定和有关部门的工作需要～遵循规定的审批、办理程序～提供干部人事档案查阅、借阅或提供档案内容中的有关情况和证明、证据材料的工作。
二、提供利用工作的意义
1、是衡量干部人事档案工作质量的重要标志
2、是充分发挥干部人事档案作用～直接为干部人事工作服务的手段
三、提供利用工作的原则
一,建章立制～保证提供利用制度化
二,严格范围～规范操作程序
三,安全保密～加强管理
四,要求明确～方便利用。
主要内容是:
1、严禁随意涂改、圈划、抽取、撤换档案材料,
2、不能擅自拍摄和复制档案内容～如确因工作需要取证～必须提请主管档案部门人员办理,
3、查阅、借阅档案人员～不得向无关人员泄露或擅自公布档案的内容～违者视情节轻重予以批评教育直至纪律处分,
4、阅档时～要爱护档案～不得吸烟、喝茶～防止损毁档案。
四、提供利用的范围
一,从档案利用的单位或部门考虑
根据《干部档案工作条例》规定～干部人事档案的利用单位必须是人员的主管单位或上级机关党组织及组织人事、纪检、行政监察部门～对于非主管单位和非上级机关的～一般不予提供。某些特殊情况确需通过干部人事档案利用才能进行工作的一般指:
1、因与他人案件有密切关系的～或该人员是某史记、地方志中的重要人物或与史、志中的重要事件的直接有关～但因该人员病重、死亡等原因～不能口述提供的～以及其他特殊原因必须从其档案中取得旁证材料,
2、政法部门等单位因侦查、审理和公证～必须通过干部人事档案取得旁证材料的。
二,从档案利用的目的考虑
提供利用是为了研究或解决相关人员以下问题:
1、干部人事工作,
2、党团组织的建设工作,
3、有关部门的奖惩工作,
4、政审、外调工作,
5、纪律检查、监察、公安、安全、审计部门的案件审理工作,
6、社会出版机构、编史、修志、撰写人物传记、文艺创作、写书等工作,
7、干部,人员,死亡撰写悼词等工作。
三,从档案利用的人员考虑
1、根据利用干部人事档案的人员要求～查阅干部人事档案一般应是中共党员,
2、利用人员不得查阅本人的档案～也不能查阅其亲属的档案。
五、提供利用的方式
一,设立专门阅档室
1、有利于保证干部人事档案的完整与完全,
2、有利于干部人事档案管理人员对利用人员的监督,
3、有利于利用者得到干部人事档案管理人员的指导和帮助,
4、有利于提高利用效率～及时满足多方面的提供利用。
二,特殊情况外借查阅
一般不采用这种方式。但如有特殊情况～可考虑采用外借方式。在外借时～档案管理人员必须严格办理借阅和转递手续～采取限期归还和定期催要等措施加以控制。外借使用期限一般掌握在15天内～到期未还的～干部人事档案管理部门应及时催要或办理续借手续。档案不得擅自转借他人。
三,提供证据或证明材料
指当利用者需要或在允许提供利用的范围内～将干部人事档案中的有关内容摘抄成单项材料～用以证明该人员的情况与有关事项。注意档案材料中涉及到隐私的和不利外传的内容～不能提供。
四,利用计算机信息数据库提供档案信息
1、可减轻干部人事档案工作者和利用者的劳动强度,
2、便于对干部人事档案原件的保护,
3、查阅的速度快～效率高,
4、可以提供多信息的综合利用。
五,为来电咨询服务
要搞好咨询服务必须处理好两个关系:
1、保密与服务的关系,
2、热情与谨慎的关系。
六、提供利用的手续
一,在阅档室查阅干部人事档案的手续
1、认真填写《查阅干部人事档案审批表》～由单位负责人审核签字并加盖公章,
2、干部人事档案管理部门审核批准。
二,借阅档案的手续
1、填写《查阅干部人事档案审批表》～在查阅理由栏注明借阅的理由,
2、借阅档案单位的负责人审核签字～加盖公章,
3、借出干部人事档案时～干部人事档案管理部门要认真登记～并由借阅人签字,
4、干部人事档案用毕归还时～应及时在外借登记本上注销。
三,提供证明材料的手续
1、统一填写调查和索要证明材料的介绍信～派人或发函到干部人事档案管理部门,外地,进行调查或索要有关材料,
2、干部人事档案管理部门要严格按照干部人事档案提供利用的规定进行审核～提供有关材料,
3、提供的证明材料寄出时,应作好详细的登记,用机密件寄出。
